書類選考通過のメール返信マナーと状況に合わせて使える実践的な例文集

転職活動において書類選考通過の通知が届くことは、内定に向けた大きな第一歩です。しかし喜びも束の間、企業側はあなたの返信メールを通じて、すでにビジネスパーソンとしての資質やマナーをチェックし始めています。面接の日程調整をスムーズに行い、好印象を与えた状態で面接に臨むためには、迅速かつ丁寧なメール対応が欠かせません。ここでは書類選考通過の連絡に対する返信の基本マナーや、様々なシチュエーションに対応できる具体的なメール例文について詳しく解説します。

返信メールにおける基本ルールと心構え

企業から面接の案内メールが届いた際、最も意識すべきは返信のスピードです。基本的にはメールを受信してから24時間以内に返信するのが鉄則です。特に面接日程の枠が限られている場合、返信が遅れると希望の日時が埋まってしまい、調整が難航する可能性があります。早いレスポンスは志望度の高さや業務処理能力の証明にもなりますので、気づいた時点ですぐに対応するよう心がけてください。

また返信メールを作成する際は、件名を変更せずにそのまま返信する「Re:」形式を用います。採用担当者は件名を見てどの案件に関するメールかを管理しているため、件名を変えてしまうと確認作業の手間を増やしてしまうからです。もし自分の氏名が件名に含まれていない場合は、件名の末尾に括弧書きで氏名を追加しておくと、誰からの返信かが一目で分かり親切です。本文についても、これまでのやり取りの経緯が分かるよう、相手からのメール本文を残したまま返信する「引用返信」の形式をとるのがビジネスマナーとして適切です。

提示された日程で面接を受ける場合の返信例文

企業側からあらかじめ複数の面接候補日が提示されており、その中から都合の良い日時を選ぶ場合の返信方法です。このケースでは、確定した日時を復唱し、間違いがないことを相互に確認することが重要です。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（自分の氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、大変嬉しく思います。

ご提示いただきました日程の中で、下記の日時にお伺いしたく存じます。

日時：〇月〇日（月） 14:00から15:00

場所：貴社 本社ビル 3階受付

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

署名 氏名：〇〇 〇〇 住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市… 電話：090-0000-0000 Email：example@email.com

このように、選んだ日時だけでなく場所も記載しておくと、認識のズレを防ぐことができます。また、オンライン面接の場合は「当日は指定のURLより入室いたします」といった一文を添えるとより丁寧です。

提示された日程の都合がつかず変更を依頼する場合の返信例文

現職の業務や他の予定が入っており、企業から提示された全ての日程で都合がつかない場合もあります。その際は、丁重にお詫びをした上で、こちらから新たな候補日を提示する必要があります。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（自分の氏名）

本文：

株式会社〇〇

採用担当者様

お世話になっております。

〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます。

ご提示いただきました日程について確認いたしましたが、現職の業務都合によりお伺いすることが難しく、大変申し訳ございません。

誠に勝手ながら、以下の日程で再度調整をご検討いただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日（火） 18:00以降

・〇月〇日（水） 13:00から15:00の間

・〇月〇日（木） 終日可能

お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

（以下、署名）

ポイントは、単に「都合が悪い」と断るのではなく、具体的な代替案を3つ程度提示することです。また、日程の幅をできるだけ広く持たせることで、再調整の手間を最小限に抑える配慮を見せることが大切です。

こちらから候補日を提示する必要がある場合の返信例文

企業からのメールに「面接の希望日時を複数教えてください」と記載されている場合は、自分のスケジュールから確実に対応できる日時をピックアップして伝えます。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（自分の氏名）

本文：

株式会社〇〇

採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡と、面接のご案内をいただき誠にありがとうございます。

ぜひ面接にお伺いさせていただきたく存じます。

私の希望日程につきまして、以下の通り提示させていただきます。

第一希望：〇月〇日（月） 10:00から12:00

第二希望：〇月〇日（火） 14:00から18:00

第三希望：〇月〇日（水） 16:00以降

上記の日程でご都合が悪い場合は、改めて別の日程を提示させていただきますので、お申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが、調整のほどよろしくお願い申し上げます。

（以下、署名）

候補日を挙げる際は、できれば数日間の中で異なる時間帯を混ぜて提示すると、相手も調整しやすくなります。また「〇日ならいつでも良い」という書き方よりも、ある程度時間を区切って提示したほうが、ビジネスライクで計画性のある印象を与えられます。

面接形式や持ち物の確認を行う場合の追記方法

最近ではオンライン面接と対面面接を選べる場合や、当日持参すべき書類がある場合など、確認事項が発生することもあります。その場合は、日程調整の文面の後に質問事項として追記します。

例文としては、日程を提示した後に「また、当日の面接形式につきまして、オンライン（Zoom等）での実施は可能でしょうか。もし対面のみであれば、貴社にお伺いいたします」といった形で相談を挟みます。あるいは「当日は履歴書と職務経歴書の原本を持参いたしますが、その他に必要な持ち物はございますでしょうか」と確認を入れるのも良いでしょう。

不明点をそのままにして当日トラブルになるよりも、事前にメールで確認しておくほうがリスクを回避でき、しっかりとした準備ができる人材であると評価されます。

返信メールの最後に必ず確認すべき署名と誤字脱字

メールを作成し終えたら、送信ボタンを押す前に必ず誤字脱字のチェックを行います。特に相手の企業名、担当者名の漢字間違いは大変失礼にあたります。また、提示した日時に間違いがないか、カレンダーと照らし合わせて再確認してください。

そしてメールの末尾には必ず署名を入れます。署名には氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを含めます。多くのメールソフトには署名の自動挿入機能がありますので、あらかじめ設定しておくと便利です。たった一通の返信メールですが、ここには社会人としての基本的なマナーが凝縮されています。相手への配慮と感謝の気持ちを込めて丁寧に作成することで、面接官に会う前から信頼関係を築くことができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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