転職活動で書類選考を通過した際のメール返信マナーと採用につながるポイント

転職活動において書類選考通過の連絡を受け取ることは、面接という次のステージへ進むための重要なステップです。企業からの通過連絡メールに対して、どのように返信するかによって、採用担当者が抱く第一印象は大きく変わります。社会人としての基本的なマナーやコミュニケーション能力が問われる場面でもあります。ここでは書類選考通過のメールを受け取った際の適切な返信タイミングや件名の扱い方、そして面接日程調整をスムーズに進めるためのポイントについて詳しく解説します。

返信は原則として24時間以内に行うのが鉄則

企業から書類選考通過の連絡が届いたら、可能な限り迅速に返信することが重要です。基本的にはメールを受信してから24時間以内に返信するのがビジネスマナーとして求められます。レスポンスの速さは、その企業への志望度の高さや、仕事に対するスピード感のアピールになります。特に面接日程の枠が限られている場合、返信が遅れると希望の日時が埋まってしまうリスクがあります。

もし現職の業務が忙しく、日中の返信が難しい場合でも、翌日の午前中までには送信するように心がけます。深夜や早朝にメールを作成した場合は、予約送信機能などを活用して、企業の営業時間内に届くように配慮することも大切です。素早い対応は、相手の時間を大切にしているという意思表示になり、信頼関係の構築につながります。

件名は変更せずに引用返信形式を用いるのがマナー

返信メールを作成する際、件名を変更するべきか迷うことがありますが、基本的には件名を変えずにそのまま返信します。メールソフトによって付与される「Re:」も削除せずに残しておきます。採用担当者は多くの応募者とやり取りを行っており、件名を見てどの案件に関する連絡かを管理しています。件名を書き換えてしまうと、過去の経緯が分かりにくくなり、確認の手間を取らせてしまう可能性があります。

また返信の際は、相手からのメール本文を残したままにする「引用返信」の形式を使用します。これまでのやり取りがスレッドとして残ることで、どのような案内に対する返信なのかが文脈として伝わりやすくなるからです。もし件名に自分の氏名が含まれていない場合は、件名の末尾に括弧書きで氏名を追加しておくと、受信一覧画面で誰からの返信かが一目で分かるようになり親切です。

感謝の言葉と日程調整を含めたメール本文の構成

メール本文の冒頭には、必ず宛名を正確に記載します。会社名は略さずに正式名称で書き、部署名や担当者名も間違いのないように記述します。担当者名が不明な場合は「採用担当者様」とします。挨拶の後に、まずは書類選考を通過させてくれたことへの感謝の言葉を述べます。「この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」や「面接の機会をいただけますこと、心より感謝申し上げます」といった表現を用います。

感謝を伝えた後に、本題である面接日程の調整に入ります。企業から候補日が提示されている場合は、その中から都合の良い日時を指定します。この際、「第一希望の日時でお願いします」とするのではなく、「〇月〇日（月）14時から」と日時を具体的に復唱することで、認識のズレを防ぐことができます。もし提示された日程で都合がつかない場合は、丁寧にお詫びをした上で、こちらから複数の代替案を提示します。

スムーズな日程調整のための具体的な書き方

自分から希望日程を提示する必要がある場合は、相手が選びやすいように選択肢を持たせることが大切です。ピンポイントで日時を指定するのではなく、3つ程度の候補日を挙げると調整がスムーズに進みます。例えば「〇月〇日（月）13時から17時」「〇月〇日（火）終日可能」「〇月〇日（水）10時から12時」といったように、幅を持たせて提示します。

また対面での面接なのか、オンラインでの面接なのかについても確認が必要です。オンライン面接のツールやURLの発行など、事前の準備が必要な場合もあります。メールのやり取りの中で面接形式についても触れておくと、当日のトラブルを避けることができます。文末には「当日は何卒よろしくお願い申し上げます」といった結びの言葉を添え、前向きな姿勢を示します。

送信前の最終確認と署名の設定

メールを作成し終えたら、送信ボタンを押す前に入念なチェックを行います。特に企業名や担当者名の誤字脱字は、失礼にあたるだけでなく、注意力が散漫であるというマイナスの評価につながる可能性があります。また日程や時間に間違いがないか、自分のカレンダーと照らし合わせて再確認することも不可欠です。

メールの最後には必ず署名を入れます。署名には氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。これはビジネスマナーであると同時に、担当者が緊急で連絡を取りたい時にすぐに情報を参照できるようにするためのものです。たった一通のメールですが、そこには応募者の人柄や仕事への姿勢が表れます。丁寧かつ迅速な対応を心がけることで、面接官に会う前から好印象を与え、採用への距離を縮めることができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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