秘書経験を活かす職務経歴書の書き方｜求められるスキルとアピールポイント、記載例を詳しく解説

秘書としての業務経験は、企業の経営層や管理職を支える役割として高い信頼性と幅広いスキルが求められます。
しかし、いざ転職活動で職務経歴書を作成しようとすると、「どの業務をどう書けばいいのか？」「秘書の仕事って成果としてどう見せられるの？」と迷ってしまう方も少なくありません。

この記事では、「職務経歴書 秘書」というキーワードをもとに、秘書経験を最大限に活かすための職務経歴書の書き方、企業が注目するスキル、アピールすべきポイント、実際の記載例をわかりやすくご紹介します。

1. 秘書の職務経歴書に求められるポイントとは？

秘書業務は裏方の仕事であり、直接的な売上や数字には表れにくい職種ですが、その分「調整力」「気配り」「正確さ」など、他職種では得られにくい強みが評価されるポジションです。

企業が職務経歴書でチェックしているのは、次のようなポイントです：

2. 秘書の主な業務内容（職務経歴書で使える表現）

職務経歴書では、具体的にどんな業務を担当していたかを記載することで、あなたのスキルを採用担当者に伝えることができます。

以下は、秘書業務でよくある業務の例です：

• スケジュール・アポイントメント管理
• 出張手配（交通・宿泊・会食の手配）
• 電話・来客応対（顧客・取引先・社内関係者）
• 社内外の文書作成（メール、案内状、議事録など）
• 会議準備（会議室予約、資料印刷、同席・議事録作成）
• 贈答品・お中元お歳暮の手配
• 機密情報の管理、経営層のサポート全般

3. 秘書の職務経歴書｜構成と記載例

職務経歴書は以下の構成でまとめると、わかりやすく、評価されやすい書類になります。

✅ 基本構成

1. 職務要約
2. 職務経歴（企業名・期間・業務内容・実績）
3. スキル・資格
4. 自己PR

▶ 職務要約（記載例）

大手メーカーにて役員秘書として約5年間勤務。スケジュール調整、出張手配、来客対応、文書管理などを幅広く担当。経営陣の業務を円滑に進めるためのサポート業務を中心に、自発的かつ臨機応変な対応力を培ってきました。

▶ 職務経歴（記載例）

【勤務先】株式会社〇〇〇〇（業種：製造業）  
【在籍期間】2018年4月～2023年3月  
【雇用形態】正社員  
【配属部署】総務部 役員秘書課

■担当業務  
・取締役（1名）付き秘書業務全般  
・スケジュール管理、出張手配（航空券・ホテル・車両など）  
・社内会議・来客対応（資料準備・会議室手配・同席）  
・経費精算、備品管理、年賀状や贈答品の手配  
・VIP来訪時のアテンド、送迎対応  
・社内報・報告書の原稿作成、議事録作成  
・部内サポート業務（資料作成、事務補助）

■実績・工夫  
・社内文書のテンプレート化により月間作業時間を15%削減  
・年2回の社内監査で秘書関連業務の指摘ゼロを継続  
・突発的な来客・変更に対し、常に即応体制を維持  

▶ スキル・資格（記載例）

• 秘書検定2級（2017年取得）
• ビジネスマナー研修 修了
• Word（文書作成・差し込み印刷）
• Excel（表・グラフ作成、関数使用）
• PowerPoint（役員会資料作成）
• 英語での基本的なメール対応（TOEICスコア：680）

▶ 自己PR（記載例）

役員秘書として、常に一歩先を読み取る姿勢と細やかな気配りを意識して行動してきました。多忙なスケジュールの中でも正確さとスピードを両立させ、上司からの信頼を得ることができました。今後も社内外との良好な関係構築を意識し、縁の下の力持ちとしてチーム・組織の円滑な運営に貢献してまいります。

4. 秘書職で評価される強みとスキル

採用担当者が「この人に任せたい」と感じる秘書職のスキルは以下の通りです：

5. よくある質問（Q&A）

Q. 総務や事務職と兼任していた場合、どう書けばいい？

▶ 秘書業務とそれ以外を分けて記載しましょう。「秘書業務」と「その他の事務業務」で項目を分けて整理すると、どちらの役割も明確になります。

Q. 派遣社員として秘書をしていた場合、職務経歴書にどう書く？

▶ 派遣元と派遣先を併記し、派遣先での業務を中心に記載します。下記のような形で書くのが一般的です：

【勤務先】株式会社〇〇〇〇（派遣元：△△スタッフ）  
【配属先】大手商社 経営企画部門  
【雇用形態】派遣社員  
【業務内容】…

まとめ｜秘書の経験は“見えない価値”を伝える職務経歴書がカギ

「職務経歴書 秘書」というキーワードが示す通り、秘書職は直接的な成果が見えにくい反面、信頼・配慮・判断力といった“人間力”が重視されるポジションです。

✅ 担当業務は細かく具体的に記載（誰の秘書か、どの範囲か）
✅ 「丁寧な仕事」だけでなく、成果や改善点もアピール
✅ スキル・資格・PC操作能力も抜けなく記載
✅ 秘書以外の兼任業務も明確に整理

職務経歴書を通じて、あなたの“見えない価値”をしっかりと伝え、次のキャリアにつなげていきましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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