転職活動で書類選考通過のメールが届いた際の返信マナーと例文

書類選考通過は採用担当者との最初の接点

転職活動において、応募書類を送付した後に届く「書類選考通過」の連絡は、内定に向けた大きな第一歩です。しかし、通過の喜びも束の間、次に重要となるのが企業への「メール返信」です。この返信メールは、単なる日程調整の手段ではありません。採用担当者にとっては、応募者のビジネスマナーやコミュニケーション能力、そして仕事への熱意を確認する最初の機会でもあります。

特に中途採用（転職）の場面では、新卒採用以上に即戦力としての立ち振る舞いが求められます。ビジネスメールの基本ができていないと、せっかく書類で評価されたスキルや経験の印象を損ねてしまう可能性もあります。ここでは、転職活動を有利に進めるために、好印象を与えるメール返信のポイントと具体的な例文について解説します。

迅速な返信が評価につながる理由

企業から書類選考通過の連絡を受け取ったら、原則として「24時間以内」に返信することが鉄則です。ビジネスの現場ではスピードが信頼に直結します。特に人気のある求人や急募の案件では、面接の枠がすぐに埋まってしまうこともあります。素早い返信は、志望度の高さや事務処理能力の高さをアピールすることにもつながります。

現職中の方であれば、日中は仕事でメールを確認できないことも多いはずです。その場合は、休憩時間や帰宅後すぐに返信します。もし深夜になってしまった場合は、予約送信機能を使って翌朝の始業時間に合わせて送るなどの配慮があるとより丁寧です。どうしても日程調整に時間がかかる場合でも、まずは連絡をもらったことへのお礼と、いつまでに回答するかを伝える「一次返信」を入れておくことが、社会人としてのマナーとして評価されます。

件名と本文の基本構成

返信メールを作成する際、件名は変更せずに「Re:」をつけたまま返信します。採用担当者は日々多くの応募者とやり取りをしているため、件名を変えてしまうと過去の経緯が追いづらくなり、業務の妨げになる可能性があるからです。自分の氏名が件名に含まれていない場合は、件名の末尾に（氏名）を追加する程度の加工に留めます。

本文の構成は、「宛名」「挨拶とお礼」「要件（日程調整など）」「結び」「署名」の順で作成します。特に重要なのが「お礼」の部分です。書類に目を通してくれたこと、そして面接の機会を用意してくれたことへの感謝をしっかりと伝えます。定型文だけでなく、自分の言葉で感謝を伝えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

企業から日程を提示された場合の返信例文

企業側からあらかじめ面接の候補日が提示されている場合の返信方法です。提示された日程の中から、確実に訪問できる日時を選んで回答します。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

また、面接の機会をいただけますこと、心より感謝申し上げます。

ご提示いただきました日程につきまして、下記の日時にお伺いしたく存じます。

〇月〇日（月） 14:00～

当日は、これまでの経験をどのよう御社で活かせるかお話しできることを楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

署名 氏名：〇〇 〇〇 住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町1-1 電話：090-0000-0000 メール：example@example.com

こちらから希望日程を提示する場合の返信例文

企業から「都合の良い日時を教えてください」と依頼された場合の返信方法です。現職中の場合は、仕事の都合を考慮しつつ、相手が選びやすいように複数の候補日を挙げることが大切です。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただき、大変光栄に存じます。

面接の希望日時につきまして、現職の業務都合上、恐縮ではありますが以下の日程で調整をお願いできますでしょうか。

第一希望：〇月〇日（水） 18:00以降

第二希望：〇月〇日（木） 終日可能

第三希望：〇月〇日（金） 13:00～15:00

上記の日程でご都合が悪い場合は、改めて別の候補日を提示いたしますので、お申し付けください。

お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

在職中の転職活動ならではの注意点

転職活動では、現職の仕事と並行して面接日程を調整する必要があります。そのため、無理な日程で約束をしてしまい、後から変更を依頼することは避けるべきです。確実に対応できる日程を提示することが、お互いにとってのメリットになります。また、連絡先として会社のメールアドレスや電話番号を使用することは厳禁です。必ず個人のメールアドレスと携帯電話番号を使用し、公私混同を避ける姿勢を示します。

メールのやり取りを通じて、採用担当者は「一緒に働きたい人物か」を見ています。丁寧な言葉遣い、相手への配慮、迅速な対応など、基本的なビジネスマナーを徹底することで、面接前の段階から好印象を積み重ねることができます。書類選考を通過した自信を持ちつつ、謙虚で誠実な対応を心がけることが、内定獲得への近道となります。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。