オンライン作成ツール vs Wordダウンロード。職務経歴書はどちらで作るべきか

転職活動のデジタル化が進み、職務経歴書を「オンライン」で作成する求職者が急増しています。「職務経歴書 フォーマット オンライン」と検索する方の中には、ブラウザ上で入力して完成させる「Web作成ツール」を探している方もいれば、オンライン上から「Wordファイルをダウンロード」したい方もいるでしょう。どちらも正解ですが、応募する企業や自身の環境によって向き不向きがあります。ここでは、オンラインでの職務経歴書作成における2つの手法の比較と、採用担当者に評価されるためのツールの選び方について解説します。

1. Web作成ツール（履歴書作成サービス）の特徴

Yagish（ヤギッシュ）やdoda、リクルートなどが提供している、ブラウザやアプリ上で情報を入力するだけで職務経歴書が完成するサービスです。

メリット

• スマホだけで完結するパソコンがなくても、スマホからフォームに入力していくだけで自動的にレイアウトが整った書類が生成されます。移動中などのスキマ時間を有効活用できます。
• レイアウト崩れがないシステムが自動で体裁を整えるため、Wordでありがちな「行がずれる」「文字がはみ出す」といったトラブルが起きません。誰が作っても一定のクオリティが担保されます。
• PDF化が簡単完成したデータはボタン一つでPDFとしてダウンロードでき、そのままメール添付やWeb応募に利用できます。

デメリットと注意点

• 自由度が低いあらかじめ決められた項目に入力するため、「自己PRの欄を大きくしたい」「特定のプロジェクトを目立たせたい」といったレイアウトの微調整ができません。
• 画一的なデザインになる同じツールを使っている応募者が多いため、採用担当者から見ると「またこのフォーマットか」という印象を持たれやすく、差別化が難しくなります。

向いている人

• パソコンを持っていない人
• スピード重視で多くの企業に応募したい人
• 経歴がシンプルで、定型フォーマットに収まる人

2. Googleドキュメント・Word Onlineの特徴

GoogleドキュメントやMicrosoft 365（旧Office Online）などのクラウド型文書作成ツールを使用する方法です。

メリット

• デバイスを問わず編集できるクラウド上に保存されるため、家ではPCで編集し、出先ではスマホやタブレットで確認・修正するといった柔軟な使い方が可能です。
• 自動保存と共有作業内容はリアルタイムで自動保存されるため、データ消失のリスクがありません。また、転職エージェントなどにURLを共有して添削してもらう際にも便利です。

デメリットと注意点

• PDF変換時のズレブラウザ上での表示と、PDF化した際の表示が微妙に異なることがあります。特に改ページの位置がおかしくなることが多いため、提出前の確認が必須です。
• Wordとの互換性Googleドキュメントで作成したものをWord形式（.docx）で書き出すと、レイアウトが崩れることが多々あります。最終提出がPDFであれば問題ありませんが、Wordでの提出を求められた場合は注意が必要です。

向いている人

• 複数のデバイスを行き来して作業したい人
• Googleのツールに慣れているIT・Web業界志望の人

3. オンラインでWordフォーマットをダウンロードする方法

転職サイトなどが配布しているWord形式のフォーマットをダウンロードし、自身のPC（ローカル環境）で編集する方法です。最もオーソドックスですが、ビジネスシーンでは依然として「信頼性が高い」とされる手法です。

メリット

• 自由度と表現力が高い文字の大きさ、行間、余白、表の構成などを自由自在に調整できます。自身の強みに合わせて「見せ方」を工夫できるため、完成度の高い書類が作れます。
• 採用担当者が見慣れているビジネス標準であるWordで作られた書類は、採用担当者にとって最も読みやすく、PCスキル（文書作成能力）の証明にもなります。

デメリットと注意点

• PC環境が必須スマホのWordアプリでも編集は可能ですが、細かいレイアウト調整を行うにはパソコンが必要です。
• 作成に時間がかかる一からレイアウトを整える場合、Web作成ツールに比べて手間と時間がかかります。

向いている人

• 志望度の高い企業へ応募する人
• 経歴が複雑で、自身の強みに合わせて構成を変えたい人
• 事務職や営業職など、PCスキルをアピールしたい人

オンライン作成におけるセキュリティと提出マナー

どの方法で作成する場合でも、以下の2点は必ず守ってください。

1. 個人情報の取り扱いに注意する

ネットカフェや共有のパソコンでオンラインツールを使用する場合は、必ずログアウトし、ダウンロードしたデータを完全に消去してください。また、信頼できる大手サービス以外の作成ツールに安易に個人情報を入力するのは避けるべきです。

2. 提出時は「PDF」にする

Web作成ツールであれGoogleドキュメントであれ、最終的に企業へ提出する際は必ず「PDF形式」で出力してください。オンライン上で作成されたデータは、閲覧環境によって表示が変わるリスクが高いため、レイアウトを固定できるPDFが最も安全で確実です。

結論：状況に応じて使い分けるのが正解

「オンラインフォーマット」に絶対の正解はありません。スカウト待ちや登録用の書類には手軽な「Web作成ツール」を使い、本命企業への応募には自由度の高い「Wordフォーマット（ダウンロード）」を使うなど、目的と状況に応じて使い分けることが、効率的かつ効果的な転職活動につながります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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