職務経歴書における「文体」の選び方と書き方のポイント｜読みやすさと信頼感を生むコツ
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応募書類マスター
履歴書をメールで送付する方法。件名・本文の書き方とマナー
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履歴書をメール送付する際の基本マナー
現代の転職活動では、履歴書や職務経歴書をEメールで送付する機会が非常に多くあります。郵送の場合、「送付状（添え状）」を同封するのがマナーですが、メールで送付する場合、その「メール本文」が送付状の役割を果たします。
単にファイルを添付して送るだけでは、ビジネスマナーを理解していないと判断される可能性があります。採用担当者が最初に目にするのは、添付ファイルではなく、あなたのメールです。メールの件名や本文の書き方一つで、あなたの第一印象が大きく左右されることを意識し、丁寧な対応を心がける必要があります。
履歴書ファイルの準備。PDF形式が必須の理由
応募書類をメールで送る際、ファイル形式は「PDF」が絶対の基本です。WordやExcelのファイル形式のまま送付することは、原則として避けるべきです。
なぜなら、WordやExcelのファイルは、閲覧する相手の環境（OSやソフトのバージョンの違い）によって、作成者が意図しないレイアウト崩れや文字化けが発生するリスクがあるからです。また、第三者による編集（改ざん）が容易である点も、公的な応募書類としてはふさわしくありません。
PDF形式は、どのような環境でも作成時のレイアウトのまま閲覧でき、編集も困難です。履歴書や職務経歴書が完成したら、必ず「PDF形式でエクスポート（保存）」する習慣をつけましょう。
応募書類の「ファイル名」の付け方
PDF化した応募書類の「ファイル名」も、採用担当者への配慮が問われるポイントです。「履歴書.pdf」や「名称未設定.pdf」といったファイル名のまま送付するのは不親切です。
採用担当者は、日々多くの応募書類を受け取ります。誰の、何の書類かが一目で分かるように、ファイル名を設定する必要があります。
例：
- 履歴書（氏名）_20251106.pdf
- 職務経歴書（氏名）_20251106.pdf
このように、「書類の種類」「氏名」「日付」を入れておくと、受け取った側が管理しやすくなります。
パスワード（ZIPファイル）は必要か
応募書類のセキュリティ対策として、ファイルをZIP形式で圧縮し、パスワードを設定して送付する方法もあります。この場合、パスワードは別のメールで送るのが一般的です。
しかし、この方法は採用担当者にとっては「ファイルを開く手間が増える」ことにもなります。また、企業によってはセキュリティポリシー上、ZIPファイル（特にパスワード付き）の受信を禁止している場合もあります。
企業の募集要項に「パスワードを設定のこと」といった指定がない限りは、応募者の判断で無理にパスワードをかける必要はありません。PDFファイルをそのまま添付する方が、むしろ親切であるケースが多いのが現状です。
最も重要な「件名」の書き方
採用担当者は、毎日非常に多くのメールを受信します。件名が曖昧だと、他のメールに埋もれてしまったり、迷惑メールと間違われて開封されなかったりするリスクさえあります。
件名は、「何の要件で」「誰が」送ったメールなのかが一目で分かるように、簡潔かつ具体的に記載する必要があります。
例：
- 〇〇職応募の件／山田 太郎
- 営業職（求人番号123）応募に関する書類送付／山田 太郎
募集要項に特定の件名を記載するよう指示がある場合は、必ずその指示に従ってください。件名が空欄であったり、「よろしくお願いします」といった曖昧な件名にしたりするのは、絶対に避けましょう。
メールの「本文」に記載すべき内容
メールの本文は、送付状の代わりです。ファイルだけを添付して本文が「よろしくお願いします」だけでは、熱意が伝わりません。ビジネス文書として、必要な構成要素を漏れなく記載する必要があります。
本文には、簡潔な挨拶、応募の経緯、添付ファイルの内容、面接の依頼、そして結びの挨拶を盛り込みます。
本文の構成（宛名・挨拶・本文・結び・署名）
メール本文は、以下の構成で作成するのが基本です。
宛名
応募先企業の正式名称、部署名、担当者名を記載します。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」とします。
（例：株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様）
挨拶と名乗り
「お世話になっております。〇〇と申します。」と、ご自身の氏名を名乗ります。
本文（応募の経緯と添付の旨）
どの媒体で求人を知り、どの職種に応募したいのかを明記します。
（例：貴社ホームページ（または転職サイト〇〇）にて〇〇職の募集を拝見し、応募いたしました。）
そして、履歴書と職務経歴書をPDFファイルで添付した旨を伝えます。
結び
「ご多忙のところ恐縮ではありますが、応募書類をご査収いただけますと幸いです。」といった形で、書類の確認を依頼します。
続けて、「面接の機会をいただけますと幸いです。」と、面接を希望する旨を伝えます。
最後に「何卒よろしくお願い申し上げます。」と締めくくります。
署名（しょめい）
メールの最後には、必ずご自身の連絡先をまとめた「署名」を記載します。
氏名、郵便番号、住所、電話番号、Eメールアドレスを正確に記載してください。
送信前の最終チェックリスト
メールを送信するボタンを押す前に、以下の項目を必ず最終確認してください。
- 添付ファイルはありますか？ （最も多いミスです）
- ファイル形式はPDFになっていますか？
- ファイル名は適切ですか？
- 宛先（To）のメールアドレスは間違っていませんか？
- 件名は具体的で分かりやすいですか？
- 本文の会社名や担当者名に誤字脱字はありませんか？
- 本文の日本語は正しいですか？
- 署名（ご自身の連絡先）は記載されていますか？
可能であれば、一度ご自身のアドレスにテスト送信し、ファイルが正しく開けるか、レイアウトが崩れていないかを客観的に確認することをお勧めします。
ABOUT ME
人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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