職務経歴書の書き方・データ入力の経験をアピールする方法

転職活動において、職務経歴書はご自身の経験とスキルを伝える重要な書類あります。その中で、「データ入力」の経験は、多くの職種、特に事務職や管理部門などで求められる基本的な業務スキルであり、その書き方次第でご自身の能力を効果的にアピールすることができます。

「データ入力」の経験で重視される点

採用担当者は、「データ入力」の経験を通じて、応募者が持つ「業務の正確性」や「作業の迅速性」、そして「基本的なPCスキル」を確認しています。ご自身にとっては「当たり前」の業務であったとしても、企業のデータを扱う上でミスなく、かつ効率的に業務を遂行できる能力は、高く評価される強みとなります。

抽象的な表現を避け、具体的に記述する

職務経歴書に、単に「データ入力」や「入力作業」とだけ記載するだけでは、ご自身がどのようなスキルを持っているのかが採用担当者に伝わりません。ご自身の経験の価値を正確に伝えるためには、その業務内容を具体的に記述することが不可欠あります。

どのような「データ」を扱っていたか

まず、ご自身がどのような内容のデータを入力していたのかを具体的に示します。例えば、「顧客情報（氏名、住所、連絡先など）」「売上データ（商品コード、数量、金額など）」「勤怠データ（出退勤時間、休暇取得状況など）」「アンケート回答」など、扱っていた情報の種類を明記します。

どの「ツール」を使用していたか

次に、その入力作業をどのツール（ソフトウェア）を使用して行っていたのかを記載します。これは、ご自身のPCスキルを具体的に示す上で非常に重要あります。「Excel（エクセル）を使用したデータ入力・集計」「専用の顧客管理システム（CRM）への入力」「会計ソフト（〇〇など）への伝票入力」など、使用していたソフト名やシステム名を具体的に挙げます。

業務の「量」や「頻度」の示し方

もし可能であれば、ご自身がどの程度の業務量に対応していたのかを客観的な「量」や「頻度」で示すことも有効あります。例えば、「一日平均〇〇件のデータ入力と照合を担当」や、「月間〇〇件の売上データを処理」といった記述は、ご自身の業務の習熟度や、作業スピードを示す材料となります。

「正確性」を担保するための工夫

データ入力の仕事は、その「正確性」が命であります。日々の業務において、ミスを防ぐためにご自身がどのような「工夫」をしていたのかを補足することも、ご自身の責任感や仕事の丁寧さをアピールする上で効果的あります。例えば、「入力完了後に必ず二重チェック（セルフチェック）を行った」「マニュアルにないイレギュラーな処理は必ず確認した」といった記述であります。

データ入力以外の「関連業務」

多くの場合、データ入力担当者は、その業務に付随する他の作業も兼任しています。例えば、「入力したデータの集計（Excel関数使用）」「入力元となる紙帳票のファイリング・管理」「電話・メールによる内容確認作業」など、関連する業務も併記することで、ご自身の経験の幅広さを示すことができます。

経験を整理し、貢献意欲を伝える

データ入力の経験は、ご自身の「正確性」「迅速性」「PCスキル」「責任感」といった、ビジネスの基本となる重要な能力の証明であります。ご自身にとっては「当たり前」の業務であったとしても、それを具体的に職務経歴書に落とし込むことが、採用担当者にご自身の強みを伝える鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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