履歴書の職歴欄における退職理由の正しい書き方とケース別の記載ルール

転職活動において履歴書の職歴欄を作成する際、入社年月だけでなく退職の書き方にも独自のルールやマナーが存在します。退職理由をどのように記載するかによって、採用担当者が抱く印象は大きく変わります。単に退社と書くだけでよいのか、それとも詳細な理由が必要なのか、あるいは会社都合の場合はどう表現すべきかと迷う方は少なくありません。

正確な書き方を知らずに曖昧な表現をしてしまうと、経歴詐称を疑われたり、面接で予期せぬ質問を受けたりする原因にもなりかねません。ここでは履歴書の職歴欄における退職の正しい表記方法や、自己都合や会社都合などのケース別の書き分け、そして在職中の場合の記載ルールについて詳しく解説します。

退職と退社の使い分けと基本的な記入マナー

履歴書の職歴欄に会社を辞めた事実を記載する際、退職と書くべきか退社と書くべきか悩むことがあります。一般的に会社員が企業を辞める場合は退社を使用するのが通例です。一方で公務員や学校の教職員、病院職員などが辞める場合は退職を使用する傾向にあります。ただしどちらを使用しても大きな間違いではありませんので、履歴書全体で統一されていれば問題ありません。

記入する際は会社名の次の行、または会社名の横に退職した年月を正確に記載し、その横に退職理由を添えます。このとき会社名は略称を使わず株式会社と正式名称で書くことが鉄則です。また年号は西暦か和暦のどちらかで統一し、学歴欄とも合わせるようにします。退職年月は最終出社日ではなく、社会保険の資格喪失日や離職票に記載されている正式な退職日を記入します。

自己都合退職の場合の書き方

退職理由の書き方は大きく分けて自己都合と会社都合の二つに分類されます。ここを正しく使い分けることは、採用担当者に退職の経緯を正しく伝えるために非常に重要です。自分の意思で退職を決めた場合は、どのような理由であっても原則として一身上の都合により退社と記載します。キャリアアップのためや給与への不満、家庭の事情など個人的な理由はすべてこの表現に集約されます。履歴書の段階で詳細な理由を書く必要はありません。

ただし結婚や出産、介護などのっぴきならない事情で退職し、現在はその状況が解消されて働ける状態にある場合は、あえて理由を書き添えることも有効です。結婚に伴う転居により退社や出産育児のため退社と記載することで、キャリアの空白期間や短期離職の理由が明確になり、採用担当者の懸念を払拭できる場合があります。

会社都合退職の場合の書き方

会社の倒産やリストラ、事業所閉鎖など会社側の事情によって退職を余儀なくされた場合は、会社都合により退社と記載します。これを誤って一身上の都合と書いてしまうと、自ら辞めたと判断され、面接時に退職理由について食い違いが生じる可能性があります。会社都合の場合は堂々とその事実を記載することで、自身のスキル不足等が原因ではないことを示唆することも可能です。倒産の場合は会社倒産により退社、店舗閉鎖などの場合は事業所閉鎖により退社と具体的に書くことも認められています。

契約社員や派遣社員における契約期間満了の書き方

契約社員や派遣社員として勤務していた場合、契約期間が終了して退職するケースは自己都合とも会社都合とも異なる表現を用います。この場合は契約期間満了により退社と記載するのが最も適切です。これはあらかじめ定められた期間を全うして退職したことを示すものであり、ネガティブな印象を与えにくい表現です。また採用担当者が懸念する早期離職癖や忍耐力不足といった疑念を持たれることもありません。期間満了は胸を張って書ける退職理由ですので、該当する場合は必ずこの表現を使用してください。

もし契約期間の途中で自ら申し出て退職した場合は一身上の都合により退社となります。また本人が契約更新を希望していたにもかかわらず会社側の事情で更新されなかった場合は、会社都合により退社あるいは契約期間満了により退社（会社都合）と記載することで事情を正確に伝えることができます。雇用形態によって退職の性質が異なるため、自身の状況に合わせた正確な記述を心がけることが大切です。

在職中に転職活動を行う場合の退職予定の書き方

仕事を辞めずに在職しながら転職活動を行う場合、職歴欄の最後には退職した年月を書くことができません。この場合は現在の勤務先の行の下に現在に至ると記載します。これは現在もその会社に在籍していることを示す定型表現です。

もしすでに退職届を提出しており退職日が確定している場合は、現在に至るの横もしくは次の行に括弧書きで退職予定日を書き添えます。例えば令和〇年〇月〇日 退職予定といった形です。これにより採用担当者は入社可能時期の目安をつけることができ、面接での日程調整もスムーズに進みます。有給消化中であっても籍が残っている限りは在職中の扱いとなりますので、正式な退職日までは退職と書かないように注意が必要です。

履歴書の最後に書く以上と最終行のルール

職歴をすべて書き終えたら、その締めくくりとして以上と記載するルールがあります。これは経歴はここまでですということを示すための記号のようなものです。書き方は最後の職歴または現在に至るの行から一行空けるか、スペースがない場合は次の行の右端に以上と記入します。

この以上を書き忘れると記載漏れがあるのではないか、あるいは記入途中なのではないかと誤解される可能性があります。また職歴が多くて書ききれない場合でも、主要な経歴を省略することは経歴詐称のリスクがあるため避けるべきです。職歴欄が足りない場合は、学歴や職歴欄の行数が多いフォーマットの履歴書を選ぶか、別紙として職務経歴書を参照してもらう形式をとるなどの工夫が必要です。

正確な退職理由の記載が信頼獲得への第一歩

履歴書の職歴欄における退職の記載は単なる事務的な記録ではありません。採用担当者はそこから応募者がどのようなキャリアを歩み、どのような事情で環境を変えてきたのかというストーリーを読み取ろうとします。自己都合なのか会社都合なのか、あるいは契約満了なのかを正しく記載することは、自分自身のキャリアを守り企業からの信頼を獲得するための第一歩となります。

ネガティブな理由で退職した場合でも履歴書上では定型的な表現に留め、詳細や前向きな転職意欲については職務経歴書や面接で補足するという戦略が有効です。嘘偽りなくかつビジネスマナーに則った正確な記述を心がけることで、書類選考の通過率を高め安心して次の選考ステップへと進むことができます。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。