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keireki0530
応募書類マスター
書類選考の連絡に対するメール返信の完全ガイドと状況別例文
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Contents
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返信メールの重要性と守るべき基本マナー
転職活動において書類選考の結果連絡が届いた際は、迅速かつ適切な対応が求められます。特に通過の連絡であれば、その後の面接日程調整をスムーズに進める必要があり、メール返信の質が第一印象を左右することもあります。基本的には連絡を受け取ってから24時間以内に返信するのが理想的です。現職の都合で即答できない場合でも、連絡を確認した旨と回答の目安を伝える一次返信を行うことが誠実な対応といえます。
件名については、企業から送られてきたものを変更せずに返信します。採用担当者は多数の応募者を管理しているため、件名を変えてしまうとメールの検索や管理が煩雑になる可能性があります。「Re:」が付いた状態でそのまま返信し、もし件名に自分の氏名がない場合は、末尾に氏名を追加する程度の編集にとどめます。また、本文の宛名は省略せず、会社名、部署名、役職名、担当者名を正確に記載することがビジネスマナーです。
面接日程が提示されている場合の返信例文
企業側からあらかじめ複数の面接候補日が提示されており、その中から都合の良い日時を選ぶケースです。この場合、相手の手間を減らすためにも、確定した日時を明確に伝えます。以下はその例文です。
件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
面接の機会をいただけますこと、重ねて御礼申し上げます。
ご提示いただきました日程につきまして、下記の日時にお伺いしたく存じます。
〇月〇日（月） 14:00～
当日は、これまでの経験をどのよう御社で活かせるかお話しできることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
氏名：〇〇 〇〇
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
こちらから候補日を提示する場合の返信例文
企業から都合の良い日時を教えてほしいと依頼された場合、あるいは提示された日程がすべて合わなかった場合の返信方法です。こちらの都合で調整をお願いするため、相手が選びやすいよう3つ以上の候補日を提示するのがマナーです。
件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
面接の機会をいただき、大変光栄に存じます。
面接の希望日時につきまして、現職の業務都合上、恐縮ではありますが以下の日程で調整をお願いできますでしょうか。
第一希望：〇月〇日（水） 18:00以降
第二希望：〇月〇日（木） 終日可能
第三希望：〇月〇日（金） 13:00～15:00
上記の日程でご都合が悪い場合は、改めて別の候補日を提示いたしますので、お申し付けください。
お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
Web面接やオンライン選考の案内への返信例文
近年増えているWeb面接の案内が届いた場合の返信です。日程調整に加え、オンライン環境の確認や使用ツールについての了承を伝えるとスムーズです。
件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇と申します。
この度は書類選考通過およびWeb面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
面接の機会をいただけますこと、心より感謝申し上げます。
ご提示いただきました日程につきまして、下記の日時でお願いしたく存じます。
〇月〇日（火） 10:00～
当日は、自宅の静かな環境から、通信状況を整えて参加いたします。
ご指定のZoomにつきまして、アカウントの準備も完了しております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
やむを得ず選考を辞退する場合の返信例文
他社で内定が出た場合や、諸事情により選考を辞退せざるを得ない場合もあります。その際は、無視をするのではなく、速やかに辞退の連絡を入れるのが社会人としてのマナーです。理由は詳細に述べる必要はありませんが、機会をいただいた感謝とお詫びを伝えます。
件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
また、面接の機会をご提示いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
大変恐縮ながら、諸事情により今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり誠に申し訳ありません。
本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、ご容赦いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
（署名）
結果の連絡が遅く状況を確認したい場合の例文
書類選考に応募してから2週間以上経過しても連絡がない場合、状況を確認するための問い合わせメールを送ることも選択肢の一つです。催促のような印象を与えないよう、丁寧な言葉選びが必要です。
件名：選考結果につきまして（氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。
〇月〇日に、貴社の〇〇職に応募いたしました〇〇と申します。
その節は応募書類をご査収いただき、ありがとうございました。
本日は、選考状況につきまして確認させていただきたくご連絡いたしました。
もし、結果の通知までにお時間を要するようでしたら、いつ頃のご連絡となるか目安をご教示いただけますでしょうか。
他社の選考との兼ね合いもあり、不躾なお伺いで大変恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
ミスを防いで好印象を残すための最終確認
メールを作成し終えたら、送信ボタンを押す前に必ず内容を見直します。特に日程調整のメールでは、日付と曜日の不一致や、時間の入力ミスがないかをカレンダーと照らし合わせて確認します。また、会社名の表記ミス（株式会社の位置や漢字の間違いなど）は失礼にあたるため、細心の注意を払います。誤字脱字がなく、適切な敬語が使われているか、改行や空白行を使って読みやすいレイアウトになっているかもチェックポイントです。丁寧でミスのないメール返信は、実務能力の証明となり、面接への期待を高める効果があります。
ABOUT ME
人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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