2025.03.18

履歴書のデータ作成・送付方法｜作り方・フォーマット・送信時の注意点を解説

keireki0530

Contents

はじめに
1. 履歴書をデータで作成する方法
- ① 履歴書データを作成する方法（ツール別）
- ② おすすめの履歴書テンプレート（無料ダウンロード可能）
2. 履歴書データの保存方法（Word・PDF・Excel）
- ① 履歴書データの適切な保存形式
3. 履歴書データの送信方法（メール・オンライン提出）
- ① メールで履歴書データを送る方法
- ② 履歴書データをオンライン応募フォームで提出する方法
4. 履歴書データ作成・送信時の注意点
- ① 手書き履歴書をデータ化する方法
- ② 履歴書データの誤送信を防ぐ
5. まとめ

はじめに

近年、企業の採用活動では「履歴書をデータで送付してください」と求められるケースが増えています。「履歴書をデータで作成する方法は？」「どのフォーマットで保存すればいい？」「データ履歴書を送るときの注意点は？」 などの疑問を持つ方も多いでしょう。

✅ 履歴書をデータで作成する方法とは？
✅ 履歴書の適切なフォーマット（Word・PDF・Excel）は？
✅ 履歴書データをメールで送信するときの注意点は？

本記事では、履歴書をデータで作成・送信する方法、フォーマットの選び方、送信時のマナーを詳しく解説します。

1. 履歴書をデータで作成する方法

履歴書のデータ作成は、Word・Excel・オンラインツールを使用するのが一般的です。

① 履歴書データを作成する方法（ツール別）

作成方法	特徴	おすすめ度
Word（ワード）	書式が整いやすく、自由に編集可能	★★★★☆
Excel（エクセル）	罫線の調整がしやすいが、フォーマットが崩れやすい	★★★☆☆
オンラインツール	doda・マイナビなどのテンプレートが利用可能	★★★★★
Googleドキュメント・スプレッドシート	クラウド上で管理可能、編集しやすい	★★★★☆

📌 Wordやオンラインツールを使うと、フォーマットが崩れにくく、履歴書をデータで作成しやすい！

② おすすめの履歴書テンプレート（無料ダウンロード可能）

✅ 履歴書テンプレートをダウンロードできるサイト

サイト名	特徴	URL
doda	転職用の履歴書テンプレートが豊富	doda公式サイト
マイナビ転職	Word・PDFの履歴書が無料ダウンロード可能	マイナビ転職
ハローワーク	JIS規格の履歴書を提供	ハローワーク公式

📌 オンラインで履歴書を作成すれば、簡単にデータ化できる！

2. 履歴書データの保存方法（Word・PDF・Excel）

履歴書をデータで作成した後、適切な形式で保存することが重要です。

① 履歴書データの適切な保存形式

ファイル形式	特徴	おすすめ度
PDF（推奨）	フォーマットが崩れない・企業側で編集できない	★★★★★
Word（.docx）	企業が編集できるが、レイアウトが崩れる可能性あり	★★★☆☆
Excel（.xlsx）	罫線がズレやすく、履歴書には不向き	★★☆☆☆

📌 履歴書データは「PDF形式」で保存し、送付するのがベスト！

✅ 【Wordで作成した履歴書をPDFに変換する方法】

Wordファイルを開く
「ファイル」→「名前を付けて保存」
「ファイルの種類」から「PDF」を選択し、保存

📌 履歴書データをPDF化することで、レイアウト崩れを防げる！

3. 履歴書データの送信方法（メール・オンライン提出）

① メールで履歴書データを送る方法

履歴書データをメールで送る際は、ファイル名の設定・本文の書き方・マナーを意識することが大切です。

✅ 【メール送信時のポイント】

件名を明確にする

件名：履歴書送付の件（○○○○）

メール本文に簡潔なメッセージを記載する

株式会社○○○○
採用担当者様  

お世話になっております。  
貴社の求人に応募させていただきました○○○○（氏名）と申します。  
履歴書を添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。  

添付ファイル：  
・履歴書（氏名）.pdf  

何卒よろしくお願い申し上げます。  

○○○○（氏名）  
メールアドレス：xxxx@example.com  
電話番号：090-XXXX-XXXX

ファイル名を適切にする

履歴書_氏名.pdf

📌 適切なファイル名とメール本文を心がけることで、採用担当者に好印象を与えられる！

② 履歴書データをオンライン応募フォームで提出する方法

企業によっては、マイページや採用フォームから履歴書データをアップロードするケースもあります。

✅ 【オンライン提出時のポイント】

指定のフォーマット（PDF・Word）を確認する
ファイルサイズの上限を確認し、必要なら圧縮する（推奨：2MB以下）
履歴書の内容を最終チェックし、誤字脱字がないか確認する

📌 応募フォームでは、企業の指定フォーマットに従うことが重要！

4. 履歴書データ作成・送信時の注意点

① 手書き履歴書をデータ化する方法

手書きの履歴書をデータで送る場合は、スキャンしてPDF化する方法がおすすめです。

✅ 【スキャンアプリを活用する】

Adobe Scan（iOS / Android対応）
CamScanner（iOS / Android対応）

📌 スキャンした履歴書は、PDF形式で保存するときれいに送れる！

② 履歴書データの誤送信を防ぐ

✅ 送信前にチェックすべき項目 ☑ ファイル名は適切か？（履歴書_氏名.pdf など）
☑ 送信する履歴書の内容に誤字・脱字がないか？
☑ 履歴書以外の不要なファイルを添付していないか？

📌 履歴書データを送る前に、必ず内容を見直すことが大切！

5. まとめ

履歴書のデータ作成・送信を適切に行うことで、採用担当者に好印象を与え、スムーズに選考を進めることができます。

✅ 履歴書のデータ作成は「Word・オンラインツール」がおすすめ
✅ 保存形式は「PDF」がベスト（フォーマット崩れを防ぐ）
✅ 履歴書データを送信する際は、メール本文やファイル名を適切に設定する
✅ オンライン応募フォームでは、企業の指定フォーマットに従う
✅ 手書き履歴書は、スキャンアプリを使ってデータ化する

📌 履歴書データを正しく作成・送信し、就職・転職活動を成功させましょう！

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