職務経歴書はエクセルで作っても大丈夫？採用担当者が教えるExcelフォーマットの活用術と注意点

職務経歴書を作成する際、多くの転職サイトでは「Word（ワード）」形式のフォーマットが推奨されています。しかし、普段の業務でExcel（エクセル）を使い慣れている方にとっては、「Excelで作った方が早いし、きれいに整うのではないか」と考えることもあるでしょう。結論から言えば、職務経歴書をExcelで作成することは全く問題ありません。ただし、Excelには特有のメリットとデメリットがあり、それを理解して使いこなさなければ、かえって読みづらい書類になってしまうリスクもあります。ここでは、Excelフォーマットが向いている人の特徴や、作成時に絶対に守るべきルールについて解説します。

職務経歴書をExcelで作成しても良いケースと向いている職種

一般的に、職務経歴書は文章が主体となるため、文書作成ソフトであるWordが適していると言われます。しかし、以下のような職種やアピール内容の場合は、表計算ソフトであるExcelの方が強みを伝えやすいことがあります。

1. 数字やデータを扱う職種（経理・財務・営業管理）

経理や財務、営業事務など、日頃から数字を扱い、Excelスキルが業務の必須要件となる職種です。Excelできれいにレイアウトされた職務経歴書は、それ自体が「見やすい表を作成できるスキル」の証明になります。関数を使って実績数値を算出したり、グラフを用いたりすることで、実務能力を視覚的にアピールできます。

2. プロジェクト単位の経歴が多い職種（エンジニア・コンサルタント）

SE（システムエンジニア）やコンサルタントのように、期間、プロジェクト名、役割、使用ツールなどを一覧表で整理して見せたい場合、Excelの表機能は非常に便利です。Wordの表機能よりも列幅の調整や行の追加が容易で、情報の密度が高い経歴書を作成するのに向いています。

3. Wordのレイアウト調整が苦手な方

Word特有のインデント（字下げ）やタブ設定に苦戦し、レイアウトが崩れてしまうストレスを感じる方は、セルで枠組みが決まっているExcelの方が、整った見た目の書類を作りやすい場合があります。

Excelフォーマットを使用するメリット

レイアウトが崩れにくい

Excelはセル単位で文字を管理するため、行を増やしたり文字数を変えたりしても、全体のレイアウトが大きく崩れることが少ないのが利点です。特に「編年体式」や「プロジェクト式」のように、左側に年月、右側に内容といった構成にする場合、縦のラインがきれいに揃い、採用担当者にとっても読みやすい書類になります。

情報量が多くても整理しやすい

細かいスキルセットや資格、実績データなど、多くの情報を盛り込みたい場合、Excelであればシート全体を使って整理整頓できます。行間や文字サイズの微調整も直感的に行いやすいため、1枚または2枚に情報を収めたい場合に調整が効きます。

Excelで作成する際のデメリットと致命的なミス

一方で、Excelでの作成には文章作成ソフトではないがゆえの弱点もあります。以下の点に注意しなければ、採用担当者に「配慮が足りない」と判断されかねません。

長文が読みづらくなる

職務要約や自己PRなど、長い文章を書く場合、Excelのセル内改行は読み手にとってストレスになることがあります。セル幅に合わせて無理やり改行を入れると、閲覧環境によって表示が崩れたり、文章が途切れてしまったりするリスクがあります。

印刷範囲の設定ミス

最も多い失敗が「印刷範囲」のズレです。画面上ではきれいに見えていても、印刷すると右端が切れていたり、中途半端な位置で次のページにまたがっていたりすることがあります。採用担当者が紙に印刷して検討する場合、このミスは「確認不足」としてマイナス評価に直結します。

スマホ閲覧時の表示崩れ

近年は採用担当者がスマートフォンやタブレットで応募書類を確認することも増えています。Excelファイルのまま送付すると、モバイル端末ではレイアウトが崩れて表示されることが多く、内容が正しく伝わらない可能性があります。

Excelで職務経歴書を作るなら「PDF化」が絶対条件

Excelで職務経歴書を作成する場合、最も重要なルールは「提出時に必ずPDF形式に変換すること」です。PDFに変換することで、以下の問題をすべて解決できます。

• レイアウトの固定: どの端末、どのOSで見ても、あなたが意図した通りのレイアウトで表示されます。
• 印刷ミスの防止: PDF化した時点でページ区切りが確定するため、印刷時に文字が切れる心配がありません。
• 改ざん防止: 第三者が誤って内容を書き換えてしまうリスクを防げます。

Excelで作成し、PDFで提出する。この手順を守れば、Excelフォーマットのメリットである「見やすさ」を最大限に活かしつつ、デメリットをカバーすることができます。

まとめ

職務経歴書にExcelフォーマットを使用することは、数字や表を多用する職種や、整然としたレイアウトを好む方にとって有効な選択肢です。ただし、文章の可読性や印刷設定には細心の注意が必要です。ネット上の無料テンプレートを利用する場合でも、そのまま使うのではなく、自分の経歴が見やすくなるよう列幅などを調整し、最終的には必ずPDFファイルとして完成させることを忘れないでください。ツールは何であれ、読み手である採用担当者が「ストレスなく読めるか」を最優先に考えることが、書類選考突破への近道です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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