書類選考通過の返信メールで好印象を与えるお礼の伝え方と書き方

書類選考通過の連絡に対する感謝の重要性

転職活動において書類選考を通過したという連絡は、企業があなたに関心を持っているという最初の証です。この連絡に対して返信をする際、単に日程調整の事務的な内容だけを送るのではなく、丁寧なお礼の言葉を添えることが非常に重要です。採用担当者は数多くの応募書類に目を通し、その中から面接に進む候補者を選定しています。その選考にかかった時間や労力、そして面接の機会を用意してくれたことへの感謝を伝えることは、社会人としての基本的なマナーであり、入社意欲の高さをアピールする機会でもあります。

感謝の気持ちを適切に表現することで、採用担当者はあなたに対して誠実で丁寧な人物だという印象を持ちます。面接は実際に会って話す場ですが、その前のメールのやり取りからすでにコミュニケーションは始まっています。文章だけで相手に好感を持ってもらうためには、定型的な挨拶に加えて、自分の言葉で感謝を伝える姿勢が必要です。ここでは、書類選考通過の返信メールにおいて、どのようにお礼を伝えればよいのか、具体的な書き方やマナーについて解説します。

お礼の言葉を入れる適切な位置と表現

メールでお礼を伝える際には、その配置と表現方法に配慮する必要があります。基本的には、メールの冒頭部分、宛名の直後に挨拶として入れるのが一般的です。例えば、お世話になっておりますという挨拶の後に続けて、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございますと記載します。これにより、本題に入る前にまず相手への敬意を示すことができます。

また、単に連絡をくれたことへのお礼だけでなく、面接の機会を設けてくれたことへの感謝も重要です。この度は面接の機会をいただけますこと、重ねて御礼申し上げますといった表現を加えることで、より丁寧な印象になります。さらに、文末の結びの部分でも、当日は貴重なお時間をいただきますが、何卒よろしくお願い申し上げますと添えることで、相手の時間を尊重している姿勢が伝わります。過度にへりくだる必要はありませんが、感謝の気持ちを素直に表現する言葉選びを心がけることが大切です。

自然な感謝を伝えると同時に日程調整を行うメール構成

お礼の言葉を含みつつ、スムーズに日程調整を行うためのメール構成について説明します。まず件名は、採用担当者が管理しやすいよう、受信したメールの件名をそのまま引用し、Re:をつけた状態で返信します。本文では、前述の通り冒頭で感謝を述べた後、すぐに日程調整の話に移ります。感謝の言葉が長くなりすぎると、本来の目的である日程調整の内容が埋もれてしまう可能性があるからです。

企業から日程が提示されている場合は、その中から都合の良い日時を指定します。もしこちらから希望日を提示する場合は、相手が調整しやすいよう複数の候補日を挙げます。そして、日程に関する記述が終わった後に、面接への意気込みや当日の挨拶などを簡潔に添えてメールを締めくくります。このように、感謝、要件、結びの挨拶という構成を意識することで、読みやすく気持ちの良いメールを作成することができます。

お礼を盛り込んだ返信メールの具体的な文面例

実際に送信する際にそのまま使えるような、お礼の言葉を自然に盛り込んだ返信メールの文面を紹介します。ここでは企業から提示された日程で調整する場合を想定しています。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文の書き出しは、株式会社〇〇 人事部 採用担当者様と宛名を正確に記します。

続けて、お世話になっております。〇〇と申しますと名乗ります。

ここでお礼を述べます。この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。また、面接の機会をいただけますこと、心より感謝申し上げます。

次に要件を伝えます。ご提示いただきました日程につきまして、ぜひ下記の日時にお伺いしたく存じます。

〇月〇日（〇） 14:00～

最後に結びの言葉で再度感謝と意欲を伝えます。当日は面接の機会をいただきありがとうございます。〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。何卒よろしくお願い申し上げます。

署名には氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

このように、事務的な連絡の中にも感謝の言葉を散りばめることで、冷たい印象を与えず、熱意のある候補者であることを印象づけることができます。

メールでお礼を伝える際の注意点

感謝の気持ちを伝えることは大切ですが、いくつか注意すべき点もあります。まず、絵文字や顔文字の使用は避けることです。親しみやすさを出そうとして記号を使ってしまうと、ビジネスシーンでは不真面目な印象を与えてしまう可能性があります。あくまでフォーマルな場であることを意識し、言葉で感情を表現するようにします。

また、感謝の言葉を重ねすぎて文章が冗長にならないように気をつける必要もあります。ありがとうございますを何度も繰り返すと、かえって読みづらくなることがあります。冒頭と結びの2箇所程度に留め、全体としてすっきりとした構成にすることが望ましいです。そして何より重要なのは、返信のスピードです。どれほど丁寧なお礼のメールであっても、返信が数日後になってしまっては誠意が伝わりません。連絡をもらったら可能な限り早く、遅くとも24時間以内に返信することが、最大のお礼になると考えることができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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