総務職の職務経歴書で評価される自己PRの書き方と厳選例文

総務職は企業の屋台骨を支える重要なポジションであり、その業務範囲は備品管理からファシリティマネジメント、株主総会運営、社内イベントの企画まで多岐にわたります。しかし、営業職のようなわかりやすい売上実績が出にくいため、いざ職務経歴書を作成する段になると、どのようにアピールすればよいか悩む方が少なくありません。

採用担当者は、縁の下の力持ちとしてただ業務をこなすだけでなく、コスト意識を持ち、自発的に組織の課題を解決できる戦略的な総務人材を求めています。

ここでは、総務職の転職において採用担当者の目に留まる自己PRの書き方のポイントと、経験者や未経験者、マネジメント層など状況別の具体的な例文を紹介します。

総務職の採用担当者が自己PRで重視する3つの評価軸

自己PRを作成する前に、企業側が総務職に求めている要素を整理しておくことが大切です。以下の3つの視点を意識して文章を構成することで、成果が見えにくい総務の業務を魅力的な実績として伝えることができます。

ひとつ目は、コスト削減と業務効率化への意識です。

総務は利益を生み出す部署ではありませんが、経費を削減し、社員の生産性を向上させることで利益に貢献できます。消耗品の発注先を見直してコストを下げた経験や、ペーパーレス化を推進して業務時間を短縮した実績などは、経営視点を持った人材として高く評価されます。

ふたつ目は、社内外を円滑につなぐコミュニケーション能力と調整力です。

他部署からの依頼やクレームに対応したり、ビル管理会社や業者と折衝したりと、総務は対人業務の連続です。板挟みになる場面でも冷静に対応し、周囲と協力して物事を進める調整力は必須のスキルです。

みっつ目は、リスク管理と正確な業務遂行能力です。

契約書の管理や防災対策、コンプライアンス遵守など、企業の守りを固める役割も担います。ミスが許されない業務において、どのようなチェック体制を構築し、リスクを未然に防いできたかというエピソードは信頼感に繋がります。

評価される自己PRを構成する基本ステップ

読みやすく説得力のある自己PRにするためには、論理的な構成で伝えることが鉄則です。思いついたことをそのまま書くのではなく、以下の流れで文章を組み立てることをおすすめします。

まず、結論として自分の強みを一言で言い切ります。私の強みは業務改善によるコスト削減力です、といったように明確にします。

次に、その強みが発揮された具体的なエピソードや実績を記述します。ここでは可能な限り数字を用いて、客観的な成果を示します。例えば、年間で〇〇万円のコストを削減した、残業時間を月平均〇〇時間短縮した、といった数値が入ることで、エピソードの信憑性が高まります。

最後に、その強みを活かして応募先の企業でどのように貢献したいかで締めくくります。過去の実績を語るだけでなく、新しい環境での再現性をアピールすることが重要です。

総務経験者が業務改善とコスト削減をアピールする場合の例文

私は、現状の業務フローやコスト構造を見直し、企業の利益体質を強化する改善力に自信があります。

現職では総務担当として、社内備品の発注管理や施設管理に従事してまいりました。着任当初、備品の在庫管理が曖昧で無駄な発注が発生していることが課題でした。そこで過去の購入データを分析し、適正在庫数を算出するとともに、発注先業者との価格交渉を行いました。また、社内向けに備品持ち出しルールを策定し周知徹底を図りました。

その結果、消耗品費を年間で約15パーセント削減することに成功しました。貴社においても、コスト意識を高く持ち、無駄のない筋肉質な組織運営に貢献したいと考えております。

総務経験者がコミュニケーションと環境整備をアピールする場合の例文

私の強みは、社員がコア業務に集中できる環境を整えるホスピタリティと調整力です。

前職では従業員数100名規模の企業にて、ファシリティマネジメントや社内イベントの企画運営を担当しました。オフィスのレイアウト変更プロジェクトにおいては、各部署の要望が対立することもありましたが、全社員へのアンケート実施や各部門長との個別ヒアリングを行うことで合意形成を図りました。結果として、コミュニケーションが活性化する動線を確保し、社員満足度アンケートで高い評価を得ることができました。

社員の声なき声に耳を傾け、働きやすい職場環境を作ることで、間接的に貴社の事業成長を支えたいと強く志望しております。

未経験から総務職へ転職する場合の自己PR例文

営業職や販売職など、異業種から総務を目指す場合は、前職で培ったポータブルスキル（持ち運び可能な能力）を総務の業務に変換して伝えます。

私は、相手の状況を先読みして行動するサポート力と、社内外の調整を円滑に進めるコミュニケーション能力に自信があります。

前職の営業職では、顧客の要望に応えるために社内の製造部門や物流部門と密に連携を取り、納期調整やトラブル対応を行ってきました。立場の異なる関係者の間に入り、双方の事情を汲み取りながら最適解を導き出す経験は、総務職における部署間の調整業務でも活かせると確信しております。

総務の実務は未経験ですが、現在は衛生管理者の資格取得に向けて学習を継続しております。持ち前の行動力と調整力を活かし、貴社の社員の方々が安心して働ける環境づくりに尽力いたします。

マネジメント経験のある総務職の自己PR例文

プレイングマネージャーや管理職候補として応募する場合は、組織全体の生産性向上やリスク管理の視点を盛り込みます。

私は、組織のリスクを最小化し、安定的な事業継続を支える守りのマネジメント能力を持っています。

現職では総務課長として5名のメンバーをマネジメントし、株主総会の運営や全社のコンプライアンス教育を主導しました。特にBCP（事業継続計画）の策定においては、全社的な防災訓練の実施や安否確認システムの導入を指揮し、有事の際に即座に対応できる体制を構築しました。また、業務の属人化を解消するためにマニュアル化を推進し、メンバーが互いにフォローし合える体制を作ることで、部署全体の残業時間を削減しました。

これまでの経験を活かし、貴社のガバナンス強化と組織基盤の安定化に、リーダーシップを持って貢献したいと考えています。

自己PRをブラッシュアップするためのチェックポイント

書き上げた自己PRをより魅力的なものにするために、以下のポイントを確認してください。

まず、便利屋という印象になっていないか注意が必要です。何でもやりますという姿勢は大切ですが、それだけでは専門性が伝わりません。戦略的に環境を整える、コストを管理するといった能動的な表現を使うことで、プロフェッショナルとしての総務像を印象づけます。

次に、具体的な成果が記述されているかを見直します。みんなが働きやすいように頑張りましたという抽象的な表現ではなく、アンケートの結果や削減した時間・金額など、客観的な事実を添えることで説得力が増します。

最後に、応募企業のフェーズに合っているかを確認します。急成長中のベンチャー企業であれば環境整備のスピード感が、成熟した大企業であればリスク管理や安定運用が求められる傾向にあります。相手が求めている強みに合わせて微調整を行うことで、書類選考の通過率は確実に高まります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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