書類選考の結果メールが来ない時の原因と問い合わせメールの書き方

連絡が遅れる背景には企業側の事情があります

応募書類を送付してから数日経過しても企業から何の音沙汰もないと、不安な気持ちになるのは当然のことです。しかし、連絡が来ないからといって、必ずしも不採用であるとは限りません。企業側には応募者には見えない様々な事情があり、それによって選考プロセスが遅延している可能性があります。

よくあるケースとしては、想定以上の応募があり、採用担当者が書類の確認に追われている状況です。特に人気企業や条件の良い求人の場合、一人ひとりの書類を精査するのに物理的な時間がかかっています。また、採用担当者が他の業務と兼務している場合、繁忙期と重なって選考業務が後回しになっていることもあります。さらに、合格ラインぎりぎりのラインにいる場合、他の有力な候補者との比較を行うために、あえて連絡を保留にしていることもあります。連絡が来ないことは、慎重に選考が進められている証拠である可能性もあります。

返信を待つべき期間の目安とサイレントお祈りの可能性

書類選考の結果連絡にかかる期間は企業によって異なりますが、一般的には1週間から2週間程度が目安となります。早ければ数日で連絡が来ることもありますが、社内での決裁フローが複雑な大手企業などでは時間がかかる傾向にあります。まずは応募から1週間程度は、焦らずに待つ姿勢が必要です。

一方で、不採用の場合には連絡をしないという方針をとっている企業もあります。これはいわゆるサイレントお祈りと呼ばれるものです。求人の募集要項や応募完了時の自動返信メールに、合格者のみに連絡するという記載がある場合は、このパターンの可能性が高いです。そのような記載がない場合でも、応募から2週間以上経過しても連絡がない場合は、残念ながら今回は縁がなかったと判断せざるを得ない状況と言えます。いつまでも連絡を待ち続けて時間を浪費するよりも、一定の期間が過ぎたら気持ちを切り替えることも重要です。

状況確認の問い合わせをする際のマナー

2週間以上待っても連絡がなく、かつ合格者のみ連絡という記載もない場合は、企業に選考状況を問い合わせてみることも一つの手段です。ただし、問い合わせをする際は、相手を急かしたり責めたりするような態度は厳禁です。あくまで状況を確認させていただきたいという謙虚な姿勢で連絡を入れることがマナーです。

連絡手段としては、電話ではなくメールを使用するのが基本です。電話は相手の業務を中断させてしまうため、緊急時以外は避けるのが無難です。また、問い合わせをする前に、自身のメールボックスの迷惑メールフォルダやゴミ箱を必ず確認します。企業からの連絡が誤って振り分けられているケースは意外と多くあります。こちらの確認不足で問い合わせをしてしまうと、管理能力を疑われることになりかねないため注意が必要です。

問い合わせメールの具体的な作成方法

実際に企業へ問い合わせをする際のメール文面は、丁寧かつ簡潔に作成します。件名には、選考状況のお伺いという用件と、自分の氏名を明記し、採用担当者が一目で内容を把握できるようにします。

本文の書き出しは、採用担当者様という宛名から始め、挨拶の後に自分がいつ応募した何という名前の者かを名乗ります。その上で、応募書類を送付してから一定期間が経過したため、選考状況の目途について教示してほしい旨を伝えます。この時、合否の結果そのものを聞くのではなく、いつ頃結果が出るかという目安を聞く形にすると角が立ちません。また、もし選考中であればこのメールへの返信は不要ですという一文を添えることで、相手への配慮を示すことができます。最後に、お忙しい中お手数をおかけしますという結びの言葉と、氏名や連絡先を記載した署名を入れて送信します。

連絡待ちの時間を次の対策に活かす重要性

結果の連絡が来ない期間は、何も手につかない状態になりがちですが、この時間を有効活用することが転職活動の成功につながります。1社の結果だけを待つのではなく、並行して他の企業の求人を探したり、応募書類を見直したりすることをお勧めします。

もし今回の応募で良い結果が得られなかったとしても、その期間に職務経歴書をブラッシュアップしていれば、次のチャンスですぐに行動を起こすことができます。連絡が来ない時間は、自分自身の市場価値を高めるための準備期間であると前向きに捉え、活動を止めずに継続することが大切です。複数の選択肢を持つことで精神的な余裕も生まれ、結果的に良い転職先と巡り会える可能性が高まります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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