職務経歴書の書き方・総務事務の経験をアピールする方法

転職活動において、職務経歴書はご自身の経験と能力を伝える重要な書類があります。総務事務の職務経歴書を作成する際は、その業務の幅広さと、会社全体を支えるサポート力を具体的に示すことが求められます。採用担当者は、ご自身が持つ「正確性」「迅速性」、そして「調整能力」を注視しています。

総務事務の多岐にわたる業務範囲

総務事務の仕事は、特定の専門分野に留まらず、企業の運営に関わる多岐にわたる業務を含みます。ご自身の経験を棚卸しし、どのような範囲の業務まで対応できるのかを明確に示すことが、書類作成の第一歩となります。

担当業務の具体的な記述

まず、ご自身が担当してきた業務を具体的に書き出す必要があります。単に「総務事務全般」と記載するだけでは、ご自身のスキルは伝わりません。「電話・来客対応（代表電話の取次ぎ、来客者の案内）」「郵便物・宅配便の仕分けと発送業務」「社内文書の作成・管理（Word、Excel使用）」といったように、日常的に行っていた業務を詳細に記述します。

備品管理とコスト意識

オフィスで使用する消耗品や備品の発注・在庫管理も、総務事務の重要な業務の一つあります。この経験を記載する際は、単に「発注業務」と書くだけでなく、「適正な在庫数を維持し、欠品を防いだ」といった管理能力や、「複数の業者から相見積もりを取り、〇％のコスト削減に貢献した」といったコスト意識を持って取り組んだ点を補足すると、高く評価されます。

オフィス環境整備とサポート力

従業員が働きやすい環境を整えることも、総務事務の役割であります。例えば、「会議室の予約管理と設営」「オフィス機器のリース管理・メンテナンス手配」「社内清掃の管理」といった、社内全体へのサポート経験は、ご自身の気配りやホスピタリティを示すアピールポイントとなります。

他部署との調整とコミュニケーション

総務事務は、社内の様々な部署や従業員からの問い合わせ窓口となることも多くあります。他部署からの依頼や相談に対し、どのように対応し、円滑な業務遂行をサポートしてきたか。その経験は、ご自身の高い「コミュニケーション能力」や「調整力」の証明となります。

業務改善や効率化への貢献

日々の定型業務（ルーティンワーク）をこなすだけでなく、その中でご自身が主体的に行った「工夫」や「改善」があれば、ぜひ記載します。例えば、「各種申請書類のフォーマットを統一し、申請ミスを削減した」「よくある問い合わせ内容をまとめたマニュアルを作成した」といった小さな改善活動は、ご自身の問題意識の高さと貢献意欲を示すものとなります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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