書類選考通過のメール返信ですぐに使える例文とマナー

返信メールの重要性と基本マナー

書類選考通過の連絡が届いたときは、転職活動において大きな一歩を踏み出した瞬間です。しかし、ここで気を抜かずに適切なメール返信を行うことが重要です。採用担当者はメールの文面や返信の早さから、応募者のビジネスマナーや入社意欲を見ています。丁寧で迅速な対応は好印象につながり、その後の面接選考を有利に進めるための要素となります。

返信のタイミングは原則として24時間以内が望ましいです。現職の仕事で忙しい場合でも、翌日の午前中までには返信するように心がけます。もし日程調整に時間がかかる場合でも、まずは連絡へのお礼と、いつまでに日程を回答できるかを伝える一次返信を送るのが誠実な対応です。また、件名は変更せずに返信ボタンを押して作成します。件名を変えてしまうと、採用担当者が過去のやり取りを追えなくなる可能性があるからです。

提示された日程で調整可能な場合の返信例文

企業から複数の面接候補日が送られてきて、その中に都合の良い日時がある場合の返信パターンです。この場合は、提示された日程の中から確実に行ける日時を一つ選んで伝えます。訪問する意思を明確にし、簡潔に返信することがポイントです。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、重ねて御礼申し上げます。

ご提示いただきました日程につきまして、下記の日時にお伺いしたく存じます。

〇月〇日（月） 14:00～

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

貴重なお時間をいただきありがとうございます。

署名 氏名：〇〇 〇〇 電話番号：090-0000-0000 メール：example@example.com

提示された日程が合わず再調整をお願いする場合の返信例文

企業から提示された候補日のすべてで都合がつかない場合は、丁重にお詫びをした上で、別の日程調整を依頼する必要があります。単に都合が悪いと伝えるだけでなく、こちらから代わりの日程案を提示することで、調整をスムーズに進めることができます。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

面接の機会をいただき、大変光栄に存じます。

日程につきまして、ご提示いただいた日時は現職の業務都合により、あいにく調整がつかない状況です。

せっかくのご提案に対し、ご希望に添えず大変申し訳ありません。

もし可能であれば、以下の日程で再度調整をお願いできませんでしょうか。

1. 〇月〇日（水） 18:00以降
2. 〇月〇日（木） 終日可能
3. 〇月〇日（金） 13:00～15:00

お手数をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

こちらから候補日を提示する場合の返信例文

企業から具体的な候補日の提示がなく、希望の日時を教えてほしいと言われた場合の返信パターンです。相手が選びやすいように、複数の候補日（3つ以上が目安）を挙げることが大切です。また、時間帯もピンポイントではなく、ある程度の幅を持たせて伝えると親切です。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、大変嬉しく思います。

面接の希望日時につきまして、私の都合で恐縮ですが、以下の日程で調整をお願いできますでしょうか。

第一希望：〇月〇日（月） 10:00～12:00

第二希望：〇月〇日（火） 16:00～19:00

第三希望：〇月〇日（水） 13:00～15:00

上記の日程でご都合が悪い場合は、改めて別の候補日を提示いたしますので、お申し付けください。

お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

メール送信前の最終チェックポイント

メールを作成し終えたら、送信ボタンを押す前に必ず内容を見直します。宛名に間違いはないか、会社名や担当者名は正確かを確認します。特に（株）のような略語を使わず、株式会社と正式名称で書くことが基本です。また、日程や時間の入力ミスは致命的なトラブルにつながる可能性があります。カレンダーを見ながら、曜日や時間に誤りがないかを再度確認する必要があります。

誤字脱字がないか、敬語の使い方が正しいかも重要なチェック項目です。丁寧すぎる表現や二重敬語になっていないか、あるいは馴れ馴れしい表現になっていないか、客観的に読み返してみます。細部まで配慮が行き届いたメールは、採用担当者に安心感を与え、面接への期待を高める効果があります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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