2025.11.05

履歴書を印刷する際の基本ルールと注意点

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パソコンで作成した履歴書を提出する際、最後の「印刷」という工程は、応募者の第一印象を左右する重要なステップです。どれほど内容を練り上げた履歴書であっても、印刷の状態が悪ければ、仕事の丁寧さや配慮に欠けるという印象を与えかねません。ここでは、転職活動で使用する履歴書を印刷する際の基本的なルールや、知っておくべき注意点について詳しく解説いたします。

Contents

履歴書の印刷用紙。適切なサイズは。
用紙の種類。コピー用紙でも良いか。
印刷設定の基本。片面印刷の徹底。
印刷する場所。自宅プリンターがない場合。
コンビニエンスストアでの印刷方法と注意点
印刷後の確認。汚れやかすれは厳禁。
複数枚になった場合のまとめ方
予備の印刷とデータ保存の重要性
まとめ。丁寧な印刷が第一印象を決める

履歴書の印刷用紙。適切なサイズは。

まず、印刷用紙のサイズ選びです。現代のビジネス文書はA4サイズが標準となっています。そのため、履歴書もA4サイズで印刷することが最も一般的であり、推奨されます。同時に提出する職務経歴書がA4サイズで作成されることが多いため、応募書類全体のサイズを統一する意味でもA4が適切です。企業から特にサイズの指定がない限りは、A4サイズを選ぶと良いでしょう。もし企業側からB5サイズなどの指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。

用紙の種類。コピー用紙でも良いか。

用紙の質も、印象を左右する要素の一つです。一般的なコピー用紙でも問題はありませんが、紙が薄く、やや安価な印象を与える可能性もあります。もし可能であれば、文房具店などで市販されている「履歴書用」の紙や、少し厚手で白色度の高い「上質紙」を選ぶと、より丁寧でしっかりとした印象になります。ただし、色付きの紙や光沢紙、特殊な模様の入った紙は、ビジネス文書として不適切なため、必ず無地の白い紙を使用してください。

印刷設定の基本。片面印刷の徹底。

履歴書を印刷する上で、最も守るべきルールが「片面印刷」です。履歴書がA4用紙2枚にわたる場合でも、A4用紙2枚に分けて、それぞれ片面ずつ印刷します。1枚の紙の表と裏に印刷する「両面印刷」は、ビジネスマナー違反とされています。採用担当者が書類を読みにくい、コピーやスキャンがしにくいといった不都合が生じるため、絶対に避けてください。

印刷する場所。自宅プリンターがない場合。

ご自宅にプリンターがあれば、ご自身のタイミングで印刷できるため便利です。その際は、インクがかすれていないか、汚れがないかを必ず確認してください。もしご自宅にプリンターがない場合や、印刷品質に不安がある場合は、コンビニエンスストアのマルチコピー機を利用するのが一般的です。大学の印刷機なども利用できる場合があります。

コンビニエンスストアでの印刷方法と注意点

コンビニエンスストアで印刷する場合、作成した履歴書のデータ（PDF形式を推奨）をUSBメモリに保存して持参するか、各社が提供するネットワークプリントサービスを利用します。PDF形式であれば、他のパソコンで開いた際にレイアウトが崩れる心配がありません。印刷時には、用紙サイズ（A4）、カラーモード（白黒で可）、そして「片面印刷」の設定を間違えないよう、細心の注意を払ってください。また、印刷後はUSBメモリの取り忘れや、データの削除忘れがないように確認しましょう。

印刷後の確認。汚れやかすれは厳禁。

印刷が完了したら、それで終わりではありません。必ず印刷された履歴書を隅々まで確認してください。インクのかすれやにじみ、トナーの汚れ、紙の端が折れていないか、プリンターのローラー跡がついていないかなど、細かくチェックします。少しでも汚れや不備がある場合は、見栄えが悪く、マイナスの印象につながるため、手間を惜しまず新しい用紙に印刷し直してください。

複数枚になった場合のまとめ方

履歴書がA4用紙2枚になった場合、それらをまとめる際にもマナーがあります。ホッチキス（ステープラー）で留めるのは避けてください。これは、採用担当者がコピーやスキャンを取る際に、針を外す手間をかけてしまうためです。1枚目（基本情報）を上、2枚目（志望動機など）を下にして順番通りに重ね、左上をゼムクリップで1箇所留めるのが適切な方法です。

予備の印刷とデータ保存の重要性

履歴書は、提出する分だけではなく、1部か2部、予備として多めに印刷しておくと安心です。面接に持参する際、万が一汚してしまった場合などに対応できます。また、作成した履歴書の最終データ（PDFと、編集可能なWordやExcelファイル）は、応募企業ごとに分けて、必ずご自身のパソコンやクラウドストレージに保存しておきましょう。