書類選考のメールマナー完全ガイド。応募書類の送り方から通過時の返信まで徹底解説

転職活動における書類選考では、履歴書や職務経歴書の内容だけでなく、企業とのメールのやり取りも評価の対象となります。件名の書き方や返信のスピード、言葉遣いといったメールマナーは、応募者のビジネススキルや実務能力を判断する重要な材料となるからです。特に応募書類をメールで送付する際や、面接の日程調整を行う際には、適切なマナーを守ることで採用担当者に好印象を与えることができます。ここでは書類選考にまつわるメール対応の基本ルールと、シーン別の具体的な例文、そして注意すべきポイントについて詳しく解説します。

【応募時】履歴書・職務経歴書をメールで送る際のマナーと例文

近年では郵送ではなく、メールで応募書類を提出するケースが増えています。この際、ファイルをただ添付して送るだけでは不十分です。ビジネスメールとして体裁を整え、セキュリティにも配慮する必要があります。

件名は一目で用件と氏名が分かるようにする

採用担当者は毎日大量のメールを受信しています。そのため件名は開封しなくても内容が分かるようにするのが鉄則です。「応募書類の送付につきまして（氏名）」や「〇〇職への応募の件（氏名）」といったように、用件と自分の氏名を必ず明記します。「履歴書をお送りします」だけでは誰からのメールか判別できず、埋もれてしまうリスクがあります。

本文はビジネスメールの基本構成を守る

本文には宛名、挨拶、用件、結び、署名を必ず入れます。いきなりファイルを添付するのではなく、どのような経緯で応募したのか、どのファイルを添付したのかを明記します。

応募書類送付メールの例文

件名：〇〇職への応募につきまして（氏名）

本文：

〇〇株式会社

採用担当 〇〇様

初めてご連絡いたします。

この度、貴社の〇〇職に応募いたしたく、応募書類をお送りいたしました（氏名）と申します。

履歴書および職務経歴書を添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

1. 履歴書（氏名）.pdf
2. 職務経歴書（氏名）.pdf※ファイルにはパスワードを設定しております。後ほど別途メールにてお知らせいたします。

ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名：〇〇 〇〇 住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市… 電話：090-0000-0000 Email：sample@example.com

添付ファイルはPDF形式でパスワードをかけるのが無難

WordやExcelで作成した書類は、送信時にレイアウトが崩れるのを防ぐため、必ずPDF形式に変換して送ります。また個人情報が含まれるため、ファイルにはパスワードを設定し、ファイルを添付したメールとパスワードを通知するメールの2通に分けて送るのが一般的なビジネスマナーとされています（企業側から不要と指示がある場合を除く）。ファイル名は「20250101_履歴書_氏名」のように、内容と誰のものかが分かるように設定します。

【通過時】面接日程調整メールへの返信マナーと例文

書類選考を通過し、面接の案内が届いた際は、喜びを噛み締めつつも迅速かつ冷静に対応することが求められます。

返信は24時間以内に行い件名のReは残す

メールを受け取ったら、可能な限り早く、遅くとも24時間以内に返信します。迅速なレスポンスは志望度の高さと仕事の速さをアピールします。返信の際、件名につくRe:は消さずにそのまま送信します。これにより採用担当者は過去のやり取りをスレッド形式で追うことができ、業務効率が上がります。

日程調整は提示された候補から選ぶか代替案を出す

企業から提示された候補日の中に都合の良い日時がある場合は、その日時を復唱して確定させます。もし都合が合わない場合は、単に無理ですと断るのではなく、大変申し訳ございませんという言葉とともに、こちらから複数の候補日時を提示します。

日程調整メールの例文

件名：Re: 書類選考結果のご連絡（氏名）

本文：

〇〇株式会社

採用担当 〇〇様

お世話になっております。

（氏名）です。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、大変光栄に存じます。

ご提示いただきました日程につきまして、以下の日時でお伺いいたします。

・〇月〇日（月） 14:00～

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

【その他】受領確認や不採用メールへの対応

書類受領メールへの返信は原則不要だが丁寧さを出すなら短く返す

応募書類を送った後に受領しましたという事務的な連絡が来た場合、返信は必須ではありません。しかし丁寧な印象を与えたい場合は、ご確認いただきありがとうございます。選考結果のご連絡をお待ちしておりますといった短い返信をしても構いません。ただし相手の時間を奪わないよう、簡潔に済ませることが重要です。

不採用メールには基本的に返信しなくてよい

残念ながら不採用の通知が届いた場合、返信をする必要はありません。多くの企業ではシステムから自動送信されている場合もあり、個別の返信に対応していないことも多いためです。ただし、面接まで進んで丁寧に対応してもらった場合など、どうしても感謝を伝えたい場合は、選考の機会をいただいたことへの御礼を短く送ることで、気持ちよく区切りをつけることができます。

採用担当者に好印象を与えるメールの細部テクニック

メールの印象を良くするためには、細部への配慮も欠かせません。まず送信する時間帯は、企業の営業時間内（平日9時から18時頃）にするのが無難です。深夜や早朝の送信は、生活リズムが不規則であるという懸念を抱かれるリスクがあります。また、署名は必ず設定しておきます。電話番号やメールアドレスがすぐに確認できる状態にしておくことは、ビジネスパーソンとしての基本です。さらに、適度な改行を入れて読みやすくする、誤字脱字がないか送信前に指差し確認をするなど、相手がストレスなく読めるメールを作成することが、書類選考を有利に進めるための隠れたポイントとなります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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