転職活動の職務経歴書。エクセルでの作成方法とポイント

職務経歴書作成とエクセルの使用

転職活動において、職務経歴書は自身の経歴やスキルを伝える重要な書類です。この書類を作成するツールとして、多くの方はワード（Word）を思い浮かべますが、エクセル（Excel）を使用して作成する方も少なくありません。エクセルは本来、表計算ソフトですが、その特性を理解し活用することで、職務経歴書の作成にも役立てることが可能です。

エクセルで職務経歴書を作成する利点

エクセルで職務経歴書を作成する最大の利点は、レイアウトの調整がしやすい点にあります。エクセルはセル（マス目）を基準に構成されているため、項目や年月の記載位置を正確に揃えたり、職歴欄を枠線で囲って表のように見せたりするなど、レイアウトの微調整が直感的に行えます。デザインの自由度が高く、情報を視覚的に整理して配置したい場合に便利です。

エクセル作成時の注意点と欠点

一方で、エクセルを使用して職務経歴書を作成する際には注意点もあります。エクセルは、自己PRや職務内容の詳細といった「長文」を入力・編集するにはあまり適していません。一つのセル内に長い文章を入力すると、後からの修正や確認がしにくくなることがあります。また、印刷範囲の設定や改ページの設定を適切に行わないと、印刷時やPDF化した際にレイアウトが意図せず崩れてしまう可能性もあります。

ワードとの比較とどちらを選ぶべきか

職務経歴書作成において、ワードとエクセルはよく比較されます。ワードは文章作成ソフトであるため、文章が中心となる職務経歴書の作成には本来適しています。長文の入力や編集、全体の構成管理が容易です。対してエクセルは、レイアウトの調整や表組の作成に強みがあります。どちらが優れているということではなく、自身の経歴や、レイアウトへのこだわり、操作の習熟度に応じて、使いやすい方を選ぶのが良いでしょう。

エクセルでの見やすいレイアウトのコツ

もしエクセルで作成する場合、採用担当者にとって「読みやすい」レイアウトを心がけることが重要です。セルの結合機能を活用して、項目欄と記述欄を明確に区分けします。フォントサイズや行の高さを適切に調整し、文字が詰まりすぎて窮屈な印象にならないよう配慮が必要です。不必要な罫線や色使いは避け、あくまでビジネス文書として、シンプルで清潔感のあるデザインに仕上げることが求められます。

エクセル用テンプレート（雛形）の活用

一からエクセルでレイアウトを組むのが難しいと感じる場合は、インターネット上で提供されている職務経歴書のエクセル用テンプレート（雛形）を活用するのも一つの有効な手段です。既に基本的な枠組み（フォーマット）が作成されているため、効率的に作成作業を進めることができます。ただし、テンプレートをそのまま使用するのではなく、自身の経歴やアピールしたい内容に合わせて、項目を調整する工夫も大切です。

提出時のPDF変換の重要性

エクセルで職務経歴書を作成した場合、完成した書類をそのままエクセルファイル（.xlsx）の形式で応募先企業に提出することは避けるのが賢明です。応募先の担当者が使用するPCの環境（エクセルのバージョンや設定）によっては、作成者の意図した通りのレイアウトで表示されない恐れがあるためです。作成後は、必ずPDF形式に変換（エクスポート）し、どの環境でも同じ見た目で閲覧できるように配慮することが、ビジネスマナーとして重要です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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