履歴書提出の基本。クリアファイルと封筒の正しい選び方と使い方

転職活動において、丹精込めて作成した履歴書や職務経歴書は、応募先企業にご自身の第一印象を伝える重要なツールです。その内容が最も重要であることは言うまでもありませんが、その「提出の仕方」、特にクリアファイルや封筒の扱い方といった細やかなビジネスマナーも、採用担当者への印象を左右する要素となります。ここでは、応募書類を提出する際の、クリアファイルと封筒の正しい選び方と使い方について解説いたします。

応募書類にクリアファイルは必須か

履歴書や職務経歴書は、封筒に直接入れるのではなく、まず「クリアファイル」に挟んでから封入するのが、ビジネスマナーとしての基本です。必須と明記されていなくとも、実践することを強く推奨します。なぜなら、郵送中や持ち運びの際に、大切な書類が雨で濡れたり、角が折れ曲がったり、不意に汚れたりするのを防ぐ「保護」の役割があるからです。また、書類がバラバラになるのを防ぎ、採用担当者が受け取った後に管理しやすくなるという実務的な利点もあります。こうした細やかな配慮が、応募者の丁寧な仕事ぶりや、相手への思いやりとして伝わります。

履歴書に適したクリアファイルの選び方

応募書類に使用するクリアファイルは、どのようなものでも良いわけではありません。ビジネスシーンにふさわしいものを選ぶ必要があります。最も適切なのは、柄や企業のロゴなどが一切入っていない「無色透明」のものです。色付きやキャラクターものは、公的な応募書類には不適切と見なされます。また、サイズは応募書類（一般的にA4サイズで作成されます）に合わせたA4サイズを選びます。そして何より、使い古したものではなく、傷や汚れ、指紋などが付いていない「新品」のクリアファイルを使用することが、清潔感を伝える上で重要です。

書類をクリアファイルに入れる順番

クリアファイルに書類を入れる際は、採用担当者が開封して読みやすいように、重ねる順番にもマナーがあります。郵送で送付する場合は、一番上に「送付状（添え状）」、次に「履歴書」、その次に「職務経歴書」、そして「その他の書類（もしあれば）」の順に重ねます。面接などで手渡しするため送付状が不要な場合は、「履歴書」が一番上、次に「職務経歴書」の順となります。この重ねた書類一式を、クリアファイルに挟みます。

応募書類に適した封筒の選び方

応募書類は、原則として「折らずに」提出するのが現代のビジネスマナーです。したがって、A4サイズのクリアファイルがそのまま入る大きさの封筒を選ぶ必要があります。具体的には、「角形2号（角2）」または「角形A4号（角A4）」という規格の封筒が適しています。これらのサイズであれば、A4のクリアファイルを折らずに余裕をもって入れることができます。封筒の色については、茶色（クラフト封筒）でも間違いではありませんが、よりフォーマルで清潔感のある「白色」の封筒を選ぶと、良い印象を与えやすいでしょう。

クリアファイルを封筒に入れる正しい向き

クリアファイルに入れた書類を封筒に入れる際、その「向き」にも配慮が必要です。封筒の表面（宛名を書く側）と、中に入れるクリアファイルの表面（送付状や履歴書の顔写真がある側）の向きを揃えて、そのまま封入します。こうすることで、採用担当者が封筒の裏側から開封し、中身を取り出した際に、すぐに正しい向きで書類を読み始めることができます。これは、相手の動作を想定した小さな思いやりです。

郵送と手渡しでの封筒の扱いの違い

封筒の扱いは、郵送する場合と手渡しする場合で異なります。郵送の際は、書類を入れた後に、水濡れやはがれに強い「液体のり」や「テープのり」を使って、しっかりと封をします。そして、封をした中央には黒いペンで「〆」マークを記します。一方、面接時などに手渡しする場合は、採用担当者がその場ですぐに中身を取り出せるよう、封筒の「封をしない」のがマナーです。ただし、持参する際も、書類の保護のために封筒には入れ、受付などで渡す際は封筒のまま渡すのが一般的です。

まとめ。細部への配慮が第一印象を決める

履歴書の内容を充実させることはもちろんですが、その「提出方法」という最後の仕上げにも、応募者の人柄やビジネスマナーへの理解度が表れます。クリアファイルと封筒を正しく選び、丁寧な手順で準備することは、採用担当者への敬意と配慮を示す行為です。こうした細部へのこだわりが、ご自身の真剣さを伝え、書類選考における良い第一印象を築くことにつながるのです。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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