履歴書の送付状（添え状）。必要性や正しい書き方、マナーを解説

そもそも履歴書の「送付状（添え状）」とは

履歴書や職務経歴書を郵送する際、一番上に添える「挨拶状」のことを「送付状（そうふじょう）」、または「添え状（そえじょう）」と言います。これは、採用担当者が封筒を開けたときに、まず目にする「顔」となる書類です。ビジネス文書の一つとして、「誰が」「何の目的で」「何を同封したのか」を簡潔に伝える大切な役割があります。

履歴書の郵送に送付状は必須か

結論から言いますと、応募書類を郵送する場合、送付状は「必須」です。社会人のビジネスマナーとして、書類だけを挨拶状なしで送りつけるのは適切ではありません。送付状が一枚添えられているかどうかで、採用担当者が受ける印象は大きく変わります。送付状がないことで、ビジネスマナーを欠いている、あるいは入社意欲が低いと判断されるリスクもあります。

Eメールや手渡しの場合の扱い

応募書類の提出方法が郵送ではない場合、扱いは異なります。Eメールで応募書類をデータ（PDFなど）で送付する場合、メールの「本文」が送付状の役割を果たします。そのため、別途で送付状のファイルを添付する必要は、原則としてありません。また、面接会場などで応募書類を採用担当者に直接手渡しする場合も、送付状は不要です。

送付状は「パソコン作成」が一般的

送付状は、手書きで作成する必要はありません。むしろ、履歴書や職務経歴書をパソコンで作成したのであれば、送付状も同じくパソコン（Wordなど）で作成するのが一般的です。その方が、読みやすく、体裁が整い、応募書類全体に統一感が出ます。用紙サイズは、他の書類と合わせてA4サイズ1枚にまとめるのが基本です。

送付状の基本構成（日付・宛名・差出人）

送付状には、ビジネス文書としての決まった型（フォーマット）があります。まず、書類の右上に提出日（投函日）を記載します。次に、左上に宛先として、応募先の会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載します。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」として問題ありません。そして、日付の下の右側（宛名より低い位置）に、ご自身の郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、氏名を記載します。

件名と本文の書き方

書類の中央には「応募書類の送付について」といった件名を記し、何のための書類かを明確にします。本文は「拝啓」という頭語（挨拶）から始め、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった簡潔な挨拶に続けます。その後、応募の経緯（どの媒体で求人を知ったかなど）と、簡単な応募の意欲を述べます。

同封書類の明記と結び

本文を書き終えたら、一行空けて中央に「記」と記載します。その下に、「同封書類として、履歴書を1通、職務経歴書を1通お送りします。」といった形で、同封した書類の内容と部数を文章で明記します。すべての記載が終わったら、行の右下に「以上」と記し、その前の行（本文の最後）に結語の「敬具」を記載して締めくくります。

郵送時の正しい書類の重ね順

送付状は、受け取った相手が最初に読むものです。封筒に入れる際は、必ず一番上に送付状を置き、その次に履歴書、その次に職務経歴書、最後にその他の応募書類（もしあれば）という順番で重ねます。これらをまとめて無色透明のクリアファイルに入れ、A4サイズの書類が折らずに入る封筒（角形A4号や角形2号）で送付するのが丁寧な方法です。

送付状一枚で「配慮」が伝わる

送付状一枚があるかないかで、あなたの第一印象は大きく変わります。採用担当者にとっては、あなたの「社会人としての常識」や「仕事の丁寧さ」を判断する最初の手がかりとなります。応募書類の内容充実はもちろんですが、こうした形式的なマナーもしっかりと守り、書類選考に臨みましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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