職務経歴書をスプレッドシートで作るのはあり？スマホ編集やPDF化のメリットと注意点

「自宅にWordが入ったパソコンがない」「スマホやタブレットで隙間時間に職務経歴書を修正したい」という理由から、Googleスプレッドシートでの作成を検討する求職者が増えています。結論から言えば、職務経歴書をスプレッドシートで作成することは全く問題ありません。特にIT企業やベンチャー企業では、Google Workspace（旧G Suite）が業務標準になっていることも多く、違和感を持たれることは少ないでしょう。

ただし、文書作成ソフトではないツールを使う以上、採用担当者に提出する際には守らなければならない「変換のルール」や「見せ方のコツ」が存在します。ここでは、スプレッドシートを活用して効率よく、かつ採用担当者に評価される職務経歴書を作成する方法について解説します。

スプレッドシートで作成する3つのメリット

WordやExcelではなく、あえてスプレッドシートを選ぶことには、現代の転職活動において大きなメリットがあります。

1. デバイスを問わず編集できる（スマホ・PC・タブレット）クラウド上にデータが保存されるため、家ではパソコンで骨子を作り、移動中の電車内でスマホから自己PRを微修正するといった柔軟な使い方が可能です。常に最新の状態が保たれるため、ファイルのバージョン管理（「最新版_ver2.docx」のようなファイル増殖）に悩まされることもありません。
2. 転職エージェントとの共有がスムーズ添削を依頼する際、ファイルをメール添付する必要がありません。「閲覧権限」または「編集権限」を付与した共有URLを送るだけで、リアルタイムにフィードバックをもらうことができます。
3. Excelライクな表組みが簡単プロジェクトごとの実績やスキルセットを表形式で見せたい場合、Wordよりも圧倒的に作成が楽です。行や列の挿入・削除も容易で、レイアウトの修正に時間がかかりません。

提出時の絶対ルールは「PDF化」

スプレッドシートで作成する際、最も注意すべきなのは「提出形式」です。共有URL（リンク）をそのまま企業に送るのはNGです。

採用担当者のGoogleアカウントの環境によっては開けない場合や、レイアウトが崩れて表示されるリスクがあるからです。また、編集権限の設定を間違えると、意図せず書き換えられてしまう恐れもあります。

提出する際は、必ず以下の手順でPDF形式に書き出してください。

【PDF化の手順】

1. メニューの「ファイル」をクリック
2. 「ダウンロード」を選択
3. 「PDF ドキュメント (.pdf)」を選択
4. エクスポート設定で「ページサイズ：A4」「向き：縦」「スケール：幅を用紙に合わせる」などを確認してダウンロード

PDFにすることで、あなたが作成したレイアウトが画像のように固定され、どのような環境でも意図した通りに表示されるようになります。

スプレッドシート特有の「見た目」を整えるテクニック

スプレッドシートは本来「表計算ソフト」であるため、そのまま入力しただけではビジネス文書として見栄えが悪くなることがあります。以下の設定を行うことで、Wordで作ったようなきれいな書類に仕上げることができます。

1. グリッド線（枠線）を消す

デフォルトではセル全体に薄いグレーの線（グリッド線）が表示されています。これが残ったままだと「未完成のデータ」のように見えてしまいます。メニューの「表示」から「グリッド線」のチェックを外し、真っ白なキャンバスの状態にしてから、必要な部分にだけ罫線を引くようにしてください。

2. 長文は「セルの結合」を活用する

職務要約や自己PRなどの長文を入力する際、1つのセルに詰め込むと編集しにくくなります。複数のセルを結合して大きなボックスを作り、その中でテキストを折り返して表示させる設定にすると、レイアウトが整います。

3. 「改ページ」の位置を確認する

スプレッドシートは縦に無限に続くため、A4用紙の区切りが見えにくいのが難点です。印刷プレビューをこまめに確認し、文章の途中でページが切れてしまわないよう、行の高さや余白を調整してください。

スプレッドシートとWord、どちらを選ぶべきか

最後に、状況に応じたツールの使い分けについて整理します。

• スプレッドシートがおすすめの人
  • IT・Web業界、スタートアップ企業を志望する人
  • スマホやタブレットをメインに活動したい人
  • パソコンにMicrosoft Officeが入っていない人
  • 複数のエージェントとデータを共有しながら進めたい人
• Wordがおすすめの人
  • 金融、公務員、伝統的な大手メーカーなどを志望する人（Wordスキル自体が重視される場合がある）
  • 長文の記述が多く、文章の推敲をじっくり行いたい人
  • ネット環境がない場所でも作業したい人

スプレッドシートは非常に強力なツールです。「PDF化して提出する」という基本マナーさえ守れば、効率的かつ高品質な職務経歴書を作成するための大きな武器となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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