職務経歴書の印刷マナー完全版。サイズ・用紙・両面の是非など採用担当者が気にするポイント

Webでの応募が主流となった現在でも、最終面接での持参や郵送での提出など、職務経歴書を「紙」に印刷して提出する機会はなくなりません。モニター越しでは気づかなかったミスが、紙になると目立ってしまうこともあります。また、使用する用紙の質や印刷の仕上がりは、応募者の志望度やビジネスマナーを判断する材料の一つにもなります。ここでは、書類選考や面接の場においてマイナス評価を受けないための、職務経歴書の正しい印刷ルールとフォーマット設定について解説します。

サイズは「A4」が絶対の基本

職務経歴書を印刷する際、用紙サイズは「A4」を選ぶのが基本ルールです。履歴書にはB5サイズ（B4二つ折り）も存在しますが、ビジネス文書の標準はあくまでA4判です。企業の書類管理はA4で行われていることがほとんどであるため、サイズを合わせることは相手への配慮になります。

稀に「A3用紙1枚（A4の2枚分）」にまとめて印刷するケースもありますが、これは手渡しの場合に限った特例と考えたほうが無難です。ファイリングのしやすさやコピーをとる際の手間を考慮すると、A4サイズでの提出が最も親切であり、失敗がありません。

「片面印刷」と「両面印刷」どちらが正解か

枚数が2枚以上にわたる場合、資源の節約や厚みを減らすために「両面印刷」をしようと考える方がいますが、これは避けるべきです。職務経歴書は「片面印刷」が鉄則です。理由は以下の2点にあります。

1. 一覧性の確保採用担当者は、2枚の書類を机の上に並べて、経歴全体を見渡しながら読み込むことがあります。両面印刷だと、ひっくり返しながら読まなければならず、思考が分断されてしまいます。
2. 裏写りの防止一般的なコピー用紙で両面印刷をすると、裏面の文字が透けて見えてしまい、非常に読みづらくなります。

2枚以上になる場合は、それぞれ片面に印刷し、左上をクリップで留めて提出します。この際、ホッチキス（ステープラー）は使わないのがマナーです。採用担当者がコピーをとったりスキャンしたりする際に、針を外す手間がかかるからです。

コンビニ印刷か自宅プリンターか

印刷の品質も第一印象を左右します。自宅にインクジェットプリンターがある場合でも、インク詰まりによるカスレや、紙詰まりによる汚れがないかを厳しくチェックしてください。少しでも不鮮明な場合は、コンビニエンスストアのマルチコピー機を利用することをおすすめします。

コンビニのコピー機は業務用のレーザープリンターを使用しているため、文字の輪郭がくっきりとし、黒色が鮮明に出ます。トナーが紙に定着しているため、水濡れやマーカーにも強く、ビジネス書類として非常に高品質な仕上がりになります。数十円のコストでプロフェッショナルな印象を与えられるため、ここぞという場面ではコンビニ印刷を活用するのが賢明です。

用紙選びで差をつける

使用する「紙」にもこだわりを持つことで、書類のグレードを上げることができます。一般的なコピー用紙（PPC用紙）でも問題はありませんが、文具店などで販売されている「上質紙」や「履歴書・職務経歴書用印刷用紙」を使用すると、より好印象です。

これらの用紙は通常のコピー用紙よりも少し厚みがあり、白色度が高く作られています。手に持ったときのしっかりとした質感や、透けにくさは、書類の扱いに対する丁寧さを採用担当者に伝えます。特に郵送で送る場合は、封筒の中で折れ曲がりにくいというメリットもあります。

印刷前に確認すべきフォーマット設定

いざ印刷してみると、画面で見ていたレイアウトと異なってしまうことがあります。印刷前に以下の設定を必ず確認してください。

余白の設定

上下左右に適切な余白（20ミリから25ミリ程度）があるか確認します。余白が狭すぎると、印刷時に端が切れてしまったり、ファイリングした際に文字が隠れてしまったりする恐れがあります。

ページ番号（フッター）の挿入

複数枚になる場合は、フッター（ページ下部）に「ページ番号」と「氏名」を入れておくのがマナーです。「1/2」「2/2」のように総ページ数が分かるようにしておくと、万が一書類がバラバラになった際にも安心です。

PDF化してから印刷する

WordやExcelから直接印刷すると、プリンターとの相性によって改行位置がずれることがあります。一度PDF形式に変換・保存し、そのPDFファイルを開いて印刷することで、意図した通りのレイアウトで出力することができます。特にコンビニ印刷を利用する場合は、PDFデータを持参（またはネットプリント登録）するのが基本です。

職務経歴書は、あなた自身の分身とも言える書類です。中身を磨き上げることはもちろんですが、最後にそれを「見やすく、美しい状態」で相手に届ける印刷の工程まで気を抜かずに準備を行ってください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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