グーグルドキュメントで履歴書を作成する際の写真の貼り方とズレない設定テクニック

近年、転職活動における応募書類の作成ツールとして、マイクロソフトのワードだけでなく、無料で利用できクラウド上で保存可能な「グーグルドキュメント（Googleドキュメント）」を利用する方が増えています。しかし、文書作成には非常に便利なツールである一方で、履歴書のような定型フォーマットに証明写真を貼り付ける際、操作に戸惑うケースが少なくありません。写真を挿入した途端にレイアウトが崩れたり、思った位置に移動できなかったりといったトラブルは、設定をひとつ変えるだけで簡単に解決できます。ここでは、グーグルドキュメントで履歴書を作成する際に、写真を美しく、かつ正確な位置に配置するための具体的な手順とコツについて解説します。

事前に適切な画像データを準備することが成功の鍵

作業をスムーズに進めるためには、グーグルドキュメントを開く前に、まず貼り付けるための写真データを適切に準備しておくことが重要です。履歴書に使用する証明写真の一般的な縦横比は「4対3」です。撮影したデータがこの比率になっていない場合は、あらかじめスマートフォンの写真アプリやパソコンの画像編集ソフトを使用して、適切な比率にトリミング（切り抜き）をしておきます。また、データのファイルサイズが大きすぎると、書類全体の容量が重くなり、送信時にエラーの原因となることがあります。画質を落としすぎない範囲で、適切なサイズに調整したデータをパソコンのデスクトップや、アクセスしやすいフォルダに保存しておくことから始めます。

写真を挿入する基本的な操作手順

準備が整ったら、実際にグーグルドキュメント上に写真を挿入します。まず、メニューバーにある「挿入」をクリックし、「画像」を選択します。そこから「パソコンからアップロード」を選び、事前に用意しておいた証明写真のファイルを選択して開きます。この段階では、写真がカーソルのある位置に文字と同じ扱いで挿入されるため、行間が大きく広がったり、全体のレイアウトが大きく崩れたりすることがあります。しかし、これは初期設定による通常の挙動ですので、焦る必要はありません。ここから次の設定を行うことで、写真を自由自在に動かせるようになります。

レイアウト崩れを防ぐための「テキストの前面」設定

挿入した写真が自由に動かせない、あるいはレイアウトを崩してしまう原因は、画像の配置設定にあります。これを解消するために、挿入された写真をクリックして選択状態にします。すると、画像の下にいくつかのアイコンが表示されます。その中から「テキストの前面」というアイコン（長方形の上に丸が重なっているようなマーク）を選択してください。この設定を行うことで、写真は文字の並びに縛られず、紙の上に浮いたような状態になります。これにより、マウスのドラッグ操作で、履歴書の写真枠に合わせて自由に位置を移動させることが可能になります。この「テキストの前面」への変更こそが、グーグルドキュメントでの履歴書作成において最も重要なポイントです。

写真サイズを履歴書の枠に合わせて微調整する

配置設定を変更したら、次はサイズの調整です。履歴書の写真枠は一般的に「縦40ミリ・横30ミリ」程度に設定されています。写真の四隅にある青い四角（ハンドル）をマウスでドラッグし、履歴書の枠線に収まるように大きさを調整します。この際、辺の中央にあるハンドルを操作してしまうと、写真の縦横比が崩れて顔が歪んでしまうため、必ず四隅のハンドルを使って拡大縮小を行ってください。より正確にサイズを指定したい場合は、画像を右クリックして「画像オプション」を開き、「サイズと回転」の項目から具体的な数値を入力して調整することも可能です。枠線の上に写真をきれいに重ね、枠が見えないように配置すると、見栄えの良い仕上がりになります。

提出時はPDF形式での書き出しが必須

最後に重要なのが、完成した履歴書の保存形式です。グーグルドキュメントのまま共有リンクを送ったり、ワード形式（.docx）に変換して送ったりすると、採用担当者の閲覧環境によっては、せっかく調整した写真の位置がずれたり、レイアウトが崩れたりする可能性があります。こうしたリスクを避けるために、提出用のファイルは必ず「PDF形式」で書き出すようにします。メニューの「ファイル」から「ダウンロード」を選び、「PDFドキュメント（.pdf）」を選択することで、レイアウトが固定された状態で保存できます。PDFに変換した後は、必ずファイルを開いて写真が正しい位置にあるか、画質が荒れていないかを最終確認してから、採用担当者へ送付してください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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