職務経歴書はGoogleスプレッドシートで作れる。採用担当者が教える活用メリットと絶対に守るべき提出ルール

転職活動のデジタル化が進む中で、職務経歴書の作成ツールとして「Googleスプレッドシート」を利用する人が増えています。普段の業務で使い慣れているツールで作成したい、あるいはMicrosoft Office（WordやExcel）を持っていないという方にとって、無料で使えるスプレッドシートは非常に魅力的な選択肢です。結論から言えば、職務経歴書をスプレッドシートで作成することは全く問題ありません。しかし、その手軽さゆえに陥りやすいミスや、採用担当者の評価を下げる提出方法も存在します。ここでは、スプレッドシートで職務経歴書を作成するメリットと、書類選考を通過するために絶対に守るべきルールについて解説します。

スプレッドシートで職務経歴書を作成する3つのメリット

WordやExcelではなく、あえてGoogleスプレッドシートを選ぶことには、現代の転職活動にマッチした合理的な理由があります。

1. デバイスを選ばずどこでも編集できる最大のアドバンテージはクラウド保存である点です。パソコンで作成した続きを、移動中の電車内でスマートフォンから修正するといった柔軟な対応が可能です。面接直前に志望動機を微調整したい場合など、スキマ時間を有効活用できるのは大きな強みです。
2. Excel同様にレイアウトが整いやすいスプレッドシートは表計算ソフトであるため、Excelと同様にセルを使って情報を整理できます。プロジェクトごとの期間、役割、実績などを一覧表で見せたい場合、Wordよりもきれいに整列させることができます。特にエンジニアやマーケターなど、数字やデータを扱う職種には向いています。
3. 自動保存とバージョン管理「保存し忘れてデータが消えた」という事故が起こりません。また、変更履歴が自動で残るため、修正前の内容に戻したい場合も簡単に復元できます。推敲を重ねる職務経歴書作成において、この安心感は作業効率を大きく高めます。

絶対にやってはいけない「共有リンク」での提出

スプレッドシートで作成する際、最も注意が必要なのが企業への提出方法です。絶対にやってはいけないのが、スプレッドシートの「共有リンク（URL）」をメールや応募フォームに貼り付けて送ることです。これには以下のリスクがあります。

• セキュリティ意識の欠如とみなされるリンクを知っていれば誰でもアクセスできる状態で個人情報を扱うことは、セキュリティ意識が低いと判断される要因になります。
• 編集履歴が見られてしまう設定によっては、あなたがどのように文章を修正したかという履歴まで見られてしまう可能性があります。推敲の過程を見られるのはマイナス印象につながりかねません。
• 閲覧環境によるトラブル企業のセキュリティ設定によっては、Googleドライブへのアクセスが制限されており、そもそもファイルを開けないことがあります。

正しい提出方法は「PDF形式でのダウンロード」一択

スプレッドシートで作成した職務経歴書は、必ず「PDF形式」に変換してから提出してください。これにより、リンク提出のリスクを回避し、紙の書類と同様の正式な応募書類として扱われます。

PDFへの変換手順

1. メニューバーの「ファイル」をクリックします。
2. 「ダウンロード」を選択し、「PDF ドキュメント (.pdf)」をクリックします。
3. 表示される印刷設定画面で、ページの区切り位置や余白を確認し、「エクスポート」をクリックします。

スプレッドシート作成時に気をつけるべき「印刷範囲」のズレ

スプレッドシートやExcelなどの表計算ソフトは、本来「1枚の紙」としてレイアウトすることを前提としていません。そのため、画面上ではきれいに見えていても、PDF化（印刷プレビュー）した際に、以下のトラブルが頻発します。

• 文章の右端が切れている
• 中途半端な位置で次ページにまたがっている
• 文字が小さすぎて読めない

作成中はこまめに「印刷プレビュー」を確認し、A4サイズに収まっているか、改ページの位置が適切な場所（項目の区切りなど）に来ているかをチェックしてください。この「見た目の調整」を丁寧に行うことが、読み手である採用担当者への配慮となります。

どのような人がスプレッドシートを使うべきか

Googleスプレッドシートは便利なツールですが、すべての職種に最適というわけではありません。

• 向いている人数字や表組みを多用する職種（エンジニア、経理、営業管理など）、PC環境に依存せず作業したい人、Excelの操作に慣れている人。
• 向いていない人長文の自己PRや職務要約をしっかり書きたい人。長文のテキスト入力や段落調整は、文書作成ソフトであるGoogleドキュメントやWordの方が優れています。

職務経歴書の本質は中身ですが、それを伝えるための形式も重要です。スプレッドシートの利便性を活かしつつ、最終的には「PDF」というビジネス標準の形に整えて提出することで、効率的かつ効果的な転職活動を進めてください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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