職務経歴書を作成したいが、過去の業務内容を覚えていない時の対処法

転職活動において職務経歴書は、ご自身のこれまでの経験やスキルを伝えるための重要な書類です。しかし、いざ作成しようとした時、過去の勤務先の正確な入社・退社日や、具体的な業務内容、担当していたプロジェクトの詳細などを明確に覚えていない、と悩むことがあります。特に、在籍期間が短かったり、逆に長期間勤務していたり、あるいは転職回数が多かったりすると、記憶が曖昧になるのは自然なことです。

なぜ詳細な職務内容が必要か

採用担当者は、職務経歴書を通じて、応募者が「どのような環境で」「どのような役割を担い」「どのような成果を上げてきたか」を具体的に知りたいと考えています。詳細が曖昧な記述では、ご自身の持つ本来のスキルや強みが十分に伝わらず、書類選考で不利になってしまう可能性もあります。ご自身の経験を正確にアピールするためにも、できる限り詳細を思い出す努力が必要です。

記憶を呼び起こすための手がかりを探す

まずはご自身の手元に残っている、当時を思い出すための資料を探します。過去の給与明細、源泉徴収票、雇用保険被保険者証などは、正確な在籍期間や会社名を証明する上で役立ちます。また、当時使用していた手帳やカレンダー、業務ノートなども、日々のスケジュールやタスクを思い出す貴重な手がかりとなります。

パソコンやメールの履歴を確認する

もし、過去に使用していたパソコンや、個人のメールアドレスの送受信履歴が残っている場合、それらを確認することも有効です。業務で作成した文書ファイル、送受信したメールの件名や本文、あるいは交換した名刺のデータなどから、担当していた業務、関わっていたプロジェクト、やり取りをしていた関係者などを具体的に思い出せる場合があります。

公的記録で正確な事実を確認する

ご自身の手元に資料が何も残っておらず、在籍期間などの事実関係がどうしても確認できない場合は、公的な記録を頼る方法があります。例えば、「ねんきん定期便」や、年金事務所で発行される「被保険者記録照会回答票」には、これまでの厚生年金の加入履歴が記載されています。また、ハローワーク（公共職業安定所）では、雇用保険の加入履歴を確認することができます。

典型的な一日や一週間を書き出す

資料が見つからない業務内容については、記憶を頼りに書き出す作業を行います。その際、いきなり全てを思い出そうとするのではなく、「出社してから退社するまでの典型的な一日」や「週ごと・月ごとに行っていた定型業務」を時系列で書き出してみるのが効果的です。例えば、「午前中は主に何をしていたか」「誰と頻繁に連絡を取っていたか」「どのようなツール（ソフトウェアなど）を使っていたか」を連想することで、具体的な業務内容が見えてきます。

思い出せない場合の記述方法

様々な方法を試しても、具体的な実績（数値など）や詳細な業務内容をどうしても思い出せない部分もあるかもしれません。その場合、憶測や事実と異なる内容を記載することは絶対に避けるべきです。虚偽の記載は、後々ご自身の信頼を失うことにつながります。思い出せない場合は、その業務を通じて「どのような役割を担うことが多かったか」「何を心掛けて業務に取り組んでいたか」「その経験からどのようなスキル（例：調整力、正確性、課題発見力）が身についたか」という点に焦点を当てて記述します。

経験を整理し、誠実に伝える

職務経歴書は、ご自身のキャリアを誠実に伝える書類です。記憶が曖昧な部分について無理に詳細を創作するよりも、思い出せる事実関係に基づき、ご自身がどのように貢献できるかを論理的に説明することが大切です。過去の経験を丁寧に整理し、自信を持ってアピールしてください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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