書類選考通過のメール返信でそのまま使える例文集と好印象を与えるマナー

転職活動において書類選考通過の連絡を受け取ることは内定に向けた大きな一歩です。しかし安心するのはまだ早く企業側は返信メールの内容や早さからビジネスパーソンとしての資質やマナーをすでに見定めています。面接の日程調整をスムーズに行い好印象を与えた状態で面接に臨むためには迅速かつ丁寧なメール対応が欠かせません。ここでは書類選考通過の連絡に対する返信の基本マナーや状況に合わせてそのまま使える具体的なメール例文について詳しく解説します。

返信メールにおける基本ルールと心構え

企業から面接の案内メールが届いた際に最も意識すべきことは返信のスピードです。基本的にはメールを受信してから24時間以内に返信するのが鉄則といえます。特に面接日程の枠が限られている場合などは返信が遅れると希望の日時が埋まってしまい調整が難航する可能性もあります。早いレスポンスは志望度の高さや業務処理能力の証明にもなりますので気づいた時点ですぐに対応することが大切です。

また返信メールを作成する際は件名を変更せずにそのまま返信するRe形式を用います。採用担当者は件名を見てどの案件に関するメールかを管理しているため件名を変えてしまうと確認作業の手間を増やしてしまうからです。もし自分の氏名が件名に含まれていない場合は件名の末尾に括弧書きで氏名を追加しておくと誰からの返信かが一目で分かり親切です。本文についてもこれまでのやり取りの経緯が分かるよう相手からのメール本文を残したまま返信する引用返信の形式をとるのがビジネスマナーとして適切です。

提示された日程で調整可能な場合の返信例文

企業側からあらかじめ複数の面接候補日が提示されておりその中から都合の良い日時を選ぶ場合の返信方法です。このケースでは確定した日時を復唱し間違いがないことを相互に確認することが重要です。

件名

Re: 書類選考通過のご連絡（自分の氏名）

本文

株式会社〇〇

人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと大変嬉しく思います。

ご提示いただきました日程の中で下記の日時にお伺いしたく存じます。

日時：〇月〇日（月） 14時から15時

場所：貴社 本社ビル 3階受付

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

（以下署名）

このように選んだ日時だけでなく場所も記載しておくと認識のズレを防ぐことができます。またオンライン面接の場合は当日は指定のURLより入室いたしますといった一文を添えるとより丁寧な印象になります。

提示された日程の都合がつかない場合の返信例文

現職の業務や他の予定が入っており企業から提示された全ての日程で都合がつかない場合もあります。その際は丁重にお詫びをした上でこちらから新たな候補日を提示する必要があります。

件名

Re: 書類選考通過のご連絡（自分の氏名）

本文

株式会社〇〇

採用担当者様

お世話になっております。

〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

面接の機会をいただき心より感謝申し上げます。

ご提示いただきました日程について確認いたしましたが現職の業務都合によりお伺いすることが難しく大変申し訳ございません。

誠に勝手ながら以下の日程で再度調整をご検討いただくことは可能でしょうか。

希望日時

第一希望：〇月〇日（火） 18時以降

第二希望：〇月〇日（水） 13時から15時の間

第三希望：〇月〇日（木） 終日可能

お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですがご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

（以下署名）

ポイントは単に都合が悪いと断るのではなく具体的な代替案を3つ程度提示することです。また日程の幅をできるだけ広く持たせることで再調整の手間を最小限に抑える配慮を見せることが大切です。

自分の希望日程を提示する場合の返信例文

企業からのメールに面接の希望日時を複数教えてくださいと記載されている場合は自分のスケジュールから確実に対応できる日時をピックアップして伝えます。

件名

Re: 書類選考通過のご連絡（自分の氏名）

本文

株式会社〇〇

採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡と面接のご案内をいただき誠にありがとうございます。

ぜひ面接にお伺いさせていただきたく存じます。

私の希望日程につきまして以下の通り提示させていただきます。

第一希望：〇月〇日（月） 10時から12時

第二希望：〇月〇日（火） 14時から18時

第三希望：〇月〇日（水） 16時以降

上記の日程でご都合が悪い場合は改めて別の日程を提示させていただきますのでお申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが調整のほどよろしくお願い申し上げます。

（以下署名）

候補日を挙げる際はできれば数日間の中で異なる時間帯を混ぜて提示すると相手も調整しやすくなります。またいつでも良いという書き方よりもある程度時間を区切って提示したほうがビジネスライクで計画性のある印象を与えられます。

送信前に確認すべき署名と誤字脱字

メールを作成し終えたら送信ボタンを押す前に必ず誤字脱字のチェックを行います。特に相手の企業名や担当者名の漢字間違いは大変失礼にあたります。また提示した日時に間違いがないかカレンダーと照らし合わせて再確認してください。

そしてメールの末尾には必ず署名を入れます。署名には氏名や郵便番号や住所や電話番号やメールアドレスを含めます。多くのメールソフトには署名の自動挿入機能がありますのであらかじめ設定しておくと便利です。たった一通の返信メールですがここには社会人としての基本的なマナーが凝縮されています。相手への配慮と感謝の気持ちを込めて丁寧に作成することで面接官に会う前から信頼関係を築くことができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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