履歴書の「ワード（Word）」での書き方。転職で推奨される理由と基本ルール

転職活動（中途採用）において、履歴書をパソコン（PC）で作成することは、今や「手書き」よりも一般的になっています。その際、最も多くの方が利用するソフトが、Microsoftの「ワード（Word）」です。

「Excel（エクセル）とどっちがいいの？」「ワードで作成しても失礼にあたらない？」といった疑問は当然あります。

結論から言いますと、Wordでの履歴書作成は、転職活動において非常に合理的であり、推奨される方法です。ここでは、その理由と、採用担当者に「丁寧な仕事ができる」と評価されるための、Wordを使った正しい履歴書の「書き方」について詳しく解説します。

なぜワード（Word）作成が推奨されるのか

Wordでの作成には、手書きやExcelにはない、明確なメリットがあります。

志望動機や自己PRが書きやすい

Excelは「表計算ソフト」であり、文字はセル（マス目）単位で入力します。一方、Wordは「文書作成ソフト」であり、志望動機や自己PRといった「長文」の作成・編集に最適です。枠にとらわれず、読みやすいレイアウトで文章を組み立てることができます。

読みやすく、修正が容易

誰が読んでも判読しやすい活字は、採用担当者の負担を減らします。また、一文字間違えただけで最初から書き直す手書きと違い、修正が簡単なため、完璧な状態の書類を効率的に準備できます。

PCスキルのアピール

体裁の整ったビジネス文書を作成できること自体が、基本的なPCスキル（文書作成能力）を持っていることの証明にもなります。

ワードでの履歴書の「書き方」の第一歩（テンプレート入手）

Wordで一から履歴書の枠線（表機能）を使って作成するのは大変です。最も効率的なのは、インターネット上で無料配布されている「履歴書 テンプレート（雛形）」をダウンロードして利用することです。「履歴書 テンプレート ワード」などで検索すれば、多くの種類が見つかります。

テンプレートを選ぶ際の注意点（A4・転職者向け）

テンプレート（雛形）を選ぶ際は、以下の2つの基準で選ぶことをお勧めします。

サイズは「A4」を選ぶ

転職活動では、セットで提出する「職務経歴書」もA4で作成するのが一般的です。応募書類全てのサイズを「A4」で統一することは、採用担当者への「配慮」であり、ビジネスマナーです。

様式は「転職者（中途採用）向け」を選ぶ

「職歴」欄や「自己PR」「志望動機」の欄が広く設けられているフォーマットを選びましょう。

ワード入力時の「基本ルール」（フォント・文字サイズ）

テンプレートに入力する際、Wordならではの注意点があります。

フォント（書体）

履歴書はビジネス文書ですので、「明朝体（みんちょうたい）」（例：MS 明朝）が最も一般的で、フォーマルな印象を与えます。

文字の大きさ

本文（学歴、職歴、志望動機など）の文字の大きさは、「10.5ポイントから11ポイント」の範囲が、採用担当者にとって最も読みやすい「標準」とされています。アピールしたいことが多いからと、文字を極端に小さくして詰め込むのは、「読み手への配慮がない」とマイナス評価になるため避けましょう。

年号（西暦・和暦）の統一ルール

履歴書全体で、年号の表記は「西暦（例：2025年）」か「和暦（例：令和7年）」のどちらか一方に、必ず「統一」します。（例：生年月日は和暦、職歴は西暦、といった「混在」はNGです）

職務経歴書とも合わせる必要があり、現代のビジネス文書としては「西暦」での統一をお勧めします。

【最重要】「ワード（.docx）」のまま提出するのはNG

ここが、Wordで履歴書を作成する上で、最も重要なマナーです。

Wordで作成した履歴書を、そのままのファイル形式（.docx や .doc）で、企業にメール添付などで送付するのは、ビジネスマナー違反です。

なぜ「PDF形式」への変換が必須なのか

Wordファイルは、閲覧する相手のPC環境（OSやソフトのバージョンの違い）によって、フォントが変わったり、レイアウト（改行や枠線）が大きく崩れたりして、正しく閲覧できないリスクが非常に高いです。

また、内容が簡単に編集（改ざん）できてしまう点も、公的書類としては不適切です。

必ず、「PDF形式」に変換（エクスポート）して提出する必要があります。PDFファイルであれば、どのような環境でも作成時のレイアウトのまま表示でき、編集も困難なため、応募書類の提出形式として「必須」のマナーとなっています。

提出する「ファイル名」への配慮

PDF化したデータのファイル名も重要です。「履歴書.pdf」や「名称未設定.pdf」では、採用担当者が管理に困ってしまいます。

「履歴書（氏名）_20251108.pdf」「履歴書_山田太郎.pdf」

このように、「何の書類か」「誰の書類か」が一目で分かるファイル名に変更することが、社会人としての最後の配慮です。

結論。ワードは「道具」。マナーを守り「中身」で勝負

Wordは、履歴書を効率的に、かつ読みやすく作成するための「便利な道具（ツール）」です。

採用担当者の心を動かすのは、整った「器」ではなく、その中に込められた、あなた自身の「経験」と「熱意」という「中身」です。

Wordを賢く活用し、それによって生み出された貴重な時間を、企業研究やご自身のキャリアの棚卸しといった、「中身」を充実させるために使いましょう。そして、提出時には「PDF化」や「ファイル名」といった「ネット提出のマナー」を徹底することが、書類選考を通過する鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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