職務経歴書の書き方をわかりやすく解説！採用担当者に伝わる作成のコツ

職務経歴書は「わかりやすさ」が命！採用担当者の視点を知ろう

転職活動において職務経歴書は、あなたの実力を証明し、面接への切符を手に入れるための最も重要なプレゼンテーション資料です。しかし、多くの人が「何をどう書けばいいのかわからない」「自分の経歴に自信がない」と悩み、筆が止まってしまいます。実は、職務経歴書で最も大切なのは、立派な経歴を並べることよりも、読み手である採用担当者にとって「わかりやすく」書かれているかどうかです。

採用担当者は日々、膨大な数の応募書類に目を通しています。そのため、一人の書類にかける時間はわずか数分程度と言われています。パッと見た瞬間に「何をしてきた人か」「何ができる人か」が伝わらなければ、詳しく読まれることなく不採用となってしまうリスクがあります。逆に言えば、情報を整理し、要点を絞ってわかりやすく伝えることができれば、それだけで「相手への配慮ができる」「論理的思考力がある」という評価につながります。難しく考える必要はありません。基本の構成を押さえ、読む人の負担を減らす工夫を凝らすことが、書類選考を突破する近道となります。

これだけでOK！職務経歴書を構成する4つの基本ブロック

職務経歴書は自由形式ですが、採用担当者が知りたい情報は決まっています。あれもこれもと詰め込むのではなく、以下の4つの基本ブロックを上から順に配置することで、誰でも簡単に、論理的でわかりやすい構成を作ることができます。

1. 職務要約（キャリアのあらすじ）冒頭に配置する、あなたのキャリアの要約です。200文字から300文字程度で、「誰に対して」「何を」「どのように」提供してきたか、そして主な実績を簡潔にまとめます。ここは「つかみ」の部分であり、ここを読めば全体像が把握できるようにします。
2. 活かせる経験・知識・技術（スキルの棚卸し）あなたの持っている武器を箇条書きでリストアップします。PCスキル、語学力、保有資格のほか、「法人営業経験5年」や「マネジメント経験」といった実務スキルを整理して記載します。忙しい採用担当者は、ここを見て応募条件を満たしているかを瞬時に判断します。
3. 職務経歴詳細（メインパート）勤務した企業ごとに、在籍期間、事業内容、規模（従業員数・売上高）、配属部署、役職、そして具体的な担当業務と実績を記載します。時系列に沿って、事実を正確に伝えます。
4. 自己PR（熱意と貢献）これまでの経験を踏まえ、仕事に対する信念や強み、そして応募企業でどのように貢献したいかという熱意を文章で表現します。

誰でも「わかりやすい」書類が作れる3つのレイアウトテクニック

内容が決まったら、次は見た目（レイアウト）を整えます。どんなに良いことが書いてあっても、文字がびっしりと詰まった書類は読む気を削いでしまいます。以下の3つのテクニックを使うだけで、視認性は劇的に向上します。

1. 見出しと箇条書きを活用する長い文章でダラダラと書くのは避けましょう。「業務内容」や「実績」などの項目ごとに見出しをつけ、内容は箇条書きにします。「・」を使ってリスト化するだけで、情報は整理され、スッと頭に入ってくるようになります。
2. A4用紙2枚に収める職務経歴書の枚数は、A4用紙で2枚がベストです。1枚では情報不足、3枚以上だと長すぎると判断される傾向にあります。情報を取捨選択し、コンパクトにまとめる編集能力も評価の対象です。
3. フォントと余白を統一する使用するフォントは「明朝体」か「ゴシック体」のどちらかに統一します。文字サイズは10.5ポイントから11ポイントが見やすいです。また、上下左右に適度な余白を設けることで、圧迫感のない洗練された書類になります。

内容を具体化して説得力を高める文章術

わかりやすい職務経歴書にするためには、曖昧な表現を避け、具体的かつ客観的な言葉を選ぶことが大切です。「頑張りました」「貢献しました」といった主観的な感想ではなく、事実に基づいた記述を心がけます。

最も効果的なのは「数字」を使うことです。「営業成績が向上しました」と書くよりも、「売上目標を120パーセント達成しました」と書くほうが、成果の大きさは誰の目にも明らかになります。数字で表せない業務の場合でも、「業務効率化のためにマニュアルを作成した」「ミスを防ぐためにダブルチェックを徹底した」といった具体的な行動（プロセス）を記述することで、説得力を持たせることができます。また、社内用語や専門用語は極力使わず、誰が読んでもわかる一般的なビジネス用語に変換して書く配慮も必要です。

自分に合ったフォーマットを選んで書きやすさをアップ

職務経歴書の書き方には、大きく分けて3つのフォーマット（形式）があります。自分の経歴が最も魅力的に見える形式を選ぶことで、作成がスムーズになり、アピール力も高まります。

• 編年体式（へんねんたいしき）過去から現在に向かって、時系列順に職歴を記載する方法です。習熟度やキャリアの積み上げ過程が伝わりやすいため、社会人経験が浅い方や、一貫したキャリアを歩んできた方に適しています。最も一般的で、迷ったらこの形式を選べば間違いありません。
• 逆編年体式（ぎゃくへんねんたいしき）直近の職歴から過去に遡って記載する方法です。採用担当者は現在の能力に最も関心があるため、直近の実績を強調したい場合や、即戦力性をアピールしたい場合に有効です。
• キャリア式時系列ではなく、職種やプロジェクト単位でまとめて記載する方法です。転職回数が多くて時系列では経歴が細切れに見えてしまう場合や、技術職などで専門分野ごとのスキルを強調したい場合に適しています。

提出前の最終チェックで完成度を高める

職務経歴書が完成したら、すぐに提出するのではなく、必ず見直しの時間を設けてください。誤字脱字があるだけで、「仕事が雑な人」という印象を与えてしまう可能性があるからです。パソコンの校正機能を使うだけでなく、一度プリントアウトして紙の状態で確認することをお勧めします。

また、入学・卒業の年度や入退社の年月が履歴書と一致しているかどうかも重要なチェックポイントです。西暦と和暦が混在していないかどうかも確認し、書類全体での統一感を意識します。自分一人でチェックするのが不安な場合は、家族や友人、あるいは転職エージェントなどの第三者に読んでもらい、わかりにくい箇所がないか感想をもらうのも有効です。細部まで丁寧に作られた職務経歴書は、あなたの実務能力の高さと誠実さを証明してくれます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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