職務経歴書を提出する際のマナー・ホッチキスの使用について

応募書類のまとめ方と第一印象

転職活動において、ご自身の経験を伝える職務経歴書は非常に重要であります。経験が豊富であればあるほど、職務経歴書が複数枚にわたることは珍しくありません。その際、バラバラにならないよう書類をまとめる必要がありますが、その「まとめ方」一つにも、ご自身のビジネスマナーや相手への配慮が表れます。

ホッチキス（ステープラー）の使用は避ける

結論から申しますと、職務経歴書をはじめとする応募書類を「ホッチキス（ステープラー）」で留めることは、避けるのが一般的であります。これは、多くの企業でビジネスマナーの一つとして認識されています。

ホッチキスが推奨されない理由

なぜホッチキスの使用が推奨されないのか、その最大の理由は、受け取った採用担当者側の都合（管理のしやすさ）にあります。採用担当者は、受け取った応募書類をコピーしたり、スキャンしてデータで管理したりすることが頻繁にあります。もし書類がホッチキスで留められていると、まずその芯を外すという手間が発生します。また、芯を外す際に書類の端が破れてしまうなど、大切な応募書類を傷つけてしまうリスクも伴います。

推奨されるまとめ方「クリップ」

では、複数枚になった書類はどのようにまとめるのが適切でしょうか。最も推奨される方法は、「クリップ（ゼムクリップなど）」で留めることであります。クリップであれば、採用担当者がコピーやスキャンをする際に簡単に取り外すことができ、書類を傷つけることもありません。

クリップで留める際の順番と位置

書類をクリップで留める際は、書類の左上の角（ひだりうえのかど）で留めるのが基本であります。また、送付状（添え状）、履歴書、職務経歴書など、複数の書類を同時に提出する場合は、採用担当者が読む順番を考慮して重ねます。一般的には、上から「送付状」、「履歴書」、「職務経歴書」（職務経歴書が複数枚ある場合はページ順に重ねたもの）、そして「その他の応募書類」の順に重ね、それら全体を一つのクリップで左上に留めます。

細部への配慮が評価に繋がる

書類の留め方という小さな点にも、ご自身の仕事に対する丁寧さや、相手の立場に立って物事を考えられる姿勢が表れます。採用担当者に「仕事が丁寧な人だ」という好印象を与えるためにも、こうした基本的なビジネすマナーを守り、万全の状態で応募書類を提出することを心掛けてください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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