履歴書作成テンプレートの選び方と書類選考通過率を上げる活用ガイド

テンプレート選びが転職活動の成否を分ける理由

転職活動において履歴書を作成する際、インターネット上で入手できるテンプレートを利用することは非常に効率的です。しかし、検索して一番上に出てきたものを適当にダウンロードして使えばよいというわけではありません。履歴書のテンプレートには様々な種類があり、それぞれのフォーマットによって強調できるポイントや与える印象が異なるからです。自分自身の経歴やアピールしたい内容にマッチしていないテンプレートを使ってしまうと、強みが十分に伝わらなかったり、逆に弱点が目立ってしまったりする可能性があります。

例えば、職歴が豊富な人が自己PR欄の大きなテンプレートを使うと、肝心の職歴を書ききれずに消化不良になることがあります。逆に、社会人経験が浅い人が職歴欄の広いテンプレートを使うと、空白が目立ってしまい経験不足を強調することになりかねません。書類選考を通過するためには、テンプレートは単なる枠組みではなく、自分のキャリアをプレゼンテーションするための土台であると認識する必要があります。戦略的にテンプレートを選ぶことで、採用担当者に読ませたい情報を自然に視界に入れさせることが可能になります。

自身の状況に合わせて最適なフォーマットを選択する基準

履歴書のテンプレートには、大きく分けてJIS規格、転職用、志望動機重視型の3つのタイプがあります。JIS規格の履歴書は、日本産業規格で定められた標準的な様式です。学歴・職歴欄と自己PR欄のバランスが良く、最も一般的でクセがないため、どのような企業や職種に応募する場合でも安心して使用できます。特に指定がない場合や、公的機関、堅実な社風の企業に応募する場合は、このJIS規格を選ぶのが無難です。

転職用のテンプレートは、JIS規格に比べて職歴欄が広く取られているのが特徴です。転職回数が多い方や、一つひとつの職歴について詳細に書きたいアピールポイントがある方に適しています。職務経歴書を別途提出する場合でも、履歴書上でキャリアの流れをしっかりと見せたい場合に有効です。一方、志望動機重視型のテンプレートは、自己PRや志望動機の欄が大きく設計されています。これは、第二新卒や未経験の職種にチャレンジする方など、職歴よりもポテンシャルや熱意を評価してほしい場合に強力な武器となります。自分の強みがどこにあるのかを分析し、それが最も映える形式を選ぶことが大切です。

WordやExcelなどファイル形式によるメリットとデメリット

テンプレートには主にWord形式、Excel形式、PDF形式の3種類があります。パソコンで作成する場合は、WordかExcelのどちらかを選ぶことになります。Word形式は文章作成に適しているため、志望動機や自己PRなどの長文を入力する際にレイアウトが崩れにくく、スムーズに作成できる利点があります。直感的に文字の大きさや行間を調整しやすいため、文書作成ソフトに慣れている人には推奨されます。

Excel形式は表計算ソフトであるため、枠のサイズ調整や行の追加・削除が容易です。学歴や職歴の行数が決まっている履歴書において、行が足りなくなったり余ったりした場合に微調整しやすいのがメリットです。ただし、長文を入力するとセルからはみ出したり、印刷範囲の設定がずれてしまったりすることがあるため、印刷プレビューでの確認が欠かせません。PDF形式は、主に手書きで作成する場合に使用します。ダウンロードして印刷すればすぐに手書き用の履歴書用紙として使えるため、手書きを指定された場合や、手書きの文字で熱意を伝えたい場合に重宝します。

テンプレートを使用する際に注意すべきレイアウトとマナー

テンプレートを使用する上で気をつけたいのが、ダウンロードしたそのままの状態ではなく、必要に応じてカスタマイズして使うという視点です。しかし、過度な改変は禁物です。例えば、項目名を勝手に変えたり、枠線を消してしまったりすると、履歴書としての体をなさなくなります。あくまで既存の枠組みの中で、文字のサイズやフォントを調整して見やすくすることに留めます。

また、古い形式のテンプレートを使用しないように注意が必要です。近年では公正な採用選考の観点から、性別欄に「男・女」の選択肢がなく任意記載になっているものや、通勤時間欄が削除されているものが増えています。あまりに古いテンプレートを使っていると、最新のビジネスマナーや社会情勢に疎いという印象を与えてしまうリスクがあります。インターネット上のテンプレートは作成時期が古いものも混在しているため、ダウンロードする前に項目を確認し、現在の標準に合ったものかどうかをチェックすることが重要です。

ダウンロードしたテンプレートを自分の強みに変える編集テクニック

自分に合ったテンプレートを選んだら、それを最大限に活かすための入力テクニックが必要です。まずフォントについては、明朝体やゴシック体などの標準的なビジネスフォントを使用し、サイズは10.5ポイントから11ポイント程度を目安にします。小さすぎて読みづらい文字や、大きすぎて幼稚に見える文字は避けます。全体のバランスを見て、余白が適度にある読みやすいレイアウトを心がけます。

また、空欄を作らないことも重要なテクニックです。選んだテンプレートの項目すべてが自分の状況に当てはまるとは限りません。例えば「本人希望記入欄」に書くことがない場合でも、空欄のままにするのではなく、「貴社の規定に従います」と記入します。賞罰欄がないテンプレートを選ぶか、ある場合は「なし」と記入するなど、記入漏れではないことを明示します。テンプレートの枠を埋めることは、入社意欲の高さを示すことと同義です。どうしても埋まらない欄がある場合は、その項目自体がないテンプレートを探し直すか、行の削除などで体裁を整える工夫をします。

形式だけでなく中身のコンテンツを磨くことが最重要

最適なテンプレートを選び、きれいにレイアウトを整えることは、書類選考通過のための前提条件に過ぎません。採用担当者は、履歴書のフォーマットそのものを評価しているのではなく、そこに書かれている内容を見て合否を判断します。見やすいテンプレートは、あくまで内容をスムーズに伝えるための手段です。

テンプレートを使って効率化した時間を使って、志望動機を練り上げたり、職歴の具体的な成果を数値化したりすることに注力する必要があります。自分の強みが最も伝わるテンプレートを選び、そこに魂のこもった文章を載せることで初めて、採用担当者の心を動かす応募書類が完成します。ツールに頼りきるのではなく、ツールを使いこなして自分の価値を最大化するという意識で履歴書作成に取り組むことが、転職成功への近道となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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