職務経歴書は「A4」が絶対のルール。枚数・印刷・余白の正解を完全解説

転職活動で提出する職務経歴書のサイズについて、B5サイズで作るべきか、それともA4サイズで作るべきか迷われる方がいらっしゃいます。結論から申し上げますと、職務経歴書のサイズは「A4」が絶対の正解です。ビジネス文書の世界標準がA4であることに加え、採用担当者の管理のしやすさや、情報の見やすさを考慮すると、それ以外のサイズを選ぶメリットはありません。ここでは、なぜA4サイズでなければならないのかという理由から、A4用紙に収める際の最適な枚数、読みやすくするためのレイアウト設定、そして印刷時の用紙選びまで、書類選考を有利に進めるための「A4フォーマット」の活用術について解説します。

なぜ職務経歴書は「A4サイズ」一択なのか

履歴書にはB5サイズ（B4二つ折り）のものが市販されていますが、職務経歴書に関してはA4サイズ（A3二つ折り含む）以外は基本的に使われません。これには明確な理由があります。

1. ビジネス文書の標準規格であるため

企業の業務で使用される書類のほとんどはA4サイズです。採用担当者が応募書類をコピーしたり、ファイリングしたりする際、サイズが不揃いだと管理の手間が発生します。A4で統一することは、読み手への最低限のマナーといえます。

2. 情報量を確保するため

職務経歴書は、自身のスキルや実績をプレゼンテーションする書類です。B5サイズでは用紙が小さく、十分なアピールを書き込むと文字が小さくなりすぎてしまいます。A4サイズであれば、適切なフォントサイズと余白を保ちながら、充実した情報を盛り込むことができます。

A4用紙「何枚」に収めるのがベストか

A4サイズで作ることは決まっても、次に悩むのが「枚数」です。職務経歴書の枚数は「A4用紙2枚」に収めるのがベストであり、採用担当者にとっても最も読みやすい分量です。

A4用紙1枚の場合

第二新卒や経験が浅い方の場合は1枚でも問題ありません。しかし、ある程度のキャリアがある方が1枚で提出すると、「経験が浅い」「アピールすることがない」と判断されるリスクがあります。無理に引き伸ばす必要はありませんが、自己PRや職務要約を充実させ、余白が目立ちすぎないよう工夫が必要です。

A4用紙2枚の場合（最適）

直近の経歴を詳しく書き、過去の経歴を簡潔にまとめ、自己PRもしっかり入る。このバランスが最もとりやすいのが2枚です。採用担当者がストレスなく読み切れる分量でもあります。

A4用紙3枚以上の場合

ハイクラス層や技術職、転職回数が多い方の場合は3枚になっても許容されます。ただし、4枚以上になると「要約力がない」「冗長である」とマイナス評価につながる可能性があります。どうしても長くなる場合は、詳細は「別紙参照」とするか、情報の取捨選択を行って3枚以内に収める努力をしてください。

読みやすさを左右する「余白」と「文字サイズ」の設定

A4サイズのフォーマットを使用する際、Wordなどの設定で気をつけたいのがレイアウトです。用紙の端までぎっしりと文字が詰まっている書類は、圧迫感があり読む気を削いでしまいます。

余白（マージン）の設定

上下左右に「20ミリから25ミリ」程度の余白を設けるのが標準的です。これにより、採用担当者が印刷して読む際に、メモを書き込んだり指で持ったりするスペースが確保され、洗練された印象を与えます。

文字サイズとフォント

本文の文字サイズは「10.5ポイントから11ポイント」が適切です。見出しはそれより大きく（12ポイントから14ポイント）、太字にするなどでメリハリをつけます。フォントはビジネスに適した「明朝体」か「ゴシック体」で統一してください。

印刷する場合の用紙選びと印刷設定

面接時に持参する場合や、郵送で提出する場合は、紙質と印刷方法にもこだわりましょう。

コピー用紙ではなく「上質紙」を使う

家庭用プリンターやコンビニで印刷する場合、ペラペラのコピー用紙では裏写りしてしまい、安っぽい印象を与えます。文具店などで販売されている、少し厚手の「上質紙」や「履歴書・職務経歴書用印刷用紙」を使用すると、白さが際立ち、文字がくっきりと見えます。

必ず「片面印刷」にする

A4用紙2枚以上になる場合、両面印刷ではなく「片面印刷」にしてください。採用担当者は書類を並べて比較検討することが多いため、裏返す手間のいる両面印刷は好まれません。2枚になる場合は、左上をクリップ（ホッチキスは不可の場合が多い）で留めて提出します。

デジタル提出でも「A4設定」を確認する

PDFデータで提出する場合でも、元のWordファイルが「A4設定」になっているか必ず確認してください。稀に「レターサイズ」などの設定になっていると、採用担当者が手元で印刷した際にレイアウトが崩れたり、文字が見切れたりするトラブルが発生します。「ページ設定」を確認し、確実にA4サイズでPDF化することが、書類選考をスムーズに進めるための鉄則です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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