オンラインでの履歴書作成完全ガイド。ツール選びからデータ送付のマナーまで

転職活動において履歴書の作成方法は大きく変化しています。かつては手書きが主流でしたが、現在ではパソコンやスマートフォンを使ってオンラインで作成するWeb履歴書が一般的になりつつあります。作成の手間を大幅に削減できるだけでなく、修正が容易で読みやすいというメリットがありますが、一方でデータならではの注意点やマナーも存在します。オンラインで作成して失礼にならないか、どのようにデータ化して送ればよいのかと迷う方も多いでしょう。ここではオンライン上での履歴書の正しい作成方法やツールの選び方、そしてデータ送付時のマナーについて詳しく解説します。

オンライン作成と手書きのどちらが転職活動で有利か

履歴書をオンライン（パソコンやスマホ）で作成するか、手書きで作成するかは多くの求職者が悩むポイントです。結論から言えば、現在の中途採用市場においてはオンライン作成が主流であり、手書きでないからといってマイナス評価になることはほとんどありません。むしろIT企業やベンチャー企業、合理性を重視するビジネスの現場では、手書きよりもパソコン作成の方が好まれる傾向にあります。

その理由は大きく二つあります。一つ目は読みやすさです。手書きの文字には癖が出ますが、デジタルで作成された履歴書はフォントが統一されており、採用担当者がストレスなく情報を読み取ることができます。二つ目はPCスキルの証明です。オンラインツールやWord、Excelを使って見やすいレイアウトの書類を作成できること自体が、基本的なビジネススキルを持っていることの証明になります。効率的に作成し、浮いた時間を企業研究や志望動機の推敲に充てる方が転職成功への近道となります。

ブラウザ上の作成ツールやアプリを活用するメリット

オンラインで履歴書を作成する方法の一つに、転職サイトなどが提供している履歴書作成サービスやアプリを利用する方法があります。Yagish（ヤギッシュ）やリクナビ、マイナビなどのツールが代表的です。これらのサービスの最大のメリットは、フォームに沿って入力していくだけで自動的にレイアウトされた美しい履歴書が完成する点です。

スマートフォン一つで作成から写真撮影、PDF化まで完結できるため、パソコンを持っていない方や、移動中の隙間時間に作成したい方にとって非常に便利です。また、入力補助機能がついているものも多く、入学・卒業年度の自動計算や、志望動機の例文テンプレートなどが利用できるため、作成にかかる時間を大幅に短縮できます。コンビニエンスストアのマルチコピー機と連携して印刷できる機能がついているものも多いため、面接直前に紙で出力が必要になった場合でも対応しやすいのが特徴です。

ExcelやWordのテンプレートを使用する場合のポイント

パソコン操作に慣れている方であれば、ExcelやWordのテンプレート（フォーマット）をダウンロードして作成する方法もおすすめです。インターネット上にはJIS規格をはじめとする様々なテンプレートが無料で公開されています。この方法のメリットは、自分の使いやすいようにレイアウトを微調整できる点です。

例えば自己PRを重視したい場合は自由記述欄が大きいフォーマットを選んだり、行間や文字数を調整して見栄えを良くしたりすることが可能です。作成する際はフォントを明朝体やゴシック体などの標準的なビジネスフォントで統一し、文字サイズは10.5ポイントから11ポイント程度で見やすく設定します。またテンプレートによっては日付欄に自動更新関数が入っている場合があるため、提出日と異なる日付にならないよう、直接数字を入力して固定するなどの注意が必要です。

写真データの準備とアップロード時の注意点

オンラインで履歴書を作成する場合、証明写真もデータで用意する必要があります。スマートフォンのカメラで自撮りした写真や、スナップ写真の切り抜きを使用するのは避けるべきです。画質が悪かったり背景が不適切だったりすると、仕事に対する意識が低いと判断されるリスクがあります。

理想的なのは写真館で撮影し、データを受け取ることです。プロの撮影による適切なライティングと表情指導があれば、清潔感と信頼感のある写真を用意できます。街中のスピード写真機でも、撮影データをスマートフォンに転送できる機能を持つ機種が増えていますので、そちらを利用するのも良いでしょう。画像をアップロードする際は、指定された縦横比に合わせてトリミングを行い、顔が歪んだりぼやけたりしないように調整します。

PDFファイルへの変換とファイル名の正しい付け方

作成した履歴書を企業に提出する際は、ファイル形式に注意が必要です。Web作成ツールであればダウンロード時にPDFが選択されますが、ExcelやWordで作成した場合も必ずPDF形式に変換してから送付します。Excelなどの編集可能なデータのまま送ってしまうと、採用担当者のパソコン環境によってレイアウトが崩れてしまったり、意図せず内容が書き換えられてしまったりするリスクがあるためです。

またファイル名の付け方にもマナーがあります。「履歴書.pdf」や「名称未設定.pdf」のままでは、採用担当者がファイルを保存した際に誰のデータか分からなくなってしまいます。「20251120_履歴書_氏名.pdf」のように、日付、内容、氏名が一目で分かるファイル名に変更してから送付します。これにより管理の手間を省くことができ、細かな配慮ができる人物であることをアピールできます。

メール添付やアップロード時の送付マナー

完成したWeb履歴書を企業に送る方法は、主にメール添付か応募フォームへのアップロードの二通りです。メールで送る場合は、件名を「応募書類のご送付（氏名）」とし、本文に宛名と用件を明記します。セキュリティの観点からファイルにパスワードを設定すべきか迷うこともありますが、近年はパスワード付きファイル（PPAP）を廃止する企業も増えています。応募先の指示に従うのが基本ですが、特になければそのまま送るか、心配であればパスワードを設定し、続けて送る別のメールでパスワードを通知します。

応募フォームにアップロードする場合は、ファイルサイズの上限に注意します。写真の解像度が高すぎると容量オーバーでアップロードできないことがありますので、画質を保ちつつ適切なサイズに圧縮するなどの調整を行います。オンラインでの履歴書提出は、手軽である反面、ミスも起こりやすいものです。送信ボタンを押す前に、誤字脱字やファイルの添付間違いがないかを入念に確認する習慣をつけてください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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