看護師の転職で在職証明書が必要になる理由と円滑な発行依頼のポイント

経験年数による給与算定の根拠として入職手続き時に提出を求められる

転職活動を経て内定を獲得した後に多くの医療機関から提出を求められる書類の一つに在職証明書があります。これはあなたが過去にどの病院でいつからいつまで勤務していたかを公的に証明するための書類であり履歴書や職務経歴書に記載された内容に虚偽がないかを確認する目的で使用されます。特に看護師の給与体系は経験年数によって基本給が加算される仕組みを採用している病院が多いため正確な経験年数を把握し適切な給与等級を決定するための根拠資料として極めて重要な役割を果たします。この証明書の提出が遅れたり内容に不備があったりすると初任給の計算が間に合わなかったり経験加算が正しく反映されなかったりするトラブルにつながる可能性があります。書類選考や面接が終わったからといって気を抜かず入職手続きをスムーズに進めるための必須書類としてその重要性を正しく理解しておく必要があります。また複数の職場を経験している場合はそれぞれの医療機関からの証明書が必要になることもあるため早めの準備が不可欠です。

退職した医療機関へ依頼する際は総務課や人事担当者へ事務的に連絡する

在職証明書を入手するためには以前勤務していた病院や施設に発行を依頼しなければなりません。円満退職をした場合は問題ありませんが人間関係のトラブルなどで辞めた職場には連絡しづらいと感じる看護師も少なくありません。しかし在職証明書の発行は労働基準法などで定められた使用者の義務に関連する事務的な手続きであり感情的な部分を気にする必要はありません。かつての上司や看護部長に直接連絡をするのではなく事務部門である総務課や人事課の担当者宛てに依頼をするのが一般的です。電話で依頼することに抵抗がある場合は郵送での依頼も可能です。その際は依頼文とともに返信用の封筒に切手を貼って同封するなど相手の手間を減らす配慮をすることでスムーズに対応してもらえる可能性が高まります。あくまで事務的な処理として割り切り淡々と手続きを進める姿勢が大切です。

指定フォーマットの有無や必須記載事項を事前に確認し再発行の手間を防ぐ

在職証明書を依頼する際に最も注意すべき点は転職先が指定するフォーマットがあるかどうかの確認です。病院によっては独自の様式を用意しておりその用紙に記入してもらうことを必須としている場合があります。指定の様式があるにも関わらず以前の職場の様式で発行してもらってしまうと再提出を求められ二度手間になってしまいます。特に記載が必要な項目として在籍期間や雇用形態そして常勤か非常勤かといった勤務の実態や具体的な業務内容などが網羅されているかを確認する必要があります。また発行日付や発行元の公印が漏れていると正式な書類として認められないこともあるため受け取った証明書はすぐに中身を確認し不備がないかをチェックする自己管理能力も求められます。依頼する段階でどのような項目が必要なのかを明確に伝えておくことがミスを防ぐための鍵となります。

発行までに時間がかかることを想定し内定が出たらすぐに準備を開始する

在職証明書は依頼してすぐに発行されるものではありません。病院の事務処理の状況や決裁ルートによっては手元に届くまでに一週間から二週間あるいはそれ以上の時間がかかることも珍しくありません。特に入職日が迫っている段階で慌てて依頼をしても間に合わないリスクがあります。そのため内定が出た時点で転職先の担当者に在職証明書が必要かどうかを確認し必要であればすぐに以前の職場への依頼手続きを開始することが賢明です。もし以前の職場が遠方にある場合は郵送でのやり取りとなるためさらに日数がかかります。万が一入職日までに間に合わない可能性がある場合は正直に転職先の担当者に事情を説明し提出期限の延長を相談するか後日提出でも給与計算に支障がないかを確認しておく誠実な対応が信頼関係の維持につながります。

病院の統廃合や閉院で証明書が取得できない場合の代替手段と年金記録

稀なケースですが以前勤務していた病院が倒産や閉院しており連絡がつかない場合や統廃合によって法人が変わってしまい過去のデータが取得できないという事態も起こり得ます。このように物理的に在職証明書の発行が不可能な場合は転職先の担当者にその旨を相談し代替書類での対応が可能かを確認してください。多くの場合年金手帳の記録や雇用保険被保険者証また源泉徴収票や給与明細書など在籍していた事実と期間を客観的に証明できる書類があれば代用として認められることがあります。自分で判断して諦めるのではなく事情を説明して解決策を仰ぐ姿勢が重要です。自身のキャリアを証明するための記録は自分自身で管理しておくことが基本であり給与明細などを大切に保管しておくことが将来的な転職活動におけるリスク管理にもなります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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