履歴書の送付状テンプレート。正しい使い方と丸写しの注意点

履歴書の送付状とテンプレートの必要性

履歴書や職務経歴書を郵送する際、応募書類の一番上に添える挨拶状が「送付状（そうふじょう）」または「添え状（そえじょう）」です。これは、採用担当者が封筒を開けて最初に目にする「顔」であり、応募者のビジネスマナーを示す重要な書類です。

この送付状を効率的に作成するため、「テンプレート（雛形）」を探す方は多くいます。送付状はビジネス文書としての「型」が決まっており、テンプレートの活用は非常に合理的です。しかし、その使い方を間違えると、かえってマイナスの印象を与えかねないため、注意が必要です。

送付状テンプレートの基本構成（A4・1枚）

送付状は、他の応募書類（A4が主流）とサイズを合わせ、A4用紙1枚で作成するのが一般的です。パソコン（Wordなど）で作成します。基本的なテンプレートの構成は、以下のようになっています。

1. 日付：右寄せで、投函する日付を記載します。
2. 宛名：左寄せで、応募先の会社名・部署名・担当者名を正式名称で記載します。（例：株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様）
3. 差出人情報：右寄せで、ご自身の郵便番号・住所・電話番号・氏名を記載します。
4. 件名：中央に「応募書類の送付について」など、何の書類かが分かるように記載します。
5. 本文（頭語・挨拶）：「拝啓」から始め、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった簡潔な挨拶を続けます。
6. 本文（応募の経緯・自己PR）：どの媒体で求人を知り、応募したかを記します。続けて、ご自身の経験がどう活かせるかを簡潔に（1〜2文程度で）アピールします。
7. 本文（結びの挨拶）：「ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討の上、面接の機会をいただけますと幸いです。」といった言葉で、書類選考と面接を依頼します。
8. 結語：右寄せで「敬具」と記載します。
9. 同封書類（記書き）：中央に「記」と書き、その下に「履歴書 1通」「職務経歴書 1通」のように、同封した書類の内容と部数を箇条書きにします。
10. 締め：右寄せで「以上」と記載します。

この「型」こそが、送付状テンプレートの基本です。

テンプレート活用のメリットと「丸写し」の危険性

テンプレートを利用する最大のメリットは、ビジネス文書としての「型」を崩さずに、効率良く書類を作成できる点にあります。この「型」を守ることで、大きなマナー違反を防ぐことができます。

しかし、最大の注意点は、インターネットなどで見つけたテンプレートの**「例文」をそのまま丸写しすること**です。

日々多くの応募書類を見ている採用担当者は、「どこかで見たような紋切り型の文章」をすぐに見抜きます。もし、テンプレートの例文をそのまま使っていると判断された場合、「熱意が低い」「手間を惜しんでいる」「自社への志望度が低い」と受け取られ、肝心の履歴書や職務経歴書を読んでもらう前に、マイナスの印象を与えてしまうリスクがあります。

正しいテンプレート活用術。「変えるべき部分」の理解

送付状のテンプレートは、「丸写し」するものではなく、あくまで「型」として利用するものです。テンプレートの中には、「変えてはいけない部分」と「必ず変えなければいけない部分」があります。

変えてはいけない部分（型）

• 日付、宛名、差出人の配置
• 「拝啓」と「敬具」のセット
• 「記」と「以上」のセット
• 全体的なビジネス文書としての体裁

必ずご自身の言葉に変えるべき部分

• 宛名や差出人の詳細：当然ながら、ご自身の情報と応募先の情報に正確に書き換えます。
• 応募の経緯：「〇〇（求人媒体名）にて〇〇職の募集を拝見し〜」の部分。
• 最も重要な「自己PR・志望動機」：テンプレートにある「私の〇〇の経験を活かし〜」といった例文の部分が、まさにカスタマイズすべき箇所です。ご自身の具体的な職務経験やスキルが、なぜその応募先企業で活かせると考えたのか。企業研究に基づいた「その会社だからこそ」という簡潔なメッセージを、ご自身の言葉で記載する必要があります。

結論。テンプレートは「型」であり「中身」ではない

送付状のテンプレートは、転職活動を効率化する便利な道具です。しかし、それはあくまで書類の「外枠（型）」を用意してくれるに過ぎません。

採用担当者の心を動かすのは、整った「型」ではなく、その中に込められた、あなた自身の「熱意」と「経験」という「中身」です。テンプレートを賢く活用し、浮いた時間を、応募先企業に響く「中身」を考えるために使いましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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