書類選考の受領メールへの返信マナーと受け取り確認が来ない場合の対処法

転職活動において応募書類を企業に送付した後、企業から書類選考の応募書類を受け取りましたという旨のメールが届くことがあります。このような事務的な連絡に対して返信をすべきかどうか迷う方は少なくありません。また逆に書類を送ったにもかかわらず受領の連絡が一切なく、無事に届いているのか不安になることもあるでしょう。ここでは書類選考における受領メールへの正しい対応マナーや、受け取り連絡が来ない場合の考え方について詳しく解説します。

応募書類の受領メールには返信するのが基本的なマナー

企業から応募書類を受領しましたというメールが届いた場合、原則として返信をしておくのがビジネスマナーとして好ましい対応です。企業によっては自動送信で送っている場合もありますが、担当者の署名が入った個別のメールであれば、返信をすることで丁寧な印象を与えることができます。

返信をすることで、応募者自身もメールを確実に確認したという意思表示になりますし、採用担当者とのコミュニケーションのきっかけを作ることもできます。特に中途採用では実務能力だけでなく、こうした些細なやり取りにおけるマナーや気遣いも評価の一部となることがあります。返信をしなかったからといって合否に直結するわけではありませんが、少しでも好印象を残すためには、一言お礼を伝えておくのが賢明です。

受領メールに返信する際の件名と本文の書き方

受領メールへの返信を作成する際は、相手の手間をかけないよう簡潔にまとめることが重要です。件名は変更せずに、そのまま返信するRe形式を用います。これにより担当者はどのメールに対する返信かを瞬時に判断でき、業務効率を妨げずに済みます。本文についても長々とした挨拶は不要で、書類が無事に届いたことへの安心感と、選考への意欲を短く伝えるだけで十分です。

具体的な文面としては、まず宛名を正確に記載します。その後に、お忙しい中ご連絡をいただきありがとうございます。応募書類が無事に届きましたこと安心いたしました。選考結果のご連絡をお待ちしております。何卒よろしくお願い申し上げますといった流れで構成します。最後に自身の署名を入れることを忘れないようにしてください。この程度の分量であれば、相手も時間をかけずに目を通すことができ、かつ丁寧な人物であるという印象を残すことができます。

企業から受け取りの連絡が来ない場合に確認すべきこと

応募書類を郵送やメールで送付した後、数日経っても企業から受け取りの連絡が来ないケースも多々あります。この場合、書類が届いていないのではないかと不安になりますが、必ずしもトラブルが起きているわけではありません。多くの企業では応募者数が多いため、個別に受領メールを送る業務を省略していることが一般的です。特にWeb応募システムを利用している場合は、システム上の送信完了画面をもって受領確認としていることがほとんどです。

まずは送付履歴を確認してください。郵送であれば簡易書留やレターパックの追跡番号で配達完了を確認できますし、メールであれば送信トレイにエラーメールが返ってきていないかを確認します。これらが正常であれば、基本的には企業の手元に届いていると判断して問題ありません。受領メールが来ないこと自体は選考の合否や企業の質とは関係がないため、過度に心配する必要はありません。

心配で問い合わせをする場合のタイミングと方法

追跡サービスなどで到着が確認できず、かつ応募から1週間以上経過しても何の音沙汰もない場合に限り、状況確認の問い合わせを検討しても良いでしょう。ただし、単に受領メールが来ていないという理由だけで問い合わせるのは、担当者の業務を圧迫する可能性があるため慎重になる必要があります。

問い合わせをする際は、メールで行うのが無難です。件名を応募書類の到着確認のお願いとし、本文で〇月〇日に応募書類を郵送いたしましたが、配送状況の確認が取れなかったため、念のためご連絡させていただきましたと伝えます。決して届いていないのかと責めるような口調にはせず、あくまで配送事故の可能性を懸念しているというスタンスで聞くのがマナーです。もし企業から選考中である旨の回答があれば、お礼を伝えて結果を待ちます。

書類選考の結果連絡を受け取った際の対応

書類選考の受け取りメールとは別に、選考結果（通過または不採用）の連絡を受け取った際の対応も重要です。通過の連絡であれば、24時間以内に感謝の意と面接日程の調整に関する返信を行います。このレスポンスの早さが志望度の高さのアピールになります。

一方で不採用の連絡を受け取った場合は、基本的に返信は不要です。企業側は通知をもって手続きを完了としているため、返信があっても対応に困ることがあるからです。ただし、エージェント経由や知人の紹介など特別な経緯がある場合は、簡潔にお礼を伝えるのが礼儀です。どのようなメールであっても、受け取った後の対応一つでビジネスパーソンとしての資質が見られています。相手の立場に立った丁寧なコミュニケーションを心がけることが、転職活動を円滑に進めるための鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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