秘書の転職。職務経歴書で高度なサポート能力と専門性を伝える書き方

秘書の転職と職務経歴書の重要性

秘書職の転職活動において、職務経歴書は自身の専門性を伝えるために非常に重要な書類となります。秘書業務は、スケジュール管理や来客対応といった定型的な業務だけでなく、担当する上司や組織が円滑に業務を遂行できるよう、先を見越したサポートや高度な調整能力、そして何よりも厳格な機密保持意識が求められます。これらの目に見えにくい「高度なサポートスキル」を、採用担当者に具体的に理解してもらうために、職務経歴書の役割は極めて重要です。

職務要約。秘書としてのキャリアの核

職務経歴書の冒頭に記載する職務要約は、採用担当者が応募者のキャリア概要を把握するための導入部分です。ここでは、秘書としての経験年数、主にサポートしてきた役職（例。代表取締役、役員、本部長など）やその人数、そして自身の核となる強み（例。複雑なスケジュール調整、英語対応、経営層サポート経験）を、3行から5行程度で簡潔にまとめます。

職務経歴欄。サポート体制と規模感の明示

職務経歴欄では、在籍した企業ごとに、まず自身がサポートしていた対象者を明確に記載します。例えば、「代表取締役社長 1名の専属秘書として従事」「〇〇本部長および担当役員 計2名のサポートを担当」といった形で、役職と人数を明記することが重要です。これにより、採用担当者は応募者が担っていた責任の範囲や業務のボリューム感を具体的にイメージすることができます。

秘書業務（1）スケジュール管理とタスク遂行

秘書業務の根幹であるスケジュール管理については、単に「予定調整」と記載するだけでは不十分です。例えば、「社内外の複数関係者との調整を要する複雑な会議設定」「国内外の出張手配（航空券、宿泊先、ビザ申請）」「会食や贈答品、慶弔関連の手配」といった形で、その業務の具体性と複雑性が伝わるように記述します。上司のタスクが円滑に進むよう、先読みして行動した点をアピールします。

秘書業務（2）コミュニケーションと調整業務

秘書は組織の「窓口」としての役割も担います。「役員宛の来客・電話・メール対応（日本語・英語）」といった日常業務に加え、社内外の重要人物（例。取引先幹部、株主、他部門の役員）との円滑な「調整業務」や「中継役」としての経験は、高度なコミュニケーション能力を示す上で重要です。

秘書業務（3）文書・資料作成と情報管理

担当業務として、「各種会議資料（PowerPoint等）の作成補助」「取締役会議事録の作成・管理」「契約書などの重要文書のファイリング」「経費精算処理」といった内容も具体的に記載します。特に、経営に関わる重要情報や個人情報を扱う立場として、「厳格な機密保持」を徹底して業務にあたってきた姿勢は、信頼性の証として必ずアピールすべき点です。

主体的な業務改善（カイゼン）実績のアピール

秘書業務は受け身と見なされがちですが、その中で主体的に行った「業務改善」の実績は、高く評価されます。例えば、「スケジュール管理ツールの新機能を導入し、重複ブッキングを撲滅した」「非効率だった経費精算プロセスを見直し、月初の処理時間を〇時間短縮した」「後任者用の業務マニュアルを作成し、業務の標準化に貢献した」といった具体的な取り組みは、自身の問題解決能力を示す強力なアピールとなります。

活かせるスキル・資格の明記

自己PRやスキル欄では、秘書業務に不可欠なスキルをまとめます。「PCスキル（Word、Excelでの関数操作、PowerPointでの資料作成）」「ビジネスレベルの英語力（TOEIC〇〇〇点、英語でのメール・電話対応）」、そして「秘書技能検定（〇級）」「CBS（国際秘書）検定」といった保有資格は、客観的な能力の証明となります。

自己PR。ホスピタリティと先読み能力

自己PR欄では、職務経歴で示した経験に基づき、自身の秘書としての強みを強調します。「常に上司の立場や意図を先読みし、円滑な業務遂行をサポートするホスピタリティ」「複雑な利害関係を調整する高いコミュニケーション能力」「機密情報を扱う責任感」といった強みを、応募先企業の求める人物像と結びつけ、どのように貢献できるのかを具体的に述べて締めくくります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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