2025.03.13

【履歴書をメールで送る際のパスワード設定】安全に送信する方法とマナーを解説

keireki0530

履歴書をメールで送る際に、「パスワードを設定した方がいい？」「どのように設定すればいい？」「パスワード付きの履歴書を送る際のマナーは？」 など、疑問に思うことはありませんか？

企業によっては、セキュリティ対策のために「パスワード付きの履歴書」を求める場合があります。
しかし、適切な方法でパスワードを設定しないと、企業側に負担をかけたり、逆に「手間がかかる」と思われる可能性もあるため注意が必要です。

本記事では、履歴書をメールで送る際のパスワード設定の方法、パスワード付きファイルを送る際のマナー、注意点、具体的なメール例文 を詳しく解説します！

Contents

1. 履歴書をメールで送る際にパスワードを設定すべき？
2. 履歴書にパスワードを設定する方法
- ① PDFにパスワードを設定する方法（Windows & Mac）
- ② ZIPファイルにパスワードを設定する方法
3. 履歴書をパスワード付きで送る際のメールの書き方
- ① 履歴書を添付する最初のメール（パスワードなし）
- ② パスワードを送る2通目のメール
4. まとめ
- これから履歴書を送る方へ

1. 履歴書をメールで送る際にパスワードを設定すべき？

履歴書には氏名・住所・電話番号などの個人情報が含まれているため、適切なセキュリティ対策が必要です。
しかし、企業によってはパスワード付きファイルを推奨していない場合もあるため、企業の指示がある場合のみ設定するのが基本です。

パスワードを設定すべきケース 企業が「パスワード付きの履歴書を送ってください」と指定している場合
個人情報の流出を防ぐため、念のためセキュリティを強化したい場合

パスワードを設定しない方がいいケース 企業から特に指定がない場合（パスワード付きメールは企業側で開封の手間が増える）
応募フォームや専用システムで履歴書をアップロードする場合

企業の指示がない場合は、通常のPDF形式で送るのが無難！

2. 履歴書にパスワードを設定する方法

履歴書をパスワード付きで送る場合、「PDFのパスワード設定」または「ZIP圧縮してパスワードを設定」する方法が一般的です。

① PDFにパスワードを設定する方法（Windows & Mac）

Windowsの場合（Microsoft Wordを使用）

履歴書をWordで開く
「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」を選択
「オプション」→「ドキュメントを暗号化する」にチェック
任意のパスワードを設定し、保存

Macの場合（プレビューを使用）

履歴書（PDF）をプレビューで開く
「ファイル」→「書き出す」→「暗号化」にチェックを入れる
任意のパスワードを入力し、保存

PDFに直接パスワードを設定することで、簡単にセキュリティを強化できる！

② ZIPファイルにパスワードを設定する方法

Windowsの場合（7-Zipを使用）

履歴書（PDF）を右クリックし、「7-Zip」→「圧縮」を選択
「圧縮形式」を「zip」に設定
「パスワード」を入力し、「OK」を押して圧縮

Macの場合（ターミナルを使用）

「ターミナル」を開く
以下のコマンドを入力（〇〇〇をパスワードに変更）

zip -e 履歴書.zip 履歴書.pdf

パスワードを入力し、圧縮完了

ZIP圧縮にパスワードを設定することで、メール送信時のセキュリティを強化できる！

3. 履歴書をパスワード付きで送る際のメールの書き方

パスワード付きファイルを送る場合、
「履歴書を添付したメール」と「パスワードを伝えるメール」を2通に分けて送るのが基本マナーです。

① 履歴書を添付する最初のメール（パスワードなし）

件名

【履歴書送付】〇〇職 応募の件（氏名）

本文

件名：【履歴書送付】〇〇職 応募の件（氏名）

株式会社〇〇  
人事部 採用担当者様  

お世話になっております。  
貴社の〇〇職に応募させていただきました、〇〇（氏名）と申します。  

本メールに履歴書を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。  
なお、セキュリティ対策のため、パスワードを設定しております。  
パスワードは、別途お送りするメールにてご案内いたしますので、よろしくお願いいたします。  

お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。  

---
【添付ファイル】  
・履歴書（履歴書_〇〇〇〇.pdf）  
---

氏名：〇〇 〇〇  
メールアドレス：〇〇〇〇@△△△.com  
電話番号：090-XXXX-XXXX

「パスワードは別メールで送る」と明記し、分かりやすく伝える！

② パスワードを送る2通目のメール

件名

【パスワード通知】履歴書送付の件（氏名）

本文

件名：【パスワード通知】履歴書送付の件（氏名）

株式会社〇〇  
人事部 採用担当者様  

お世話になっております。  
先ほどお送りいたしました履歴書のパスワードをお知らせいたします。  

【履歴書のパスワード】〇〇〇〇〇〇  

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。  

何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。  

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。  

氏名：〇〇 〇〇  
メールアドレス：〇〇〇〇@△△△.com  
電話番号：090-XXXX-XXXX

「パスワード通知専用メール」を別途送ることで、セキュリティを確保！

4. まとめ

履歴書をメールで送る際、企業の指示があればパスワードを設定する
パスワード付きPDFまたはZIP圧縮でセキュリティを強化する
パスワード付き履歴書を送る際は、「履歴書メール」と「パスワード通知メール」を分けるのがマナー
件名や本文はシンプルかつ分かりやすく記載する
送信前にファイルを開いて、パスワード設定が適用されているか確認する