履歴書の「パスワード」設定に関する注意点｜データ送付時の安全な管理方法を解説

はじめに

パソコンで履歴書を作成し、メールやクラウドで送付する際に、「履歴書データにパスワードをかけた方がいい？」「企業にパスワード付きで送るべき？」「安全な管理方法は？」 などの疑問を持つ方も多いのではないでしょうか？

✅ 履歴書のデータにパスワードを設定するべき？
✅ パスワード付き履歴書の安全な送付方法は？
✅ 履歴書データを安全に管理するためのポイントは？

本記事では、履歴書をデジタルデータで送付する際のパスワード設定のメリット・デメリット、安全な送付方法、企業に送る際のマナー について詳しく解説します。

1. 履歴書データにパスワードを設定するべきか？

① 履歴書にパスワードをかけるメリット

履歴書には、個人情報（氏名・住所・連絡先・学歴・職歴など）が含まれるため、セキュリティを考慮する必要があります。

✅ 企業への誤送信や第三者の不正アクセスを防げる
✅ クラウドやメール送付時に、データの安全性が向上する
✅ 個人情報の流出リスクを減らせる

📌 特に、フリーWi-Fi環境での送信や、共有PCでの作業時には、パスワード保護が有効！

② 履歴書にパスワードをかけるデメリット

✅ 企業によっては「パスワード付きファイル」は開封しにくいと感じる場合がある
✅ パスワードを別途送信する手間がかかる
✅ 採用担当者がパスワードを忘れたり、開封に時間がかかる可能性がある

📌 企業の指定がない場合は、パスワードなしで送る方がスムーズに処理されることも！

2. 履歴書データのパスワード設定方法

① パスワード付きPDFを作成する方法

履歴書を PDF形式 で送る場合、パスワードを設定することでセキュリティを強化 できます。

✅ 【Microsoft Wordを使用する場合】

1. 履歴書をWordで作成し、「名前を付けて保存」からPDF形式を選択
2. 「オプション」→「パスワードを設定」にチェックを入れる
3. 開く際のパスワードを設定し、保存する

✅ 【Adobe Acrobatを使用する場合】

1. AcrobatでPDFを開く
2. 「ファイル」→「プロパティ」→「セキュリティ」タブを選択
3. 「パスワードによる保護」を設定し、適用する

📌 企業に送る前に、パスワード付きで開けるかテストすると安心！

② 圧縮ファイル（ZIP）にパスワードを設定する方法

履歴書を ZIPファイル にしてパスワードを設定する方法もあります。

✅ 【WindowsのZIP圧縮機能を使用する場合】

1. 履歴書（PDF）を右クリック →「送る」→「圧縮（ZIP）フォルダー」
2. 「プロパティ」→「詳細設定」→「パスワードで暗号化」にチェックを入れる
3. パスワードを設定し、保存する

✅ 【MacのZIP圧縮方法（ターミナルを使用）】

1. ターミナルを開く
2. 以下のコマンドを入力し、パスワード付きZIPを作成 zip -e 履歴書.zip 履歴書.pdf
3. パスワードを入力してZIPファイルを作成

📌 ZIPファイルを送る際は、パスワードを別メールで送るのがマナー！

3. 企業に履歴書を送る際のパスワード付きデータの送り方

① メールで送る場合

履歴書をパスワード付きで送る場合は、2通のメールを分けて送信 するのが一般的です。

✅ 【1通目：履歴書データの送付】

件名：履歴書送付の件（田中太郎）

株式会社〇〇
採用担当者様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきたく、履歴書を送付いたします。

【添付ファイル】  
・履歴書_田中太郎.zip（パスワード付き）

パスワードは、別のメールにてお知らせいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

田中 太郎  
メールアドレス：tanaka@example.com  
電話番号：090-XXXX-XXXX  

✅ 【2通目：パスワード送信】

件名：履歴書送付のパスワードについて（田中太郎）

株式会社〇〇
採用担当者様

先ほどお送りした履歴書のパスワードをお知らせいたします。

【パスワード】XXXXXX

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

田中 太郎  

📌 パスワードは本文に記載し、「履歴書」と同じメールにしないよう注意！

② クラウドストレージを利用する場合

Google DriveやOneDriveを使い、パスワード付きファイルを保存し、リンクを送る方法もあります。

✅ 【Google Driveを使用する場合】

1. Google Driveに履歴書（PDF）をアップロード
2. 「共有」→「リンクを知っている人のみ閲覧可」に設定
3. パスワードをメールで送付（メールとパスワードは別送）

📌 クラウド経由で送る場合も、セキュリティ設定を見直すことが重要！

4. まとめ

✅ 履歴書の個人情報保護のため、パスワードを設定するのは有効な方法
✅ PDFやZIPにパスワードを設定する方法が一般的
✅ メールで送付する場合、パスワードは別メールで送るのがマナー
✅ 企業によってはパスワードなしの方がスムーズな場合もあるため、事前に確認が必要

📌 履歴書データの送付は、セキュリティを意識しながら適切な方法で行いましょう！

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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