職務経歴書はWordとPDF、どちらで提出？作成から保存・提出までの完全ガイド

Wordで作成し、PDFで提出が基本の流れ

転職活動において欠かせない書類のひとつが職務経歴書です。この書類は、これまでの職歴やスキル、実績を具体的に伝える重要なツールであり、履歴書以上に「中身の質」や「読みやすさ」が重視されます。

そんな職務経歴書の作成・提出においてよく聞かれるのが、

「Wordで作ってそのまま提出していいの？」
「PDFにする必要があるの？」

という疑問です。

結論から言えば、職務経歴書はWordで作成し、PDFに変換して提出するのが一般的であり最も推奨される方法です。この記事では、その理由や作成の流れ、PDF化の方法、提出時の注意点まで、詳しく解説します。

なぜ職務経歴書はWordで作成し、PDFで提出するのか？

✅ Wordで作成する理由

• レイアウトや文字の調整が柔軟にできる
• フォーマットやテンプレートが豊富
• 誤字脱字の修正がすぐできる
• 保存形式を自在に変えられる

Microsoft Wordは、ビジネス文書作成のスタンダード。職務経歴書を「見やすく整った状態」で作成するために最適なツールです。

✅ PDFで提出する理由

• レイアウトが崩れない（他のPCやスマホで開いても同じ見た目）
• 文字化けやフォントの違いによるトラブルが起こらない
• 提出書類として信頼性が高い印象を与える
• 閲覧・印刷がしやすく、担当者にも好まれる

特に企業の採用担当者や人材紹介会社では、「WordファイルではなくPDFで提出してください」と明記していることもあります。

WordからPDFに変換する手順（簡単です！）

Wordで職務経歴書を作成したら、提出前に以下の方法でPDFに変換しましょう。

＜手順（Windows版 Word の例）＞

1. Wordファイルを開く
2. 上部メニューの「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」
3. 保存先を選び、ファイル名を「職務経歴書_氏名.pdf」などに設定
4. 「発行」をクリックで完了！

これでレイアウトの崩れない、提出に適したPDF職務経歴書が完成します。

ファイル名の付け方にも気を配ろう

採用担当者が複数の応募者のファイルを管理しやすいように、職務経歴書のファイル名には自分の名前を明記するのがマナーです。

推奨ファイル名の例：

• 職務経歴書_山田太郎.pdf
• 2025_03_職務経歴書_田中一郎.pdf

企業からファイル名の指示がある場合は、必ずそれに従いましょう。

WordとPDF、それぞれの注意点

■ Wordの注意点（作成時）

• 自分のPCでは整っていても、他の環境で開くとレイアウトが崩れる可能性あり
• 誤って編集されたり、変更されるリスクがある
• 提出用には最終版をPDF化することが前提

■ PDFの注意点（提出時）

• 提出後に内容を修正したくなったら、Wordで修正 → 再度PDFに変換が必要
• PDF内の個人情報やデータの取り扱いには注意（パスワード付きで送る場合も）

職務経歴書をPDFにする際のワンポイントアドバイス

• 印刷して最終チェック：フォントサイズやレイアウトが見づらくないか確認
• 1〜2ページに収める：長すぎるPDFは読む側の負担に
• ファイル容量に注意：高解像度のロゴや写真は避け、1MB以内が目安
• PDFにパスワード設定は不要（企業指示がある場合を除く）

PDFで提出した後にWordファイルが必要になる場合も

企業や人材紹介会社によっては、「PDFで提出後、Wordファイルの原本を求められる」ケースもあります。そのため、Wordファイルは必ず保存しておくことが大切です。

また、企業によっては「職務経歴書はWord形式で提出」と指定される場合もあるため、応募先の指示を事前によく確認しましょう。

まとめ｜職務経歴書は「Wordで作成 → PDFで提出」が基本！

職務経歴書は、単なるキャリアの記録ではなく、あなたの仕事の質や誠実さを伝えるプレゼン資料のようなものです。そのためには、見やすく整ったレイアウト、適切な形式での提出がとても重要です。

• Wordで作成すれば編集・レイアウト調整が自在
• PDFに変換すれば、提出時の見た目と信頼性が向上
• ファイル名や内容の最終チェックも忘れずに！

この基本を押さえることで、あなたの職務経歴書は「伝わる・読まれる」一枚になります。企業の目に留まる書類を、WordとPDFを活用して自信を持って提出しましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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