書類選考の途中で辞退したい場合の断り方とマナーあるメール例文

転職活動を進めていると、応募した後に他社から内定が出たり、企業の情報を調べていくうちに志望度が下がったりして、選考を辞退したいと考える場面が出てきます。まだ面接に進んでいない書類選考の段階であっても、企業に対して辞退（断り）の連絡を入れても良いものか、失礼にあたらないかと悩む方は少なくありません。結論から言えば、書類選考の途中であっても辞退することは可能ですし、適切な方法で連絡をすればマナー違反にはなりません。ここでは書類選考の段階における辞退の正しい断り方や、メールで伝える際の具体的な例文、そしてエージェント経由の場合の対応について詳しく解説します。

書類選考の結果待ち期間中でも辞退は可能です

応募書類を提出した後、まだ合否の連絡が来ていない「結果待ち」の段階であっても、選考を辞退することは全く問題ありません。職業選択の自由は応募者側にあり、どの企業の選考を受け続けるかは個人の意思で決定できるからです。企業側としても、入社する可能性のない応募者の書類を審査することは時間とコストの無駄になってしまうため、辞退の意思が固まっているのであれば、早めに連絡をもらう方がむしろ助かるというのが本音です。

ただし、一度辞退の連絡をしてしまうと、後から「やっぱり受けたい」と撤回することは基本的にできません。一時的な感情で判断するのではなく、本当にその企業とのご縁を断ち切って良いのか、冷静に考えてから連絡を行うことが大切です。

断りの連絡は電話ではなくメールで行うのが基本マナー

書類選考の段階で辞退を伝える手段としては、メールを使用するのが基本であり最も推奨される方法です。まだ面接の日程調整などを行っていない段階であれば、電話で直接話す必要性は低く、メールで記録に残る形で意思を伝える方が確実だからです。電話をかけると担当者が会議中や外出中で不在のことが多く、すれ違いが起きてしまうリスクもあります。また、電話口で引き止められたり、理由を深く聞かれたりするのを避ける意味でも、メールでの連絡がスムーズです。

メールを送るタイミングは、辞退を決意した時点ですみやかに行います。夜間や早朝に作成した場合は、予約送信機能などを使って翌朝の始業時間以降に届くように設定すると、より配慮が行き届いた印象を与えられます。

辞退メールの件名と本文の構成ポイント

辞退メールを作成する際、件名は一目で用件が分かるようにすることが鉄則です。「選考辞退のご連絡（氏名）」と明記すれば、担当者はメールを開く前に内容を把握し、選考プロセスの停止手続きを進めることができます。

本文の構成は、宛名、挨拶、辞退の意思表示、謝罪と感謝、結びの順で作成します。辞退の理由については、「一身上の都合」や「検討の結果」といった一般的な表現で十分であり、詳細な事情まで説明する必要はありません。「他社で内定が出たため」と正直に書いても問題ありませんが、「御社の評判が悪かったため」といったネガティブな理由は避けるのが社会人としてのマナーです。

そのまま使える書類選考辞退のメール例文

実際に企業へ送る際にそのまま使える、標準的な辞退メールの例文を紹介します。

件名

選考辞退のご連絡（氏名）

本文

株式会社〇〇

採用担当者様

お世話になっております。

先日、中途採用の求人に応募いたしました〇〇（氏名）と申します。

この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございます。

現在、書類選考の結果をお待ちしている状況ではありますが、諸般の事情により、誠に恐縮ながら本選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いてご検討いただいているにもかかわらず、このような形となり大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをご容赦ください。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

氏名

住所

電話番号

メールアドレス

この例文のように、相手を尊重しつつ、明確に辞退の意思を伝えることがポイントです。

書類選考通過の連絡が来た後に断る場合の対応

もし辞退の連絡をする前に、企業から「書類選考通過」の連絡が来てしまった場合でも、対応は基本的に同じです。面接の日程調整に進む前に、丁重に辞退の旨を伝えます。この場合は「選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。せっかくの機会をいただきながら大変恐縮ですが、諸事情により以後の選考を辞退させていただきたく存じます」といった形で、通過させてくれたことへの感謝を加えて返信します。

また、すでに面接の日程が決まっている直前での辞退などは、メールを送った後に電話でも一報入れるのが誠実な対応です。無断でバックレる（連絡なしで辞退する）ことは、企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、転職エージェントを利用している場合はエージェントの信用も損なう行為となるため、絶対に行ってはいけません。

転職エージェント経由で応募している場合の断り方

転職エージェントを経由して応募している場合は、企業に直接連絡するのではなく、必ず担当のキャリアアドバイザーに辞退の意思を伝えます。企業との連絡窓口はエージェントが担っているため、直接企業にメールを送るとトラブルの原因になることがあります。

エージェントに断る際は、メールでも電話でも構いませんが、なぜ辞退するのかという理由をある程度具体的に伝えた方が、今後の求人紹介のミスマッチを防ぐことにつながります。「希望条件と合わない点が判明したため」や「他社での選考が進んだため」など、正直に状況を共有することで、エージェントも企業に対して適切な理由で辞退の手続きを進めることができます。

円満に辞退して次のステップへ進むために

辞退の連絡は気が重いものですが、ビジネスにおいては「断る」ことも重要なコミュニケーションの一つです。曖昧な態度で引き延ばすよりも、早めに意思表示をすることでお互いの時間を無駄にせずに済みます。丁寧なメールを一通送るだけで、誠実な印象を残したまま関係を終わらせることができます。

転職市場は意外と狭く、将来どこでまた関わりを持つかわかりません。立つ鳥跡を濁さずの精神で、最後まできちんと礼儀を通すことが、自分自身のキャリアを守ることにもつながります。辞退は前向きな選択の結果ですので、堂々と手続きを行い、次の目標に向かって進んでください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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