書類選考通過のメールへの返信と面接日程調整のスムーズな進め方

転職活動において書類選考通過の連絡を受け取ることは大きな喜びですが、同時に次のステップである面接に向けた重要なスタートラインでもあります。企業からの連絡に対してどのように返信し、どのように日程調整を行うかは、応募者のビジネスマナーや実務能力を判断する最初の材料となります。ここでは書類選考通過のメールを受け取った際の基本的な返信マナーや、状況に応じた日程調整の具体的な進め方について解説します。

返信のタイミングと件名の取り扱いについて

企業から書類選考通過と面接案内のメールが届いた際、最も重要になるのが返信のスピードです。ビジネスシーンにおいてはレスポンスの早さが信頼につながるため、基本的にはメールを受信してから24時間以内に返信をするのが理想的です。もし就業中などで即座の返信が難しい場合でも、翌日の午前中までには送信するように心がけます。日程調整という性質上、返信が遅れると他の候補者で枠が埋まってしまう可能性もあるため、優先順位を高くして対応する必要があります。

返信する際の件名については、企業から送られてきた件名を変更せずにそのまま使用します。採用担当者は多くの応募者とやり取りを行っているため、件名に含まれる「Re」や元のタイトルを見ることで、どの案件に関する返信かを瞬時に判断しています。件名を変えてしまうと過去の経緯が追いづらくなり、相手に手間を取らせてしまう原因となります。自分の氏名が件名に含まれていない場合は、件名の末尾に氏名を書き添えておくことで、誰からの返信かが一目で分かり親切です。

企業から候補日が提示されている場合の返信

企業側があらかじめ面接の候補日時をいくつか提示してくれている場合は、その中から確実に訪問できる日時を選んで返信します。この際、単に「第一希望の日時でお願いします」と書くのではなく、選んだ日時を具体的に明記して復唱することが大切です。日付や曜日の認識違いによるトラブルを防ぐためにも、月日と曜日、そして時間を正確に記載します。

もし提示された日程のいずれも都合がつかない場合は、素直にその旨を伝え、丁重にお詫びをした上で代替案を提示します。無理をして調整しようとして直前でキャンセルすることになるよりは、最初から確実に時間を確保できる日程で調整し直すほうが、結果としてスムーズに選考が進みます。その際は、なぜ都合がつかないのかという詳細な理由を長々と書く必要はありません。現職の業務都合など簡潔な理由を添えるだけで十分です。

自分から希望日程を提示する場合のポイント

企業から「面接希望日をいくつか挙げてください」と求められた場合は、こちらのスケジュールから候補日をピックアップして提示します。この時に意識すべきは、相手が選びやすいように選択肢を提示することです。ピンポイントで一つの日時だけを指定するのではなく、最低でも3つ以上の候補日を挙げることが望ましいです。また時間帯についても「10時から」と限定するよりは、「13時から17時の間」といったように幅を持たせて記載することで、日程調整のラリーを減らすことができます。

日程を提示する際は、直近すぎる日程や、逆に数週間も先の日程は避けるのが無難です。連絡をした日から数日後から1週間後程度の間で設定すると、企業側も準備がしやすく好印象を与えられます。また対面での面接なのかオンラインでの面接なのかによって移動時間が変わるため、その点も考慮した上で余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。

メールの構成と送信前の最終チェック

返信メールの本文は、相手に失礼がなく、かつ用件が伝わりやすい構成にします。まず宛名として会社名と部署名、担当者名を正確に記載します。担当者名が不明な場合は「採用担当者様」とします。次に書類選考通過への感謝の言葉を述べ、その後に日程調整に関する本題に入ります。最後に結びの挨拶と、氏名や連絡先を記した署名を入れます。

メールを送信する前には、必ず誤字脱字のチェックを行います。特に会社名や担当者名の漢字間違いは大変失礼にあたり、注意力が散漫であるという評価につながりかねません。また提示した日時に間違いがないか、自分のカレンダーと照らし合わせて再確認することも不可欠です。日程調整のメールは事務的な連絡ではありますが、そこには相手への配慮や仕事への丁寧さが表れます。一つひとつのやり取りを丁寧に行うことが、面接官に会う前からの信頼関係構築につながります。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。