【完全ガイド】履歴書をメールで送る方法｜正しいマナーと書き方を解説

近年、就職や転職活動では履歴書をメールで提出するケースが増えています。
しかし、「履歴書をメールで送るときのマナーは？」「件名や本文はどう書く？」「ファイルの形式は？」 など、正しい送り方に迷うことはありませんか？

履歴書をメールで送る際には、企業に好印象を与えるためのマナーがあり、適切な件名や本文の書き方、ファイルの添付方法 を守ることが重要です。

本記事では、履歴書をメールで送る際の正しいマナー、件名・本文の書き方、ファイルの形式と注意点 について詳しく解説します！

1. 履歴書をメールで送る際の基本ルール

📌 履歴書をメールで送る際の基本ポイント

✅ 企業の指定がない場合は「PDF形式」で送る（Word・Excelは避ける）
✅ 件名・本文には「誰が何の目的で送っているのか」を明確に記載する
✅ ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」のように分かりやすくする
✅ 添付漏れがないか確認し、メール送信前にファイルを開いて確認する

📌 企業からの指定がある場合は、指示に従うことが最優先！

例：「履歴書はWord形式で送付してください」→ Word形式で送る

✅ 指定がない場合は「PDF」で送るのが無難！

2. 履歴書をメールで送る際の正しい件名・本文の書き方

履歴書をメールで送る際、メールの件名や本文の書き方が適切でないと、採用担当者に見落とされる可能性があります。
分かりやすく、簡潔な内容にすることが重要です。

📌 メールの件名の書き方

✅ 応募先がひと目で分かる件名にする

📌 件名の例

【履歴書送付】営業職応募の件（氏名）
【応募書類送付】〇〇職 応募（氏名）

✅ 件名には「履歴書送付」「応募書類送付」などのキーワードを含める！

📌 メール本文の書き方

メール本文には、シンプルで分かりやすい内容を記載します。

📌 メール本文の例

件名：【履歴書送付】営業職応募の件（氏名）

株式会社〇〇  
採用担当者様  

お世話になっております。  
〇〇職の募集に応募させていただきました、〇〇（氏名）と申します。  

このたび、履歴書を添付してお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。  
なお、何か不足している書類等がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。  

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。  

---
【添付ファイル】  
・履歴書（履歴書_氏名.pdf）  
---
  
氏名：〇〇 〇〇  
メールアドレス：〇〇〇〇@△△△.com  
電話番号：090-XXXX-XXXX  

✅ ポイント ✔ 冒頭で「採用担当者様」などの宛名を記載する
✔ 「履歴書を送付する旨」と「不足書類があれば連絡をお願いする旨」を明記する
✔ 署名（氏名・メールアドレス・電話番号）を記載する

✅ 件名・本文がシンプルで分かりやすいと、採用担当者に好印象を与えられる！

3. 履歴書のファイル形式と適切なファイル名

履歴書をメールで送る場合、適切なファイル形式とファイル名を設定することが重要です。

📌 適切なファイル形式

✅ 企業の指定がない場合は「PDF形式」で送るのがベスト
✅ WordやExcelは、編集できてしまうため、避けるのが無難
✅ PDFにすることで、レイアウトが崩れず、どの端末でも見やすくなる

📌 PDFへの変換方法（Word・Excelの場合）

1. 履歴書をWordやExcelで作成
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」→「PDF形式で保存」

✅ PDFに変換して送ることで、採用担当者にとっても見やすい！

📌 ファイル名の付け方

ファイル名が不適切だと、採用担当者が管理しにくくなるため、分かりやすい名前に設定することが重要です。

📌 適切なファイル名の例

履歴書_田中太郎.pdf
応募書類_田中太郎.pdf

📌 NGなファイル名の例 ❌ 「履歴書.pdf」→ 誰の履歴書か分からない
❌ 「無題.pdf」「新規ドキュメント.pdf」→ 採用担当者が困る

✅ ファイル名に「履歴書」「氏名」を含めることで、分かりやすくなる！

4. 履歴書をメールで送る際のチェックリスト

履歴書をメールで送る前に、以下のポイントを確認しましょう。

📌 送信前のチェックリスト ✅ 件名は分かりやすいか？（例：「【履歴書送付】営業職応募の件（氏名）」）
✅ 本文は簡潔かつ丁寧に書かれているか？
✅ 履歴書のファイル形式はPDFになっているか？
✅ ファイル名は適切か？（例：「履歴書_氏名.pdf」）
✅ ファイルを開いて内容に誤りがないか確認したか？
✅ 添付漏れがないか最終確認したか？

📌 メール送信前に「自分宛てにテスト送信」すると安心！

✅ 送信ミスを防ぐために、送信前にチェックリストを活用しよう！

5. まとめ

✅ 履歴書をメールで送る場合、企業の指定がない限り「PDF形式」で送るのがベスト
✅ 件名は「履歴書送付」「応募書類送付」など、明確な内容にする
✅ 本文はシンプルかつ丁寧にし、署名（氏名・連絡先）を記載する
✅ ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」のように分かりやすくする
✅ 送信前に誤字・添付漏れをチェックし、自分宛てにテスト送信すると安心

💡 これから履歴書をメールで送る方へ

• 企業からの指示がある場合は、それに従うのが最優先！
• PDF形式で送ることで、レイアウト崩れを防ぎ、採用担当者にとっても見やすい！
• 「分かりやすい件名」「丁寧な本文」「適切なファイル名」を意識することで、好印象を与えられる！

履歴書をメールで正しく送付し、スムーズに就職・転職活動を進めましょう！

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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