書類選考におけるメール返信の正しいマナーと好印象を与えるポイント

転職活動では履歴書や職務経歴書の作成に全力を注ぎますが、実は書類選考のプロセスにおいて企業とのメールのやり取りも評価の一部となっていることは意外と知られていません。応募書類の送付から受領の連絡、そして選考結果の通知に至るまで、メール返信の一つひとつに社会人としてのマナーやコミュニケーション能力が表れます。ここでは書類選考に関連するメール返信で気をつけるべき基本的なマナーや、採用担当者に好印象を与えるためのポイントについて詳しく解説します。

件名は変えずに引用返信を行うのが基本

企業から届いたメールに返信をする際、最も基本的かつ重要なルールは件名を変更しないことです。ビジネスメールでは件名を見るだけでどの案件に関する連絡かが分かるようになっています。採用担当者は多くの応募者と並行してやり取りを行っているため、件名を書き換えてしまうと過去の経緯が追えなくなり、管理の手間を増やしてしまう可能性があります。「Re:」がついた状態で返信することは失礼にはあたりませんので、そのままの状態で送信するのが正解です。

また返信メールを作成する際は、相手からの元のメッセージを残したままにする「引用返信」を使用することが望ましいです。これまでのやり取りがスレッドとして残ることで、担当者が前後の文脈をすぐに確認できるためです。こちらの判断で本文を削除してしまうと、何に対する返信なのかが不明確になりコミュニケーションの齟齬（そご）を生む原因になります。相手の業務効率を配慮した形式で返信することが、ビジネススキルへの評価につながる可能性があります。

書類受領の連絡に対する返信は必要か

書類選考の過程で、企業から「応募書類を受領しました」という事務的な連絡が来ることがあります。これに対して返信すべきかどうか迷うケースが多いですが、基本的には返信をしておいた方が丁寧な印象を与えられます。確かに自動送信のような形式であれば返信不要な場合もありますが、担当者の署名が入っている個別のメールであれば、「ご確認いただきありがとうございます」と一言返信するのが無難です。

このちょっとしたやり取りが、志望度の高さや丁寧な人柄をアピールするきっかけになります。ただし長文を送る必要はありません。件名はそのままで、本文には挨拶と受領連絡への感謝、そして「選考結果のご連絡をお待ちしております」といった簡潔なメッセージを添えるだけで十分です。相手の時間を奪わないよう配慮しつつ、礼儀正しさを示すことがポイントです。

返信のタイミングと時間帯への配慮

メールの返信はスピードが命です。基本的には受信から24時間以内に返信するのがマナーです。レスポンスの早さは仕事への意欲や能力の高さとして捉えられることが多く、特に選考日程の調整などが含まれる場合は早い方が希望を通しやすくなります。もし現職の都合などで即答できない場合でも、「内容を確認しました。〇日までに改めてご連絡いたします」といった一次返信を入れておくと、相手を安心させることができます。

送信する時間帯にも注意が必要です。基本的には企業の営業時間内に送るのがベストです。深夜や早朝にメールを送ると、「生活リズムが乱れているのではないか」「入社後も時間外労働を厭わない働き方をするのではないか」といった不要な懸念を抱かれる可能性があります。どうしても夜間に作成しなければならない場合は、メールソフトの予約送信機能を活用し、翌朝の始業時間に合わせて送信されるよう設定しておくと良いでしょう。

メール本文の構成と正しい言葉遣い

返信メールの本文は、読みやすさと礼儀正しさが求められます。書き出しは必ず「会社名」「部署名」「担当者名」を正確に記載します。会社名は（株）などで略さず「株式会社」と正式名称で書くのがマナーです。担当者名が不明な場合は「採用担当者様」とします。

挨拶文の後は結論から簡潔に述べます。日程調整であれば希望日時を、問い合わせへの回答であればその内容をわかりやすく記述します。だらだらと長い文章は避け、相手が知りたい情報を最短で伝えられるよう構成を工夫します。また文末には必ず署名を入れます。氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載した署名は、ビジネスメールの必須要素です。これがないと、担当者が電話連絡をしたい時などにわざわざ履歴書を確認し直さなければならず、手間をかけさせてしまいます。

言葉遣いに関しては、過剰な敬語になりすぎないよう注意しつつ、「です・ます」調で丁寧にまとめます。よくある間違いとして、「了解しました」は目上の人には失礼にあたるため、「承知いたしました」や「かしこまりました」を使用します。また「貴社」は書き言葉、「御社」は話し言葉という区別も基本ですが、メールは書き言葉ですので「貴社」を使用するのが適切です。

誤字脱字と添付ファイルの最終確認

メールを送信する直前には、必ず誤字脱字のチェックを行います。特に相手の企業名や担当者名の漢字間違いは大変失礼にあたり、志望度が低いと判断される致命的なミスになります。変換ミスがないか、敬語の使い方が間違っていないかを一字一句確認します。

また追加書類の提出などを求められている場合は、添付ファイル漏れがないかも確認が必要です。ファイル名も「履歴書」だけでなく、「【氏名】履歴書_20251117」のように、中身と誰のものかが一目で分かる名前に変更しておくと親切です。パスワードを設定する場合は、ファイル送付のメールとは別にパスワード通知のメールを送るなどのセキュリティへの配慮も重要です。こうした細部への気配りができるかどうかが、書類選考の結果を左右する一つの要素となることがあります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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