エクセルを活用した職務経歴書の書き方と書類選考を突破するレイアウト術

職務経歴書はエクセルで作成しても問題ありません

転職活動において職務経歴書を作成する際、ワード（Word）で作るべきか、エクセル（Excel）で作るべきか迷う方は少なくありません。一般的には文書作成ソフトであるワードが主流とされていますが、エクセルで作成することも全く問題ありませんし、職種や経歴のタイプによってはエクセルの方が適している場合もあります。

エクセルを使用する最大のメリットは、表形式のレイアウトが整えやすいことです。期間、会社名、業務内容、実績といった項目をセルごとに管理できるため、情報の整理整頓がしやすく、見た目がすっきりとした書類を作成できます。特に、数値実績をアピールしたい営業職や、エンジニアなどの技術職、あるいは経理や事務職など普段からエクセルを多用する職種においては、エクセルで作成することで、間接的にPCスキルを証明することにもつながります。ここでは、エクセルならではの利点を活かし、採用担当者に好印象を与える職務経歴書の作成テクニックについて解説します。

エクセル作成における基本設定とA4サイズへの調整

エクセルは本来、表計算ソフトであり、文書作成用に作られているわけではありません。そのため、職務経歴書として使用する場合には、印刷を前提としたページ設定を行うことが何よりも重要です。まずは、用紙サイズを「A4」に設定し、余白を適切に確保します。エクセルは画面上で見えているレイアウトと、実際に印刷（またはPDF化）した時のレイアウトがずれることが多々あります。作成を始める前に「改ページプレビュー」機能を使用し、A4用紙1枚から2枚の範囲に収まるように印刷範囲を設定してください。

また、フォントについても注意が必要です。ビジネス文書として適切な「明朝体」や「ゴシック体」を選び、文字サイズは10.5ポイントから11ポイント程度を基本とします。エクセルのデフォルト設定のままだと文字が小さすぎたり、フォントがカジュアルすぎたりする場合があるため、必ず調整を行います。読み手である採用担当者が、紙で印刷して読む場合と、PC画面で読む場合の両方を想定し、ストレスなく読める設定を心がけることが大切です。

表形式を活かして時系列と実績を見やすく整理する

エクセルで職務経歴書を作成する際の最大の強みは、表（テーブル）の作成が容易である点です。この利点を活かし、「年月」「会社名・部署名」「業務内容」「実績」といった項目を列ごとに整理して記載します。ワードではタブ設定やインデント調整に手間取るようなレイアウトも、エクセルならセルの幅を調整するだけで美しく整列させることができます。

特に、プロジェクト単位で業務が動くエンジニアやクリエイター、あるいは数字で実績を示す営業職の場合、エクセルの表形式は非常に相性が良いです。左側に期間を置き、右側に担当業務と成果を並べることで、キャリアの変遷と成長のプロセスが一目で分かります。ただし、枠線（罫線）を引きすぎると、かえって読みにくくなることがあります。外枠は太線、内側の区切りは細線や点線にする、あるいはあえて縦の線をなくすなど、表計算シートっぽさを消し、洗練されたビジネス文書に見えるような工夫を凝らしてください。

長文を入力する際の「折り返し」と「セル結合」のテクニック

エクセルで文章を入力する際、セルからはみ出してしまったり、途中で切れてしまったりすることがあります。これを防ぐために、「折り返して全体を表示する」機能を活用します。自己PRや志望動機、職務要約といった長文を記述する箇所では、複数のセルを結合して大きな記入欄を作り、その中で文章をレイアウトします。

この時、文章の改行位置には注意が必要です。エクセルのセル内改行（Alt + Enter）を使い、読みやすい位置で適度に改行を入れます。また、文字の配置設定を「左揃え」「上揃え」にしておくことで、セル内の文章が整然と並びます。ワードのように文章の自動校正機能が充実していないため、誤字脱字や「てにをは」の間違いがないか、目視で入念にチェックすることも忘れてはいけません。エクセルは計算には強いですが、文章作成においては作成者の配慮がより求められるツールであることを意識してください。

画面上の「枠線」を非表示にして仕上がりを確認する

作成中はセルの枠線（グリッド線）が表示されている方が作業しやすいですが、提出用として完成させる際には、表示タブから「目盛線（枠線）」のチェックを外して非表示にすることをお勧めします。これにより、印刷時の仕上がりイメージに近づき、罫線を引いていない部分が真っ白な背景となります。この状態で全体を見渡し、レイアウトのバランスや余白の美しさを確認します。

エクセル特有の「セルのマス目」が見えない状態にすることで、あたかもワードで作成したかのような洗練された印象を与えることができます。また、数字の桁区切り（カンマ）や、日付の表示形式（西暦か和暦か）が統一されているかも確認します。エクセルの機能を使えばこれらの書式統一は簡単に行えますので、表記ゆれのない正確な書類を作成し、事務処理能力の高さをアピールしてください。

提出時は必ずPDFファイルに変換して送付する

エクセルで作成した職務経歴書をメール添付やWebフォームで提出する場合、そのままエクセルファイル（.xlsx）で送ることは避けるべきです。採用担当者のPC環境やエクセルのバージョンによっては、レイアウトが崩れたり、改ページの位置が変わってしまったりするリスクがあるからです。また、誤って内容を編集されてしまう可能性もあります。

提出前には必ず「PDF形式」に変換して保存してください。PDFにすることで、どのような環境で開いても作成者が意図した通りのレイアウトで表示され、情報の保全性も高まります。ファイル名は「職務経歴書_氏名_日付.pdf」のように分かりやすく設定します。エクセルというツールを使いこなしつつ、最終的なアウトプットは相手への配慮を行き届かせた形に整えることが、書類選考を通過するための重要なマナーとなります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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