一般事務の書類選考を突破する職務経歴書の書き方と実践的な見本

一般事務の職務経歴書は正確性と効率化の証明が合否を分けます

一般事務職は転職市場において非常に人気が高く、一つの求人に多くの応募者が殺到する激戦区です。そのため職務経歴書を作成する際には、単に事務作業ができますと伝えるだけでは不十分です。採用担当者は膨大な応募書類の中から、自社の業務を正確かつスピーディーにこなし、周囲と円滑に連携できる人物を探し出そうとしています。ルーチンワークと思われがちな事務職ですが、その業務品質には個人差が大きく表れるため、実務能力の高さを客観的に証明することが書類選考突破の鍵となります。

職務経歴書では、担当していた業務範囲を明確にすることはもちろん、その業務をいかに効率的にミスなく遂行してきたかというプロセスを具体的に記述する必要があります。またパソコンスキルやコミュニケーション能力といった基礎的なビジネススキルがどのレベルにあるかを詳細に伝えることで、即戦力としての期待感を高めることができます。ここでは一般事務職ならではの職務経歴書の書き方と、そのまま使える実践的な見本について解説します。

そのまま使える一般事務の職務経歴書見本と構成のポイント

職務経歴書を作成する際は、読み手が情報を拾いやすいように項目を立てて整理することが大切です。以下に標準的な一般事務の職務経歴書の記載例を紹介します。ご自身の経歴に合わせて内容を調整し活用してください。

職務要約

大学卒業後、株式会社〇〇に入社し約3年間にわたり営業事務として従事してまいりました。受発注業務や請求書発行、電話応対などを担当し、正確かつスピーディーな事務処理を心がけました。また業務マニュアルの作成を行い、部署全体の業務効率化にも貢献いたしました。現在は日商簿記2級の取得に向けて学習を継続しており、実務の幅を広げる努力をしております。

職務経歴詳細

在籍期間は2020年4月から現在までです。

勤務先は株式会社〇〇で、事業内容は食品商社、従業員数は100名、雇用形態は正社員です。

所属は営業部業務課でした。

担当業務の内容

営業事務として以下の業務を担当しました。専用システムを使用した受発注データ入力は月間約500件行いました。見積書および請求書の作成と発送業務、顧客からの電話応対および来客対応も日常的に行いました。また営業資料の作成補助としてWordやExcelを使用し、会議資料の準備も担当しました。

実績と取り組み

入力ミスの削減に向けダブルチェック体制を提案し、入力ミスゼロを1年間継続しました。またExcelの関数を活用して集計業務を自動化し、月初の作業時間を約3時間短縮することに成功しました。

活かせる経験とスキル

PCスキルとしてExcelはVLOOKUP関数やピボットテーブルの使用が可能です。Wordはビジネス文書作成や差込印刷が可能です。PowerPointはアニメーションを含むプレゼンテーション資料の作成が可能です。資格は日商簿記検定3級とMOS Excelスペシャリストを保有しています。

自己PR

私の強みは周囲の状況を把握し先回りしてサポートする力です。営業担当者が商談に集中できるよう、資料の事前準備やスケジュールのリマインドを徹底しました。貴社においても正確な事務処理とホスピタリティを持って業務に貢献したいと考えています。

パソコンスキルは使用可能なソフトと機能を具体的に記載する

事務職の選考においてパソコンスキルは必須の能力であり、最も分かりやすい判断基準となります。WordやExcelが使えるという抽象的な表現ではなく、具体的にどの程度の作業が可能かを明記することが重要です。例えばExcelであれば、データの入力だけでなく、四則演算、IF関数やVLOOKUP関数を用いた集計、ピボットテーブルによるデータ分析、マクロの修正や作成が可能であるかなどを文章で記述します。

