【職務経歴書の返却はされるのか？】返却されない理由と対処法、返却を希望する際のマナーまで解説

転職活動を進めるうえで提出する「職務経歴書」。履歴書とあわせて企業に送付したあと、「職務経歴書は返却してもらえるの？」という疑問を持ったことはありませんか？

特に手書きで丁寧に仕上げた書類や、写真を添付した履歴書など、再利用や保存を考えて「できれば返してほしい」と思う方もいるでしょう。

この記事では、「職務経歴書 返却」というキーワードをもとに、職務経歴書が返却されるケース、返却されない理由、返却を希望する場合のマナーや注意点などを詳しく解説します。

1. 原則として、職務経歴書は返却されない

現在の日本の転職市場では、企業に提出した職務経歴書は返却されないのが一般的です。

これは、多くの企業が「応募書類は採用選考資料として使用し、選考終了後に破棄または保管する」というスタンスを取っているためです。

✅ 返却されない主な理由

• 個人情報保護の観点から企業側が責任を持って処理するため
• 書類の保管・管理コストを減らすため
• 大量の応募者がいる場合、一人ひとりに返却対応するのが困難なため

2. 「履歴書」と「職務経歴書」で返却の扱いが違う？

よく混同されがちですが、履歴書は「手書き」「証明写真付き」であることが多いため、返却を希望する声が多い一方で、職務経歴書はPC作成・コピー提出が一般的なため、返却を求められることは少ないです。

ただし、どちらも返却の義務は企業側にはありません。

3. 返却してもらいたい場合はどうする？

職務経歴書や履歴書の返却を希望する場合は、応募書類に明記することで返却対応してもらえる可能性があります。

✅ 返却希望を伝える例文（送付状・添え状に記載）

※提出いたしました応募書類は、返却を希望いたします。お手数をおかけいたしますが、選考終了後にご返送いただけますと幸いです。

このように、丁寧な言い回しで意思を伝えることが大切です。

🔔 注意点

• 返却用封筒（切手貼付）を同封すると親切
• 希望しても返却されないケースもある（企業の方針による）
• 書類のコピーを必ず手元に残しておくこと！

4. ハローワーク経由や人材紹介会社経由の場合の返却は？

✅ ハローワーク経由

• 応募書類を郵送で送る形式が多いため、返却希望の有無を確認するのがおすすめ
• ハローワークの職員を通じて企業とやり取りできるため、返却希望を代行して伝えてもらえる場合もあります

✅ 転職エージェント（人材紹介）経由

• 書類は基本的にデータ（PDFなど）で提出される
• 紙で提出することはほとんどなく、返却の心配は不要

5. デジタル応募の場合はどうなる？

近年では、職務経歴書をWordやPDFで作成し、メール添付やWebフォームから応募するケースが主流です。
この場合は、物理的な返却というよりも、提出後の取り扱いに関心を持つことが大切です。

✅ 企業が守るべき個人情報の管理

• 多くの企業は「応募書類は採用目的以外には使用せず、責任を持って破棄・管理」する旨を明記しています
• 気になる場合は、企業の個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を確認しましょう

6. 返却に関するよくある質問（Q&A）

Q. 書類を返してもらえないのは違法？

▶ 違法ではありません。
企業は「返却する」「返却しない」のどちらの方針でも問題なく、返却の義務は法律で定められていません。

Q. 手書きの職務経歴書でも返してもらえる？

▶ 返却希望を伝えれば、対応してもらえる可能性はあります。送付状に明記＋返却用封筒の同封が効果的です。

Q. 返却された書類を再利用してもいい？

▶ はい。**丁寧に保管しておけば、他社応募時に内容を再活用することができます。**ただし、企業名・日付などは必ず応募先ごとに修正しましょう。

まとめ｜職務経歴書の返却は原則なし。希望する場合は丁寧に伝えよう

「職務経歴書 返却」というキーワードが示すとおり、多くの人が「提出した書類が戻ってくるか」を気にしています。
しかし現在の採用事情では、職務経歴書は基本的に返却されないことが一般的です。

✅ 職務経歴書の返却義務は企業側にない
✅ 希望する場合は、送付状で明確に伝える＋返送用封筒を添付
✅ デジタル応募では返却の概念そのものが薄れている
✅ 応募書類はコピーやデータで必ず保存しておくことが大切

応募書類はあなたの大切なキャリアを伝える“顔”です。提出前に内容をしっかり見直し、必要に応じて返却希望もマナーをもって伝えるようにしましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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