書類選考を通過するための履歴書の書き方とマナー。採用担当者に好印象を与える基本ルール

転職活動において履歴書は、採用担当者に応募者の経歴と人柄を伝える最初のステップです。どれほど素晴らしいキャリアやスキルを持っていても、履歴書の書き方に不備があったり、基本的なマナーが守られていなかったりすると、社会人としての常識を疑われ、書類選考でマイナスの評価を受けてしまう可能性があります。

履歴書は単なる手続き上の書類ではなく、ビジネス文書の一つです。相手に失礼のないように作成し、読みやすく配慮することは、入社後の仕事の丁寧さを証明することにもつながります。ここでは、書類選考を確実に突破するために知っておくべき履歴書の書き方のマナーと、採用担当者がチェックしているポイントについて詳しく解説します。

筆記用具の選び方と修正に関する絶対的なルール

履歴書を手書きで作成する場合、使用する筆記用具には明確なルールがあります。原則として、黒のボールペンまたは万年筆を使用します。太さは0.5ミリメートルから0.7ミリメートル程度のものが読みやすく適しています。水性でも油性でも構いませんが、耐水性のあるゲルインクボールペンなどが滲みにくく書きやすいためおすすめです。

ここで最も注意すべきなのは、消えるボールペン（フリクションペンなど）は絶対に使用してはいけないということです。履歴書は公的な重要書類であり、熱や摩擦によって文字が消えてしまう可能性のある筆記具は不適切とされています。また、鉛筆やシャープペンシルも同様に使用不可です。

書き損じてしまった場合の対応も、採用担当者が厳しく見ているポイントです。もし一文字でも間違えてしまった場合は、修正液や修正テープを使用せず、新しい用紙に最初から書き直すのがマナーです。修正跡がある履歴書は、見栄えが悪いだけでなく、書き直す労力を惜しんだとみなされ、志望度が低いと判断されるリスクがあります。どうしても書き直す時間がない場合でも、二重線と訂正印で対応するのは最終手段であり、基本的には書き直しが鉄則であると認識しておくことが大切です。

日付の記入と年号の統一における注意点

履歴書の一番上にある日付欄には、履歴書を作成した日ではなく提出日を記入します。郵送の場合はポストに投函する日、面接に持参する場合は当日の日付、メールで送付する場合は送信日となります。日付が古いままになっていると、他の企業に提出した書類を使い回しているのではないかと疑われる原因になります。

また、履歴書全体を通して年号の表記を統一することも重要なルールです。西暦（2025年など）で書くか、和暦（令和7年など）で書くか、どちらを選んでも問題ありませんが、書類の中で混在させないようにします。学歴欄は西暦で、資格欄は和暦で書かれているといった不統一は、読み手にとってストレスになるだけでなく、事務処理能力の低さを印象付けてしまいます。提出する職務経歴書とも表記を合わせておくと、より丁寧で洗練された印象を与えることができます。

証明写真で好印象を与えるためのマナー

履歴書の中で唯一の視覚情報である証明写真は、第一印象を決定づける極めて重要な要素です。原則として3ヶ月以内に撮影した写真を使用します。現在の容姿と大きく異なる古い写真や、スナップ写真の切り抜き、プリクラ、アプリで過度に加工した自撮り写真は使用してはいけません。

服装は黒や紺のスーツを着用し、白いシャツやブラウスを合わせるのが基本です。髪型は顔の輪郭や眉毛が見えるように整え、清潔感を意識します。表情は口角を少し上げた自然な微笑みを作ることで、明るく親しみやすい印象を与えることができます。

写真はしっかりと糊付けしますが、万が一郵送中や採用担当者が取り扱う際に剥がれてしまった場合に備えて、写真の裏側に油性ペンで氏名を記入しておくのがマナーです。こうした見えない部分への配慮は、仕事におけるリスク管理能力の高さとして評価されることがあります。

空欄を作らず全ての項目を埋める重要性

履歴書には志望動機や自己PR、本人希望記入欄など、文章を記述するスペースがありますが、これらを空欄のまま提出することは避けるべきです。特になしと書いたり、空欄のままにしたりすると、採用担当者は入社意欲が低いと判断します。

趣味や特技の欄であっても、面接時の話題作りや人柄を伝えるための重要な要素となります。どうしても書くことがない場合でも、読書や散歩など日常的なことから話題を広げたり、仕事に活かせる体力作りなどを記載したりする工夫が必要です。本人希望記入欄についても、特に条件がない場合は空欄にせず、貴社の規定に従いますと記載するのが定型的なマナーです。全ての項目に目を通し、誠実に記入する姿勢が信頼感につながります。

提出時の封筒やメール送付のマナー

履歴書が完成した後、それをどのように企業に届けるかという点にもマナーが存在します。郵送や手渡しの場合、履歴書は二つ折りの状態でA4サイズのクリアファイルに挟み、角形2号の封筒に入れます。これにより、雨濡れや折れ曲がりを防ぎ、採用担当者が書類を管理しやすくなります。三つ折りにして長封筒に入れるのは、アルバイトの応募などでは許容されることもありますが、中途採用のビジネスシーンでは書類を折らずに送るのが基本です。

メールで送付する場合は、ExcelやWordで作成したファイルをそのまま送るのではなく、必ずPDF形式に変換して送ります。これにより、レイアウト崩れを防ぎ、第三者による改ざんのリスクを低減できます。ファイル名は履歴書_氏名_日付.pdfのように、誰の何のファイルかが一目で分かるように設定します。

履歴書は、あなた自身の分身とも言える書類です。細部までマナーを守り、相手にとって読みやすい書類を作成することは、仕事に対する熱意と誠実さを伝える最強のアピールになります。提出前に今一度、誤字脱字や汚れがないかを確認し、自信を持って書類選考に臨んでください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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