Wordであれば、ビジネス文書の作成だけでなく、差込印刷機能や図表の挿入、社内報のレイアウト作成経験などがあればアピールになります。PowerPointについても、既存資料の修正だけでなく、新規でプレゼンテーション資料を作成できるレベルなのかを伝えます。使用していた会計ソフトや専用システムの名称も記載しておくと、新しい環境への順応性を判断する材料になります。パソコンスキルを具体的に書くことは、入社後の教育コストがかからない人材であるという強力なメッセージとなり、書類選考において有利に働きます。

業務の処理件数やスピードを数値化して実務能力を伝える

事務職の成果は数字で見えにくいと思われがちですが、意識して数値化することで説得力のある職務経歴書になります。担当していた業務のボリュームやスピード感を伝えるために、具体的な数字を盛り込んで記述します。例えば電話応対であれば1日平均何件対応していたか、データ入力であれば月間に何件のデータを処理していたか、請求書発行であれば何社分を担当していたかといった具合です。

また正確性を示す指標として、入力ミスの発生率を低減させた実績や、ダブルチェック体制の構築によるミスゼロの継続期間などを記載するのも効果的です。数値を用いることで、採用担当者はあなたがどの程度の業務負荷に耐えられるか、またどの程度のスピードで業務を回せるかを具体的にイメージできるようになります。忙しい環境下でも正確に業務を遂行できる処理能力の高さは、どのような企業でも歓迎されるスキルです。

業務効率化や改善提案のエピソードで主体性をアピールする

言われたことをただこなすだけでなく、自ら考えて業務を改善しようとする姿勢は、事務職において高く評価されるポイントです。日々の業務の中で感じた非効率な部分をどのように改善したか、具体的なエピソードを職務経歴書に盛り込みます。例えば手書きで行っていた集計作業をExcelでフォーマット化し作業時間を短縮した経験や、ファイリング方法を見直して書類検索の効率を上げた実績などを記述します。

またマニュアルを作成して業務の標準化を図ったり、消耗品の発注ルールを見直して経費削減に貢献したりした経験も立派な実績です。こうした改善活動は、コスト意識や問題解決能力を持っていることの証明になります。事務職は会社の利益を直接生み出す部門ではありませんが、業務効率化を通じて間接的に利益に貢献できることをアピールすることで、単なる作業者ではない価値ある人材として評価されます。

未経験から事務職を目指す場合のポータブルスキルの活かし方

販売職や営業職など異業種から未経験で一般事務を目指す場合、実務経験がないことを不安に思うかもしれません。しかし前職で培ったポータブルスキルを事務職向けに翻訳して伝えることで、十分にアピールすることが可能です。例えば接客業で培った相手の意図を汲み取る力や臨機応変な対応力は、事務職における電話応対や社内調整業務に直結します。営業職で培った目標達成意欲やスケジュール管理能力は、納期を守って業務を遂行する力として評価されます。

また未経験であるからこそ、現在パソコンスキルを習得するために行っている努力や、資格取得に向けた勉強の進捗状況を具体的に記載し、学習意欲の高さを伝えることが重要です。前職での経験が事務職としてどのように活きるかを論理的に説明し、早期に戦力になれるポテンシャルがあることを職務経歴書全体で表現してください。

読みやすさを追求したレイアウトで事務処理能力を証明する

最後に職務経歴書自体の見た目にもこだわることが重要です。事務職は文書作成を行う機会が多いため、職務経歴書そのものが文書作成能力のサンプルとして見られます。誤字脱字がないことはもちろん、フォントや文字サイズの統一、適切な改行や余白の設定など、読み手にとってストレスのないレイアウトを心がけます。

情報は詰め込みすぎず、見出しをつけて整理し、A4用紙1枚から2枚程度にまとめます。パッと見た瞬間に整っていると感じさせる書類を作成することは、丁寧で正確な仕事ができる人だという第一印象を与えます。中身の充実とともに、形式面での完成度を高めることが、一般事務の書類選考を突破するための最後の一押しとなります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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