【職務経歴書のルール完全ガイド】基本マナーから構成・表現・提出方法まで徹底解説

転職活動において、職務経歴書は「自分の職歴やスキル、実績を伝える最重要書類」です。しかし、自由形式であるがゆえに「どう書くのが正解？」「フォーマットは？」「表現のルールはあるの？」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、「職務経歴書 ルール」というキーワードをもとに、

• 書き方や形式に関する基本ルール
• 選考通過率を左右するマナーや構成のポイント
• 言葉遣いやNG表現などの注意点
• 提出時のルール（印刷、PDF、メール添付など）

を分かりやすく解説します。

1. 職務経歴書に「決まった形式」はあるのか？

結論から言えば、職務経歴書に公的に決まったフォーマットはありません。

ただし、書類としてのマナーや読み手（採用担当者）に配慮した「守るべきルール」は多数あります。

2. 職務経歴書の基本ルール【構成・レイアウト編】

✅ A4サイズで作成（1〜2枚が基本）

• WordまたはPDFで作成
• フォントは「MS明朝」「MSゴシック」など読みやすいものを使用
• フォントサイズは10.5〜11pt程度
• 行間は適度に取り、余白を意識して詰めすぎない

✅ 構成ルール（一般的な順番）

1. タイトル（職務経歴書）＋氏名・作成年月日
2. 職務要約（3〜5行程度）
3. 職務経歴（在籍企業・期間・業務内容・実績）
4. 資格・スキル・使用ツールなど
5. 自己PR・志望動機（任意だが書いた方が良い）

3. 内容面のルールと注意点

✅ 守るべき記載ルール

❌ NG表現や避けたい書き方

• 「頑張りました」「努力しました」など抽象的な言葉だけ → ✅ 数字や事実を使う
• 主語がない文体（例：「〜を担当。結果、成功。」）→ ✅ 主語と動詞を明確にする
• 自分がした仕事かどうか分かりづらい表現 → ✅「私は◯◯を行い、◯◯の成果を上げました」

4. 提出時のルール（紙・データ両方）

▶ 郵送・持参の場合のルール

• A4用紙で印刷し、クリアファイルに入れて提出（折らない）
• 片面印刷が基本。両面印刷は避ける
• ホチキス留めは不要（企業により指定があれば従う）
• 履歴書と職務経歴書は別紙で用意する（裏表に印刷しない）

▶ メール・WEB応募の場合のルール

• PDF形式で添付が基本（レイアウト崩れ防止）
• ファイル名は「職務経歴書_氏名.pdf」のようにわかりやすく
• 件名や本文でも「職務経歴書を添付しています」と明記

5. 書き方のルール【職種別のアピール方法も】

職種によってアピールすべきポイントが異なります。以下は一例です。

• 営業職：売上・新規獲得数・契約率など数字で成果をアピール
• 事務職：正確性・スピード・改善提案やサポート力を重視
• エンジニア職：開発環境、使用言語、関わった工程、成果物を明示
• 接客・販売職：リピート率、クレーム対応、売上貢献などを記載

いずれの場合も、「自分の役割」「工夫したこと」「結果」の3点セットで書くと伝わりやすくなります。

6. よくある質問（Q&A）

Q. 職務経歴書と履歴書で内容がかぶっても大丈夫？

▶ はい、**内容の一貫性がある方が重要です。**ただし、職務経歴書ではより詳しく・実績ベースで書くようにしましょう。

Q. 職務経歴書は手書きでもOK？

▶ 現代ではPC作成（Word／PDF）が基本。事務処理能力やビジネスマナーの観点からも手書きは避けるのが無難です。

まとめ｜職務経歴書は「自由形式＋暗黙のルールあり」

「職務経歴書 ルール」というキーワードが示すように、職務経歴書には形式的な縛りはないものの、**読み手への配慮とビジネスマナーに基づいた“暗黙のルール”**が存在します。

✅ 最後にチェックしたいルール一覧

• A4サイズ・1〜2枚でまとめる
• 西暦表記・古い順で時系列記載
• 会社名、部署名、業務内容は正式に明記
• 数字や実績を使って客観的に記載
• PDF形式での提出が基本（ファイル名も明瞭に）
• 自己PRやスキル欄も活用し、自分の強みを具体化

このような基本ルールを守ることで、職務経歴書の信頼性・読みやすさが格段にアップし、書類選考通過の確率も大きく向上します。あなたの経験と価値が正しく伝わるよう、丁寧な職務経歴書作成を心がけましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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