転職活動の履歴書。エクセル（Excel）テンプレートの活用法

転職で履歴書をエクセル作成する理由

転職活動において、応募書類として履歴書を準備する際、手書きではなくPC（パソコン）で作成することが一般的になっております。その作成ツールとして、ワープロソフト（Wordなど）と並び、表計算ソフトであるエクセル（Excel）形式のテンプレート（雛形）を活用する方も少なくありません。エクセルは、セル（マス目）単位での管理や表の作成を得意とするため、履歴書のような定型的な枠組み（フォーマット）を持つ書類の作成や、レイアウトの微調整に適している場合があります。

エクセルテンプレート（雛形）の入手方法

履歴書をエクセルで作成するためのテンプレート（雛形）は、現在、インターネット上の転職情報サイトや、文具メーカーのウェブサイトなどから、無料でダウンロードできる場合が多くあります。JIS規格（日本産業規格）に準拠したものや、転職者向けに職歴欄や自己PR欄が工夫されたものなど、多様な種類のエクセルテンプレートが存在します。

エクセルで履歴書を作成するメリット

エクセル形式のテンプレートを使用して履歴書を作成するメリットとしては、まず、PC作成共通の利点である「読みやすさ」と「修正の容易さ」が挙げられます。手書きと異なり、書き損じの心配がなく、複数企業に応募する際の複製や、日付・志望動機といった一部の修正も効率的に行えます。また、ワード（Word）などのワープロソフトと比較し、エクセルはセル単位での位置調整が直感的に行いやすいため、日付や項目名を正確に揃えるといった、レイアウトの調整に利便性を感じる場合もあります。

エクセルで履歴書を作成する際の注意点

一方で、エクセル形式のテンプレート（雛形）を使用する際には、いくつかの注意点もございます。エクセルは本来、表計算ソフトであり、長文の入力・編集には最適化されていません。そのため、「志望動機」や「自己PR」といった文章量の多くなる項目をセル内で入力・編集する際、作業がしにくいと感じる場合もあります。また、セルの結合設定や行の高さなどが複雑に設定されたテンプレートの場合、わずかな修正で全体のレイアウトが大きく崩れてしまう可能性もございます。

印刷時とデータ提出時の最重要ポイント

エクセルで履歴書を作成した際、最も注意すべきは、提出時の取り扱いであります。まず、紙に印刷して提出（郵送・持参）する場合、必ず印刷プレビュー機能で全体のレイアウトを確認し、意図しない箇所で改ページ（ページ分割）されていないか、全ての情報が1枚あるいは2枚の用紙に収まっているかを厳密に確認する必要があります。

また、履歴書をEメールなどでデータとして提出する場合、エクセルファイル（.xlsxなど）のまま送付することは避けるのがビジネスマナーであります。相手のPC環境（OSやエクセルのバージョン）によっては、レイアウトが崩れたり、文字化けしたりする恐れがあるためです。作成後は、必ずPDF形式に変換（エクスポート）し、どの環境でも同じ見た目で閲覧できるように配慮することが不可欠であります。

テンプレート選びと最終確認の重要性

エクセル形式のテンプレート（雛形）は、転職活動の書類作成を効率化する便利なツールであります。自身の経歴やアピールしたい内容に応じて、最適なテンプレートを選び、その特性（メリットと注意点）を理解した上で活用することが求められます。そして、どのツールで作成した場合であっても、最終的には、記載内容（日付、学歴・職歴、誤字脱字）に間違いがないか、採用担当者（読み手）の視点に立って確認作業を徹底することが、書類選考を通過するための最も重要な鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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